阎鑫

（太原城市职业技术学院培训中心，山西 太原 030027）

[摘 要] 信息技术在档案管理中已经得到了越来越广泛的应用，相比传统管理方式，引入了信息技术的档案管理大幅度提高了管理质量，促进了管理工作的信息化和规范化。

[关 键 词] 信息技术；档案管理；应用

[中图分类号] G271 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2017）09-0131-01

一、档案管理中信息技术的具体应用

（一）多媒体技术

多媒体技术图文并茂、声像俱存，将以往的纸质档案转换为数字化的多媒体信息，极大程度地丰富了信息内容。多媒体技术还使信息检索变得极为便捷，使用者获取和利用档案信息资源十分方便，只需要通过互联网或者移动存储工具就可以轻松获得所需档案资料。此外，多媒体技术还方便了档案编辑。在多媒体技术的作用下，档案管理工作由主要以纸质媒介管理升华至电子化、网络化的数据信息管理，使档案管理工作发生了根本性改变。

（二）信息存储技术

信息存贮技术主要包括磁存储技术、光盘存储技术和缩微技术。其中磁存储技术应用范围最广，在大数据时代，利用磁存储技术不仅可以建立档案管理系统和信息数据库，而且可以让有需要的使用者通过互联网分享这些资源。光盘存储技术的存储密度高、容量大，是多媒体信息的最佳载体，利用光盘存储技术存取速度快的特点所建立的数据库便于检索。缩微技术是利用缩微摄影机将档案信息缩小在胶片中进行保存，具有保存期长、忠实于原件等特点。

（三）汉字识别技术

汉字识别技术通过数码相机或扫描仪等输入设备识别纸质媒体中的文字和图片信息，并将纸质档案的文字自动转换为计算机中的文本文件，是一种高效的文字识别方法，近年来广泛应用于档案管理之中。通过汉字识别技术使档案信息资源实现了原件与文本电子数据双重保存的目的，文本电子数据不仅方便全文检索，更方便对档案信息的利用。

二、在档案管理中应用信息技术的优势

（一）检索速度快

应用信息技术的档案管理改变了传统档案管理的查阅模式，显著提高了索引检索速度，只要事先将档案相关信息录入档案管理系统，在调用档案时只需要提供与档案相关的关键词就可以在极短时间内查找到所需要的档案资料，还可以根据需要进行模糊检索、分类检索和组合检索，既方便了档案使用者，也为档案管理人员节省了大量时间。

（二）存储量大

随着信息技术在档案管理中应用的逐渐深化，档案形式已经由传统的文字档案向多媒体技术下的文字、图片、语音和视频等多种形式发展，这种全新的形式是传统档案管理无法实现的，同时多种信息存储技术将档案内容转换为硬盘或光盘内的电子文档，即使有海量的多媒体信息，也只需要增加少量硬盘或光盘即可，不会像纸质档案那样占用大量的存储空间。

（三）利用效率高

在传统的档案管理方式下，使用者需要去档案管理部门借阅纸质档案，采用信息技术的档案管理后，使用者只需要按照授予的权限通过互联网下载所需的档案内容，不受时间和空间的局限，并且电子文档形式的档案十分方便使用者编辑，极大地提高了档案的利用效率。对于档案管理人员来讲，这种管理方式也同样方便对档案内容的编辑。

三、信息技术下档案管理工作存在的问题

（一）档案管理人员技术水平不足

采用信息技术的档案管理工作对档案管理人员提出了新的要求，起码要求管理人员要充分掌握计算机技术，熟悉档案管理系统的操作，能熟练使用应用软件进行档案的收集整理、编辑存储，这些技能对管理人员有一定的技术要求，目前仍有部分档案管理人员没有充分掌握这些技能，阻碍了信息技术在档案管理工作中的应用。

（二）档案的安全性弱化

传统的纸质档案被修改会留下修改痕迹，电子文档不但易于修改，且修改后不留痕迹，从而使档案的安全性弱化，不仅档案的管理人员有可能修改档案，黑客也可能通过互联网进入档案管理系统修改档案。此外，如果档案管理系统存在漏洞或者遭受病毒入侵，没有经过备份就有可能造成档案数据的永久丢失，对档案管理工作来说，损失无疑是非常巨大的。

四、档案管理中信息技术应用的完善对策

（一）提高档案管理人员的素质

一方面，重视对现有档案管理人员的培训，通过培训使他们在档案管理的新形势下更新观念，为信息技术更好地融入档案管理之中奠定思想基础，同时通过强化对管理人员的计算机操作培训、档案管理系统的应用培训和各类常用软件的使用培训，使他们熟练掌握信息技术下做好档案管理工作的所需技能；另一方面，招聘信息技术与档案管理专业的优秀人才，做好入职培训工作，壮大管理队伍，整体上提升档案管理工作水平。

（二）加大对信息安全的投入

首先，为了保障档案信息的安全，档案管理者需要根据信息技术的特点制订严格的管理制度和操作规范，做好制度保障。其次，提高管理人员对档案信息安全重要性的认识，切实做到从制度和操作中规范管理人员的行为。最后，加大对档案信息安全的硬件设施投入力度，利用防火墙等设备防止不法分子对档案资源的窃取和破坏，实时备份好所有档案信息，确保档案资源的绝对安全。

综上所述，信息技术在档案管理中的应用，使传统的档案管理工作發生了根本性的变革，各种信息化技术提高了工作效率，大幅度提高了档案资源的利用率。对于信息技術下档案管理工作存在的问题，需要采取强有力的措施，从人力和物力两方面加大投入，促进档案管理工作信息化进程，不断满足社会发展的需求。

参考文献：

[1]杨春丽，代敏.浅谈信息技术在疾控中心档案管理中的应用[J].科技资讯，2016（14）：73-74.

[2]闫瑞凤.新形势下计算机技术在档案管理中的应用研究[J].福建电脑，2015（3）：136-137.