张东方

摘 要：城建档案管理数字化建设是档案管理发展中的一种科学、高效的新形式，通过这种方式不但可以保证信息的规范性，同时还能对档案管理做出及时更新和改善，对于城市建设来说具有十分重要的意义，是一个城市信息数据保障的基础。这种新兴的管理方式不仅符合信息化时代的潮流，同时也推动了社会经济发展。因此档案馆需要不断革新管理模式，适应数字化理念，让档案信息发挥出更大的作用。本文围绕城市档案管理中现有的问题进行分析，并对如何提高城建档案管理数字化建设提出了几点建议，供大家参考。

关键词：城建档案；数字化建设；问题

中图分类号：A 文献标识码：G270

引言

随着数字技术、信息技术、网络技术逐渐渗透到社会生活的各个方面，城建档案管理也正在向数字化迈进。所谓城建档案数字管理是指以数字形式存贮和处理城建档案信息，以网络化的相互连接集中管理，将计算机技术、通讯技术、微电子技术相结合的城建档案信息服务系统，它具有收藏数字化、操作电脑化、传递网络化、信息存贮自由化、资源共享化等特征。

1推进城建档案馆数字化建设的重要性

1.1实现现代化管理模式的主要手段

当前，我国各地的城建档案馆在对入馆资料进行接收的环节中往往采用的都是文字、照片或是图纸等形式，其中最主要的仍然是纸质档案。在当前城市建设不断发展的过程中，各地城建档案馆每年整理和归档的档案数量显著增加，这一问题的出现不仅使得越来越多的城建档案馆出现库房紧缺的问题，同时也在一定程度上影响了查档工作实效性的推进。所以，开展城建档案的数字化建设是当前需要重点关注的问题。城建档案工作应紧紧跟上时代发展的步伐，用更为现代化的管理方式对传统工作方式进行替代，更好地应对和满足整个社会对这项工作的基本要求。

1.2发挥档案价值的重要手段

数字化城建档案对于服务效率有着明显的提升作用。在之前的工作中，城建档案馆采用的多为人工管理，在对资料或数据进行调阅的过程中均需借助人工进行查找，这种方式不仅会降低工作效率，同时还容易对档案造成损坏。而城建档案的数字化建设采用的是信息技术和网络技术，在实际工作中完全可以对各种纸质、照片或录像等媒介进行数字化转变，这样档案管理人员在实际工作中完全可以借助相关的设备对资料、信息进行检索和超越，对提高工作效率、保存档案资料有着极大的帮助[2]。

2城建档案管理数字化建设的现状及问题

2.1硬、软件基础设施不够完善

在城建档案数字化管理中，硬件设施与软件设施是最基本的前提条件。在硬件设施方面，不仅仅体现于计算机、消毒柜、密集架、扫描仪、除湿机、温控机等设备设施的购置，而更应体现在硬件设备的及时更新以及如何智能化地利用这些设备，使档案管理操作真正达到数字化，以进一步提高管理效率和质量。在软件设施方面，大多停留在利用档案管理系统进行检索、查询等基本功能，系统开发较缓慢且滞后，也没有充分利用计算机和互联网的优势，对城建档案进行信息开发与利用，档案管理应用系统的功能还有待进一步完善。

2.2存档方式落后

虽然我国城建档案管理正在进一步加强数字化信息管理的应用，但是仍有很多地方没有得到普及。根据当前的收录状况来看，还是有很多有待改善的不足之处，特别是一些极其落后的地方对档案管理数字化建设的认识还远远不够，仍旧在使用纸质方式对城建档案进行收录，不但浪费了资源也消耗了大量的人力。因此需要城建档案管理建设的工作者引进数字化信息管理方式，早日适应现代化的信息管理方式。

