文/辽宁省水土保持研究所 孟宪华

做好人事档案管理 挖掘人力资源潜力

文/辽宁省水土保持研究所 孟宪华

人事档案是人才信息的重要载体，如何从人事档案材料的收集、整理、鉴别入手做好人事档案管理工作，为挖掘、开发利用人力资源提供依据。

人事档案；管理；挖掘；人力资源

人是一切社会活动的承载者，是社会进步和发展的原动力。人力资源作为一种生产力，它的开发利用、合理配置对事物的发展起着至关重要的作用。要合理开发人力资源就要准确掌握人才信息，而人事档案是人才信息的重要载体，能历史地、客观地、全面地记录个人人生轨迹、学识水平、德能勤绩、工作表现，从而为发掘、识别、正确选拔使用人才提供重要依据。因此，人事档案管理作为人力资源工作的组成部分，在潜能开发、合理使用人力资源中起着重要作用，如何从人事档案材料的收集、整理、鉴别等档案管理的基础工作入手，为挖掘、开发利用人力资源提供强有力的保障至关重要。

一、人事档案在人力资源管理中的作用

人事档案是一个人的学习、工作经历、思想意识形态、现时表现等的综合反映，是国家相关组织机构在人事管理活动中收集、整理产生的，具体包括个人经历、学识水平、专业能力、奖惩情况、社会关系、工资待遇等，是在整个学习、职业生涯中逐步积累并集中保存起来以备查考利用的历史记录。

（一）可真实、全面、客观反映个人信息和基本道德品质。人事档案内容包含个人履历信息，自传，年度考核、资格考察、品德鉴定；学历学位和评聘专业技术职务，政审，党团，奖励，处分，招录、任免、工资、待遇、退休及各类审批表、呈报表、登记表，其他可供参考的材料等。查阅一个人的档案除对此人基本信息了解外，还对其学识水平、专业技术水平、工作能力及表现等情况有了一定的认识，对其潜能做出基本判断。除了档案明确记载的信息外，还对其人生态度、品行修养有一定了解，如从档案材料的卷面书写、内容完整及归档材料的齐全、整洁都可以对一个人行为习惯、思想和品质做出判断。我们在人事档案整理、核查中发现“三龄”（年龄、工龄、党龄）存在的问题比较突出，原则上这些信息应是准确、唯一、不可变更的，但有些人档案中出现八、九个出生日期或参加工作时间。参加工作时间记载不一致，主要原因有记忆不准确或本人确实不清楚（如知青下乡期间或从事临时工作期间被认定为参加工作时间，本人不清楚具体的认定日期）；出生日期由于存在阴阳历两种不同写法或阴阳历转换时日期不准确而产生差异。以上原因虽均在情理之中，但可反映出其工作的认真、严谨程度。而在填写个人档案中出现的填写不认真，如把出生日期写颠倒1963年写成1936年；或把填表日期写成出生日期；或是档案造假，如在入团、入党、升学时为了需要改大或改小年龄，则可反映出个人的品德、诚信等方面问题。这些均可作为选拔、作用人才的基本依据。

（二）根据每个个体特点量体裁衣、扬长避短，发挥人才资源效用最大化。人各有所长，可通过记载客观、清晰、准确、完整的人事档案信息来对其专业特长、学术水平、研究方向、个人修为、团队意识等进行综合分析，同时结合单位自身情况和发展需求扬长避短合理规划、设计、配置专业人才队伍结构及各类人才配备比例，并根据实际工作中暴露出的专业人才队伍发展存在的问题，有针对性地制定相应的人才培养计划以随时调整专业人才队伍结构比例，真正实现合适的人摆在适合的位置，挖掘人才的潜能，实现人尽其才。

（三）可为单位管理人才梯队建设正确选拔、合理使用人才提供依据。一个科研单位除了配备结构合理的专业团队外，更重要的一个具有决策力、领导力、凝聚力的核心领导团队，管理人才梯队建设尤为重要。具有真实性、时态性、权威性的人事档案，能动态、系统、全面、准确地反映人才各方面的信息，从而准确判断是否具有除学识、专业素养外的良好的意识形态、道德修养、胸襟涵养等潜在品质，为单位管理人才梯队建设正确选拔、合理使用优秀人才提供依据。

