文/内江职业技术学院 张练

关于加强人事档案管理工作的思考

文/内江职业技术学院 张练

在人力资源管理中，人事档案的作用非常重要，是选拔、识别及人才使用的依据。随着社会经济的发展和人事制度改革的深入，人事档案管理工作也发生了巨大的改变，社会对其关注度也越来越高。现阶段，我国人事档案管理工作中还存在一些问题，与当前社会形势的发展不相适应，针对这些问题，本文重点对关于加强人事档案管理工作的几点思考进行分析。

人事档案；管理工作；问题；思考

人事档案是对个人自然情况及参与社会各方面活动记录的真实反映，包含个人履历、政治面貌、品德情况、社会关系、奖惩情况及工作业绩等方面的内容。而人事档案管理是针对档案的整理、收集、鉴定、统计、保管及提供利用等方面的活动。本文主要从当前人事档案管理工作中存在的问题入手，对加强人事档案管理的方法进行探析。

一、人事档案管理中的问题

（一）管理人员专业素质低。人事档案在单位或企业中具有机密性特点，因此要求管理人员要具备专业的素质，但由于当前部分单位对档案管理工作不重视或人员编制不完善等，很多单位存在档案管理人员流动频繁，甚至是兼职管理。工作中缺少相应的培训，缺乏专业素质，造成人事档案材料归档、收集、整理等方法生疏，与该工作难以适应，影响档案管理的水平。

（二）缺乏档案管理硬件配套设施。现阶段，多数档案室硬件设施都达不到相关标准，在信息化发展的今天，还有部分档案室采用手工管理及封闭式管理的方法，由档案管理人员手工进行档案的收集、整理、装订、归档等操作。在硬件配备中，档案存放与办公、查阅交织在一起，使档案保护水平下降。查阅时，仍采用传统的手工方法。缺少档案管理软件，导致档案材料无法及时归档，出现资料丢失的问题。

（三）人事档案信息化程度低。现阶段，我国多数单位在进行人事档案管理中，只是在档案基本信息、目录编制及档案转发等小环节中采用了计算机信息化管理，而全面信息化管理还未实现。档案信息化管理缺乏整体性与系统性，造成信息资料不准确、资料收集片面、资料更新滞后等问题，最终造成人事档案管理工作混乱的局面。

二、加强人事档案管理工作的措施思考

为了使人事档案管理工作与社会现代化发展的需求相适应，必须要对人事档案管理服务理念进行强化，加强人事档案管理建设，从内容、功能、服务体系等多个方面入手，对人事档案管理工作的强化进行思考。

（一）提高管理人员专业素养。由于人事档案管理工作的技术性与专业性均比较强，所以管理人员必须不断提高自身的专业素质。因为当前很多人事档案管理人员都属于兼职，缺少档案管理专业知识及职业技能。为了加强人事档案管理的效果，必须要配备专业的管理人员对人事档案加强管理，并且通过日常专业知识培训和职业技能培训，使人事档案管理人员的专业素质不断提升，建立起具有业务知识能力和现代科学技术能力的专业化管理人才队伍。管理人员对自身的职业道德修养、专业素养及政治涵养要不断提高，不断扩展自己的知识面，保证自己紧跟时代步伐，利用自己的职业素养和技能促进人事档案管理工作的开展。

（二）强化现代化管理水平。对于人事档案管理而言，必须要建立科学性、系统性的管理制度，保证管理工作的有序开展，促进人事档案管理工作规范化、法制化和制度化建设。完善人事档案的保存、归档、保密、转递及鉴别等制度，对人事档案材料不断进行完善、更新和补充。要求管理人员对收集到的档案材料认真检查鉴别，确保档案材料表述的准确性和手续的完备性，保证人事档案材料内容的真实与客观。

（三）对人事档案内容资料不断充实。现阶段，很多人事档案在收集的时候，重点放在了对个人历史资料的记录方面，而用人单位则重视的是个人发展现状及个性等内容，因此对人事档案资料要不断进行完善和充实。为了适应人才流动与社会快速发展的需求，人事档案管理部门对人事档案资料的真实性要定期进行核查清理。档案资料中，个人成长的外部因素由其家庭及社会关系反映出来，内在素质则由其道德水平及个人职业专业素养等体现出来。因此，人事档案不但要收集个人的业绩材料，还要收集个人失误或违法乱纪等材料，力争通过人事档案对个人的综合素质全面地反映出来。

（四）加强人事档案的信息纯建设。随着信息化技术在全球范围内的推广应用，在人事档案管理工作中，信息化建设也迫在眉睫。通过建立全面、系统的信息化系统，能够使人事档案各类材料查阅更加的方便、快捷，很大程度上使工作的效率得到了提高，节约了查阅资料花费的时间。信息化管理在人事档案管理中的应用是时代发展的必然趋势，计算机信息化系统在人事档案管理中的引入能够有效地提高人事档案管理工作的效率， 同时也会导致管理风险的提升，因此，信息化管理系统建立的通知，也必须要建立相应的信息化安全维护系统，确保人事档案资料的机密性与安全性。

三、结束语

对人事档案管理工作中存在的问题进行分析，采取相关措施对人事档案管理工作不断进行加强，促使人事档案管理工作向开放型转变，利用现代化管理方法与信息化管理技术，使人事档案管理工作从传统人工烦琐的管理模式及纸质管理向电子信息化、智能化、现代化的方向发展，提高人事档案管理的可持续发展，才能更好地为我国社会的发展和经济建设需求服务。

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