2.3城建档案数字化优先级问题

馆藏档案数字化是目前各级档案馆十分重视的问题，有的省会及发达城市的存量城建档案高达几十万卷，这些档案形成时间有的长达几十年，一旦保管条件发生问题，就会发生档案发霉、生虫、受潮等现象，造成档案数字化困难。另外，过去的档案纸张有薄有厚，有轻有重大小极不规范再加上生产工艺差，數字化扫描中无法采用全自动扫描仪等先进扫描设备，只能人工一张一张扫描，影响了档案数字化效率。最后还应该考虑城建档案利用率问题，工程档案利用率最高的一般是甲方文件和图纸。综合以上问题可以看出，认清档案数字化的优先级具有以下工作上的优势：一是分清主次，要者为先，提高档案数字化的质量；二是合理利用人工，节省人力资源，提高档案数字化效率；三是调节数据库结构，优化组合，提高档案数字化服务社会能力。

3城建档案管理数字化建设的策略及方法

3.1重视城建档案管理数字化建设

目前，很多城市刚开始接触城建档案管理数字化建设，对这项工程的认识还不够到位，因此作为主管部门应当重视这项工作，将其放在城市建设工作中的重要位置。同时，主管部门也应当通过积极开展城市规划建设管理的相关活动，适当地将城建档案管理数字化建设的内容放在城市建设中，在此过程中也要保证技术档案资料的完整性，并加强档案管理部门的验收工作，为了使该项工程顺利完成，一定要让所有的工作验收合格。与此同时，对于数据的采集以及文件的收集方法也应当进行严格把控。目前，通常采用的技术有自动化电子扫描法，通过信息的输入、校对、管理等程序，最终使档案完整地形成数字化信息资源。在此过程中，工作人员也要经过无数次的审查以确保原始材料的精确性、完整性和实效性。

3.2完善基础设施，开发管理系统

城建档案管理数字化需要依靠硬件设施与软件系统的支撑。完善基础设施，根据实际档案工作需要，购置数字化设施设备，逐渐用智能硬件设施替代传统重复单一的人工工作，例如用折图机代替人工折图，不仅可以提高工作效率，节省人力资源，还可以促进城建档案管理数字化建设。同时开发多功能管理应用系统，丰富管理应用系统功能，在现有的档案录入、检索、查询、统计等基本功能基础上，结合大数据和物联网等新兴数字信息技术的特征，利用RFID射频识别技术，定位档案实况，及时监测及调控档案存放条件指标，尤其是温度、湿度等关键指标，拓展开发和利用的深度，将被动的服务模式转变为主动的服务模式，探索更加智能的数字化管理和服务方式。

3.3优化城建档案数字化设备选择

选择适合的数字化设备首先要对档案数字化中的卷宗进行统计分析，通过判断档案新旧程度来决定数字化设备的选择。如：采用什么样的扫描仪，是高速扫描仪还是平板扫描仪？高速扫描仪相对来说，效率高、速度快，扫描的图片质量好，适合用于近几年的、纸张质量好、大小规范的档案；而对那些大小不一，纸张厚薄不一的档案则采用平板扫描仪为好。合理地选择数字化设备，发挥设备的优势，节约成本，加大效率，才能使档案数字化做到“磨刀不误砍柴功”。

结束语

城建档案管理数字化建设不是一个简单的工程，面对当前存在的问题需要一个一个去攻克，无论结果如何，相关部门都应当深刻认识到，城建档案管理数字化建设对于整个社会发展具有十分重要的意义。虽然看上去只是将数字化技术应用到档案管理中，但是这项技术的应用成果在未来会给人们带来非常大的便利，从某种意义上讲，也可以被视为现代化城市中一抹独特的色彩，具有重要的作用。总而言之，城建档案管理数字化建设是当今社会的必然趋势，对社会的进步和发展具有不可估量的作用，希望我国能够早日将数字化管理理念应用到各个地方，让人们享受到先进技术提供的便捷服务。

参考文献

[1]戴丽莉.城建档案管理数字化建设浅议[J].城建档案，2016（08）：21-22.

[2]胡灵娟.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].城建档案，2015（10）：12-13.

[3]曾云云.对城建档案管理的数字化建设的思考[J].管理观察，2015（13）：39-40.

[4]姜中桥.城建档案信息化现状与发展方向[J].城建档案，2013（05）：7-13.

[5]刘宇，曹强.城建档案管理系统的设计与实现——以江苏某城建档案馆为例[J].山西档案，2012（05）：58-61.

（作者身份证号码：410521197007140012）