二、怎样做好人事档案管理

人事档案管理是整个单位和人力资源管理部门工作的重要组成部分，是衡量人员工作质量和工作效率、确保个人信息真实、见证个人成长发展历史轨迹不可或缺的，也是评价一个人的基本素质和工作业绩必不可少的。是一项严肃、谨慎、原则性、保密性很强的工作，做好档案管理工作不仅是档案管理者本职工作的需要，也是单位事业发展和进步的需要。人事档案管理包括材料收集、甄别分类、整理装订、提供利用、保管保密、转移传递等环节，环环相扣，不能有丝毫懈怠和疏漏，才能保证人事档案的完全齐备、类别清晰、便于查考；才有其存在及利用的价值，才能体现人事档案管理工作的重要性。

（一）人事档案材料收集是做好人事档案管理工作的基础。有米好下锅，有材料才能建档。用于归档的人事档案材料的收集应尽量全面，一是保证人事档案信息的完整、准确和充实。而在档案材料收集的实际工作过程中存在收集归档不及时或对应归档材料界定不清，应收未收、应存未存等问题。如1997年后的年度考核材料、大中专毕业生转正定级材料、专业技术职务评审、职务任免、任职考核、工资变动等材料都存在不同程度的缺档、断档现象，造成档案不完整、不连续。二是保证档案信息的连续性、一致性。如记录专业技术职务级别的四大类二小类从“转正定级确定专业技术职务表到助理研究员、副研究员、研究员评定表”与九大类二小类“岗位变动聘用审批表”有一定的对应关系，岗变薪变，随着专业技术职务变动二小类工资信息也对应变化。因此必须强化人事档案管理制度，提高档案管理员的业务素质和业务素养，做好应归档材料鉴别、收集的基本功，为做好人事档案管理工作打下坚实基础。同时也要让档案记载者自身认识到人事档案的重要作用及存在的意义，从主观、客观上把好人事档案管理工作第一关——人事档案材料的收集。为合理使用、调配人才资源提供客观、公正、真实的原始资料，为选拔和任用人才提供重要依据，从而更好地发挥人事档案的作用。

（二）人事档案材料鉴别是做好人事档案管理工作的核心。收集后的档案材料不能直接归档，要根据人事档案管理的要求及原则进行分类整理和审核鉴别，它是人事档案管理的关键和灵魂。分类整理是指将材料按内容性质分类，如一类履历、二类自传、三类鉴定、四类学习及职称、五类证明认定、六类党团、七八类奖惩、九类工资任免、十类其他等材料。分类后再根据存档要求进行鉴别，主要包括档案材料内容完不完整、前后记载一不一致、填写真不真实、有没有混档现象等。如档案中的履历表和各类登记表中的家庭成员栏，很多人填写的都不完整；有些人的姓名写法不一致，出现同音不同字的现象；同一档案出现两个人的材料；一些材料上没有个人签名、单位盖章或没有材料形成时间等。

要保证档案内容真实、完整，为查阅人事档案提供可靠、可信信息，就要解决人事档案材料鉴别工作中存在的问题，首先要明确人事档案材料整理、鉴别标准、原则，具有一定业务素质的人事档案管理者才能有据可依对人事档案材料做出有针对性的鉴别。为解决档案材料混档现象，将每个人都设置一个代表其本人的数字代码，然后将不同类别的档案材料按人员进行编号；收档时要认真核查归档材料人员的姓名、出生年月、参加工作时间等关键性的基本信息，同时核对填写内容是否完整、材料手续是否齐全。

（三）充分合理利用人事档案信息。原始、真实、完整的人事档案具有个性化、差异化、特质化特点，是个人成长经历、发展轨迹的写照和缩影，从而为挖掘人力资源潜能，以其所长、避其所短合理设计职业生涯，使人力资源效用最大化提供依据。区别于其他性质的档案，人事档案的使用范围和利用率由于涉密原因受到限制。但除作为考核、考察、选拔、任用人才的依据外，还作为三龄两历、资历、学历等的认定依据，并为财产公证、法律纠纷、诉讼等提供佐证。

三、结语

人事档案管理是人力资源管理工作的重要组成部分，必须要加大对人事档案材料收集、鉴别的重视力度，规范人事档案管理工作，规范档案资料的收集归档，建立科学、合理、有效的档案收集机制，增强档案资料的真实性，收集过程的规范性，做好材料的收集“全”、材料的鉴别“细”，并针对不同材料的具体问题具体分析，严把材料归档关，充分利用人事档案信息为选拔和作用人才提供重要依据，从而发挥人事档案管理工作在人力资源潜力挖掘中的真正作用。

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