文/中原工学院 刘学健

高校档案工作绩效考核机制建设的探索与实践

文/中原工学院 刘学健

在学校改革发展新形势下，二级部门档案资料和未归档档案在实际工作中体现出重大价值，必须加强对这部分档案资料的管理。针对二级部门档案管理普遍薄弱的现状，中原工学院将档案管理引入绩效考核体系，在机制建设、规范制定、指标更新、考核实施和结果运用方面进行了多年探索，引导二级部门加强档案工作，走出一条下移档案工作重心、创新档案工作方法之路，期盼对同行有所启发。

高校；档案；考核；机制

档案工作是反映学校办学水平的重要标志。在上世纪末国家开始推行的各种教学评估中，专家均将抽查档案资料列入实地考察的主要工作内容。同时，申报国家各层面与资源配置相关的教学质量工程、协同创新计划、重大科研项目等，都离不开档案资料的支撑。因此，档案工作也越来越受到高校的重视，实现了较快的发展。在实践中，我们认识到很多“有用的材料”并不是集中保存在档案部门的档案，而是校内二级部门自存的“资料”和正在生成的“档案”。针对这种新情况，中原工学院（以下简称“学校”）从绩效考核机制建设入手，在强化部门档案工作、提升档案管理水平方面做了积极探索。

首先，纳入绩效考核体系，强化档案工作地位。档案工作具有滞后性、烦琐性，很容易被基层部门忽视。必须采取有力措施，引导二级部门在档案管理方面下功夫。从2003年开始，学校把档案工作纳入工作绩效考核体系，在对二级部门的年度考核中，把档案工作作为重要观测点，规定“档案工作质量差，扣1～3分”“档案工作业绩突出，加1～3分”。对档案工作观测点的考核，由综合档案室具体组织实施，有效地提升了档案部门的执行力。由于年度绩效考核实行百分制，档案工作在整个考核体系中的分量就显得举足轻重，各部门加强档案业务建设的主动性得到空前提高。

其次，加强工作规范建设，完善档案工作标准。档案资料的齐全完整和科学管理，必须建立制度保障。学校综合档案室将工作重心前移，协调有关职能部门，出台相关的工作规范。与教务处一起，对照教育部教学工作水平评估体系，制定了《中原工学院教学院、系（部）档案资料管理办法》，进一步明确了各院、系（部）档案资料的收集范围、归档类目、整理和考核办法。与学院办公室一道，根据学校日常管理工作的需要，对二级部门基础数据统计、会议记录、大事记撰写等制定了具体的工作规范。与研究生处一道，出台了研究生教育档案的一系列管理规定，对二级教学院系保存的研究生教育档案的形成、分类、保管期限等做出具体规定。此外，还与组织部、科技处等部门一起，建立了党员发展、科研项目档案资料的管理办法，着重对不向学校档案室移交的档案资料的管理提出了具体要求。各种工作规范的完善，为档案工作考核明确了标准，更为档案资料的积累和管理提供了制度依据。

其三，及时调整考核内容，有效引导档案工作。考核是指挥棒，考核指标是方向盘。档案工作考核指标的设置必须体现“学校提倡什么，反对什么”，体现档案部门的工作导向。学校根据档案工作发展情况，坚持每年更新考核指标体系，保持指标体系的开放性。目前，考核工作已经从关注组织领导，发展到关注部门档案资料的完整性，再发展到关注档案资料管理的质量和水平。例如，最初将档案工作是否有分管领导、是否有兼职档案员，档案装具是否齐备，归档材料字迹、纸张、用印是否规范等，列为重要观测指标。随着档案工作水平的提高，将基础数据统计、案卷质量、特色材料的形成和整理、档案资料的信息化管理等列为重要观测点。在制定考核办法时，以有用、有效为目标，不追求检查指标体系的完整、系统，确保考核要求简洁明了、易于执行。在设置工作指标时，注重征求教务、教学评估中心、科研、研究生处等业务部门的意见，听取二级教学院系的意见，使考核方案既有利于规范工作行为，又不脱离基层部门的工作实际。坚持以评促建，年度考核办法确定后，提前两个月下发给各个部门，由部门对照自查。学校综合档案室结合考核体系，举行业务培训，加强工作指导，有针对性地解决问题。同时，热情接待来访的部门兼职档案员，回答他们的问题，或者深入部门具体指导，形成了部门积极改进档案工作的良好态势。

其四，加强绩效考核组织，构筑教育交流平台。一是建立权威的考核组织，确保考核结果的权威。学校综合档案管理人员是档案工作的权威，是考核的成员。同时，为了弥补专业档案工作者在教学、科研等专业知识和业务经验方面的欠缺，吸收教务处、科技处、研究生处、学生处、组织部等部门的人员参加考核组。有时，还邀请河南省档案局业务部门的领导莅临指导，直接参与学校的档案工作考核。二是简化考核程序，注重工作效果。学校在档案工作考核中，简化程序，注重实效，最大限度地减少对基层工作秩序的冲击。在实地考察环节，不要求部门领导参与，取消领导汇报，直接查阅档案资料。在实地考察过程中，考察组成员发现问题，随时向部门兼职档案人员反馈，不仅指出需要改进的地方，而且告诉他们如何改进。由于兼职档案员一般是由教学秘书或行政秘书兼任，更换比较频繁，档案工作考核中的交流其实就成为一种很有效的业务培训，较好地发挥了以查代训的作用。三是集体民主讨论，客观公正评分。在考核中，学校考核组成员分块负责，兼顾全局，分别对部门评分。在实地考察阶段完成以后，考核组成员召开会议，集体汇总成绩，对于一些特殊情况，如得满分或者扣分较重的还要说明原因，以负责任的态度完成计分工作。考核组的科学评分，得到了所有部门的认同，档案工作考核也赢得了各部门的尊重。

最后，合理运用考核结果，充分调动人员积极性。树立典型，带动一般，是提高档案管理实效的有效手段。一是兑现激励政策。根据档案工作考核的得分情况，评定先进个人和先进集体，给予物质和精神奖励。召开隆重的表彰大会，请省档案局领导和校领导为获奖人员颁奖，同时，报请学校工作绩效考核委员会，分别对先进和落后部门提出加减分建议。对工作开展比较好的部门，为兼职档案员提供公费业务培训机会。二是共享先进经验。在表彰大会上，邀请先进单位介绍工作经验。举办档案工作业绩展，把来自部门的优秀档案案卷集中展示，为各部门树立标杆，对落后部门也产生了强烈的鞭策作用。

学校十多年来的实践证明，检查评比机制对档案工作的促进作用非常显著。在校内，二级部门的档案意识普遍增强，干好档案工作的内在动力充足。有的部门还结合工作实际，进行了大胆的尝试。如，教务处针对部门大、专业性强的特点，在兼职档案员之下，以科室为单位分别设立档案执行员，进一步完善档案工作网络。有的部门作出规定，把向部门移交档案情况作为影响职称晋升和个人收入的重要因素。二级部门参加档案工作交流的主动性大大增强，部门之间互相参观、互相学习已经实现常态化。同时，档案工作已经成为教师开展学术研究的一个重要方向，作为没有档案学专业的工科院校，学校每年都有省级档案项目立项，2012年还有1项成果获得河南省科技进步二等奖。学校档案工作也获得了上级部门的肯定，学校综合档案工作水平达到“部（省）级”标准，学校干部人事档案工作目标管理达到国家一级标准单位。