姚葆青

摘 要：随着高校办学规模不断扩展，资金的来源渠道多元化，财务核算量迅速增长，传统报账模式的弊端也逐渐凸显出来。而网上预约报账在财务核算和资金往来上具有快捷高效的特点，因此受到高校财务管理人员的青睐。但是，目前各高校的网上预约报账模式并不十分完善，在经费审批、报账管理等方面仍然存在一些问题。本文就网上预约报账的实施背景、优点以及在实施过程中存在的问题进行分析，进而提出了网上预约报账相应的改进措施。

关键词：高校；网上预约报账；财务管理

一、网上预约报账的实施背景

（1）报账人排队等待时间长，对财务服务满意度低。传统报账模式的流程较为繁琐，审核制单人员在前台直接面对报账人进行原始票据审核、归集费用类别、计算加总金额、财务系统录入、打印生成凭证等一系列现场操作流程，这种模式在业务量不多、核算经费有限的情况下还能应付，但是随着高校办学规模的扩大，各类教育经费及科研经费来源多元化，经济活动频繁复杂，财务的核算量成倍增长，而财务人员的编制有限，报销大厅往往人满为患，报账排队现象已成常态。

（2）前台审核制单人员工作压力大，工作效率低下。高校报账工作是高校财务最主要也是最基础的工作，直接反映会计工作质量和水平。由于业务内容不断增加，业务范围不断扩大，资金核算量剧增，无疑给前台审核制单人员的工作带来了压力，再加上长时间处于嘈杂的环境中，客观上对财务人员的身心健康产生不利影响，因此极易造成工作差错率高，工作效率降低，服务水平也无法得到提高。

（3）经费预算和报账环节无法对接。传统报账模式下，报账人按照发生的费用项手工填写报销单列支相关经费，这与经费预算查询系统无法进行实时对接，只有在前台审核人员录入财务系统时才会提示超支的费用项，导致费用無法列支或临时调整项目等情况发生，使报账效率降低，经费预算管理不到位。

二、网上预约报账的优点

（1）合理安排报账时间，减少排队现象。传统报账模式下经常会出现某一时间段报销人到财务部门集中报账的情况，导致排队现象，网上预约报账解决了这一弊端，报账人员通过了解预约排号情况，在网上预约合适的时间，按预约的时间递交单据至财务处即可，节省了等待的时间。同时财务部门的系统管理员根据业务量及人员配备情况合理限定每日的预约报销号，使财务人员工作量均衡，单据处理及时。

（2）录入工作量减少，有效提高报账效率。网上预约报销系统减少了财务人员录入凭证的工作量，通过报账人在网上填报预约单，把之前财务人员完成的部分信息录入工作由报账人来完成，报账人员通过预约系统录入需报销的项目、科目、金额、转卡等各项信息，同时系统还会提示填写说明以及应注意的事项。而财务人员只需输入预约号查看相对应的报账凭证，并且结合原始票据进行审核，系统便可自动生成记账凭证，减少了业务处理的时间，提高了工作效率，从而使财务人员从核算型向管理型转变成为可能。

（3）加强预算管理，增进财务信息交流。由于网上预约报销系统与账务处理系统的数据同步， 实现了财务信息资源的共享， 经费使用人能及时了解财务收支、预算执行情况，并促使经费负责人自觉按预算执行，确保经费合理使用，提高资金的使用效益。

（4）有助于报账人了解财务制度和规定，提升服务质量。报销人员通过填报网上预约单，对经费的使用范围、额度、费用归集、财务报销流程等有了进一步认识，熟练运用和掌握后，逐步接受和认同财务制度和相关规定，能够理解财务人员退回不合格单据的行为，减少报账争议，建立良好的报账关系。

三、网上预约报账存在的问题

（1）报销人员操作不规范。使用初期，由于部分报销人对操作流程不熟悉，导致预约失败，影响报账人员使用预约系统的信心；还有部分报销人在填写预约报销单时发现某些费用项预算超支或不清楚费用项范围，随意乱列支出，导致交单通过率低，影响财务审核效率；也有部分教师专注于教学与科研，觉得传统报账方式中直接将单据交给财务人员归类汇总比较方便，网上填报太麻烦，对网上预约报账系统有抵触情绪，影响预约报账系统的全面推广。

（2）财务经费审批问题。目前网上预约业务只是改变了单据传递方式，并没改变原有的业务审批签字流程，高校财务管理制度中明确规定，有些经费必须由几个领导签字审批之后才能报销，因此相关负责人的工作时间和地点会影响到相应审批的完成程度。为了完成审批工作，报账人通常需要奔波往返于各校区及相关部门。

（3）网上预约系统的稳定性和安全性。报销集中时段，网上预约系统会遇到短时期的大量访问，因而经常会发生系统故障，出现预约过程中断，甚至无法访问等现象，从而导致预约系统无法在财务部门最需要的时候发挥其作用。另外预约报账系统是基于校园网上的应用系统，校园网的安全性和稳定性问题也会直接影响到预约报账系统的正常运行。

（4）沟通不及时，影响报账进程。传统报账模式下，报销人和前台财务人员直接交流，对发票真伪、经费审批等情况进行沟通，对不规范、不合格的单据现场修改或退回整改，能及时解决问题。预约报账模式下，报账人递交单据后在财务处停留时间短，有的高校采取单据自助投递方式，报账人甚至不需要到现场，这会导致会计在审核时发现票据有问题还需电话联系报账人沟通，反而影响了报账进程。

四、相关改进措施

（1）做好宣传指导工作，全面推广预约报账系统。采取多种方式做好宣传工作，如：印制预约报账操作手册、财务报销指南等供报账人学习，利用校园网财务主页进行财务知识的宣传和普及；在财务报销大厅摆放电脑，对网上操作有难度的报账人提供现场辅导，帮助完成预约；定期对报账人进行财务培训，指导报账人规范操作。

（2）增加经费审批模块。将传统的负责人签字审批转变为电子审批，保证经费负责人即使在外地也能及时完成审批工作，节省审批流程的时间，同时提高报账工作的效率。

（3）保障网上预约系统正常运行。对预约系统进行改进，减少系统的出错率，配置高性能的服务器和专职的系统管理员，定期对系统进行安全检查，及时对数据进行备份，对人员进行安全培训，以提高预约系统的稳定性和安全性。

（4）科学设置岗位，提高报账效率。前台审核制单人员职能分离，分成初审接单人员和制单人员，初审接单人员只负责审核票据基本要素和审批手续，减少报账人等待时间；制单人员在后台负责复核预约报销单、金额加总、生成凭证、退单处理等工作。通过分工和改变工作模式，明确职责，加快报账速度，减少差错率。

（5）运用信息化手段及时沟通，优化流程。对初审后发现的问题票据，利用预约系统进行单据退回处理，增加短信模块，制单人员通过预约单上的联系电话直接发送固定格式的短信通知报账人，使报账人能及时了解退单原因并尽快去财务部门处理，避免了电话沟通占用时间等问题。

参考文献

1.张莎，王梅芳.高校财务报销模式探析——以华中师范大学为例.教育财会研究，2016（02）.

2.吴沁红，李蓁.基于报账信用管理的高校网上报账模式探析.财务与会计，2016 （07）.

3.邱均成，何涛.基于“互联网+”的高校预约无等候报账体系探析.教育财会研究，2017（01）.

4.黄秀蘅.浅谈高校推行网上预约报账的利与弊.现代经济信息，2012（22）.

（责任编辑：何萌）