王芳

【摘要】大数据的发展对于未来经济和科学的影响具有十分重要的意义，也为企业档案管理带来了巨大的变化。相对来说，大数据在企业档案中的运用，主要表现为对企业档案数据进行信息处理和分类，为企业进行档案信息管理提供重要的途径。本文主要分析大数据时代企业档案管理的特点，随着我国对档案管理认识不断加强，档案数据化管理也将受到重视，建立完善的档案管理机制意义重大，本文提出了大数据时代背景下档案管理发展的有效途径。

【关键词】大数据 档案管理 途径

一、大数据的特点

文本从三个方方面分析了大数据的概念，分别是大小、多样性和速度，具体内容如下：

（一）数据的大小

衡量数据的大小可以从交易、事件的绝對数量和历史长度等三个方面进行，单数随着属性、唯独和预测变量的变化会引起数据量的进一步增加。数据分析师一般会采取小样本数量来分析完成数据的预测。通常来说，由于会人为限制储存或者是计算能力限制的数据，这些数据隐藏在冰山之中，人民普遍看不见。

（二）数据的多样性

数据的多样性通常表现了数据的混杂程度。特别是在传统数据中，操作性数据的机构化最明显，因此必须要依靠数据类型作为导入数据库的基础，比如说字符、数字型和浮点型等。近年来，数据开始向非结构化转变，数据源增长速度加快，逐渐超越了操作性应用。

（三）数据的速度

数据的速度，主要包括数据的创建、积累、接收和处理的速度。世界发展速度很快，所以要求商业领域的信息传递速度，要及时有效。也就是数据的联机处理，或者实施性流式处理，尽快制定决策，将传统的月处理事情改成现在的日处理，提高处理的及时性。

二、大数据在企业档案管理中的重要意义

（一）提高档案管理效率

在管理方面，大数据带来的档案管理方法对以往分卷管理、手工检索以及人工分类存档调动的格局进行了彻底的颠覆。存在的方式对于库房等储存，使得空间得到很大的节省，同时对于纸质文件来说，电子档案存储更加便捷。其次，电子档案最有利的优势是具有检索迅速以及资源共享的特点。从办公信息化系统方面来讲，内部相关部门对资料库属于共享，可以通过内部网按照规定直接进行拷贝储存、检索文档信息。地域与空间对电子档案不产生任何制约作用，浏览、检索以及编辑和应用同地、异地均可。

（二）企业适应信息化管理的需求

加强企业档案管理，离不开企业人力、物力和财力的大力支持，这不仅会花费企业的成本，而且不能适应现代企业的发展需求。传统的档案信息管理，一般来说都是人手统计、对行业进行数据分析，在这些信息来源中，存在着样本量不足的问题，导致企业档案管理不能适应大数据时代的发展。进入大数据时代以后，运用大数据技术收集和分析整理企业档案数据信息，管理研究人员能够及时准确的对企业档案信息进行有效的管理，以便于研究人员为企业人才储备和评估提供合理的参考。

（三）对档案进行安全保密管理

保密性是档案管理工作的重要原则，因为很多档案是不对外公开的，特别是涉及到国家机密的档案更加要进行严密的保管。所以，档案管理工作人员要在国家法律的基础上，对保密的档案资料进行严格的保密管理，坚决制止档案泄密行为，不涂改、不伪造档案，自觉遵守档案管理的保密性原则。计算机的快速发展大大提高了信息的保密程度和技术，所以，在大数据时代背景下，档案管理的安全性更高。

三、档案管理发展存在的问题

（一）信息集成度不足

从技术、方法和概念的层面来看，大数据集成的模型主要有三个组成因素，分别是可重用技术，集成结构和总体集成。在我国企业的信息集成主要来源于硬件和网络，这也是受到国内信息系统的限制形成的。国外的某些计算机已经开始了多种硬件平台和多种软件平台共存的相关研究，是信息集成得到有效运用。但是我国在这方面的研究还有很大不足，需要进一步发展。这些都制约了大数据在企业档案管理中的运用。

（二）大数据分析能力不足

当前社会的发展与数据息息相关，在数据中隐藏着许多有价值的信息，这些数据中隐藏的信息进一步分析和利用能够有效促进企业档案管理水平的进一步发展。但是，在计算机发展水平上我国与其他国家相比还存在很多不足，大数据的应用也处于起步阶段，特别是在企业信息管理中，高科技计算机人才严重不足，这样一来与国外企业相比，在数据的收集和分析工作上，能力十分低下，严重制约了企业档案信息管理的持续发展。

四、实现企业档案管理的对策

（一）设数据平台，实现信息集成

建立标准化数据格式。在企业档案管理中，现存的软件都有不同的存储访问方式，其中的数据库表在功能上相近，但是表名、字段名、数据类型、约束条件等方面各不相同，这样非常不利于存储的统一管理，而通过建立数据平台，能够实现数据存储标准的一致性，充分发挥数据平台的作用，提升企业经济效益，实现信息共享。

数据集成，就是将来源不同、格式不同和特点不同的数据通过逻辑性或者是物理性的集中管理，实现企业档案信息全面的数据共享，为企业实现商务智能化和建设数据仓库系统，以及制定发展战略提供重要依据。

（二）加强档案信息数据分析

企业档案的数据系统的功能有很多，主要包括客户管理、销售计划管理、客户评价、促销管理等。因此需要做好企业的数据分析管理工作，进一步提取数据中的信息价值。因此，在进行大数据分析时，企业要深入挖掘大数据的价值，采取数据仓库引擎查处能力，深入挖掘企业的销售情况、客户关系和企业发展战略等信息，制定增量抽取和完全抽取相结合的策略，制定发展战略，促进企业档案信息化水平的进一步发展。

（三）加强企业档案数据管理

促进企业档案管理的发展，提高其市场竞争能力，近几十年来，企业档案在数字化进程方面得到飞速的发展，大数据的发展，也从传统的处理日常业务，拓展到客户管理系统、订货系统、专卖系统、物流配送系统于一体的全面的业务体系。目前，虽然企业档案在数据方面存储量巨大，但是在人才上严重匮乏，导致当前企业档案信息官管理水平不高，存在着这样的尴尬局面，即公司内部收集了大量的数据信息，但是却缺乏相应的工具和人才来挖掘这些数据中的重要价值。如何有效的改善这一尴尬局面，提高企业档案管理信息化水平，促进业务发展，提升企业的竞争力，还需要经历很长的发展时期才能达到这一目标。endprint