文/中国卫星海上测控部 郝莎

科技档案管理人员素质能力要求

文/中国卫星海上测控部 郝莎

科技档案管理人员素质能力直接影响档案管理水平，本文探讨了现代化科技档案管理对档案人员应具备的素质和能力要求，通过提高档案管理人员综合素质和工作能力，适应新形势发展要求，实现科技档案现代化、科学化、规范化的管理目标。

科技档案；管理要求；素质；能力

近年来，试验任务频率增加，各类科研学术交流活动频繁，科技档案需求量越来越大，科技档案在科技活动中的支撑作用日益彰显，其现实使用价值得到最大限度发挥，为提高科研单位试验训练、科研综合水平发挥了巨大效能。科技档案管理人员作为专业技术兼管理型干部，承担着从档案管理制度制定、宣贯、落实；科技文件资料收集、整理、鉴定、归档；科技档案安全管理、装订修缮；档案查询、利用；移交、编研等系列工作，既是各项管理制度的制定者，也是制度贯彻落实者，档案管理人员的知识水平和整体素质直接影响档案管理的方方面面。因此，培养一支政治素质过硬、专业理论扎实、作风纪律严明、服务意识优质的档案管理干部队伍，是提高科技档案管理水平、实现档案管理现代化的根本保证。

一、科技档案管理人员应具备的基本素质

（一）政治素质。政治素质是科技档案管理人员的基本素质，是做好科技档案管理工作的思想基础。科技档案涵盖试验任务、科研技改、成果专利等技术领域，其研究成果作为科技档案的核心部分，具有经济、科学、军事价值，大多数具有较高密级，不易公开，尤其涉及高新科技或武器装备研发的科技档案，更容易成为敌对势力窃取重点，因此，科技档案管理是一项机要性很强的工作。科技档案管理人员必须有强烈的事业心和责任感，坚定正确的政治立场，抵制各种错误思潮和不良倾向的侵蚀诱惑，始终保持思想道德纯洁。遵守各项工作制度，恪守职业道德和各项保密规定，自觉维护科技档案安全。

（二）文化素质。科技档案信息资源丰富，日常处理的科技档案内容涉及型号试验任务、科研技改、学术交流、船舶设备、工程基建、测绘、天文、水文、气象、航海等多学科、多专业、多领域。随着无纸化办公和文档一体化建设投入运行，电子科技档案管理崛起，信息化技术已经成为未来档案管理有效手段。一名称职的科技档案管理人员必须与时俱进，不断学习自然科学、社会学、法律学、管理学、高科技知识，储备广博的自然科学文化知识和现代信息应用技术、计算机技术、网络技术，更要创新思维，更新知识结构，跟进大数据分析，从中发现档案利用规律，才能为机关、基层提供优质、高效服务。

（三）专业素质。法规制度是做好工作的前提和依据，也是档案管理人员基本素质。科技档案管理是一项专业性很强的业务工作，要求管理人员有针对性和侧重性地练就扎实基本功，掌握和精通岗位所需的各种专业知识和技能。一要掌握《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《中华人民共和国电子签名法》《科学技术档案工作条例》《中华人民共和国保密法》等国家法律、法规和规章制度。二要掌握上级机关下发的《档案条例》《科技档案管理办法》《科技档案整理技术要求》《文件材料归档范围及科技档案保管期限规定》《档案馆档案接收办法》等科技档案工作原则和方法要求。三要掌握《科学技术档案案卷构成的一般要求》《纸质档案数字化技术规范》《电子文件归档与管理规范》《归档文件整理规则》《档案修裱技术规范》等国家标准及行业执行标准。四要掌握档案学、图书情报学、比较档案学、档案管理、科技档案管理、文书档案管理、声像档案管理、档案文献编撰、档案保护技术、档案利用服务、信息检索技术等专业学科知识。五要随时跟踪科技档案现代化管理最新技能和方法，特别是电子文件管理与信息化建设的各种技术。

（四）心理素质。档案管理属于服务型工作，从文件收集到档案移交，从价值鉴定到提供利用，档案管理人员都要凭借强烈的责任心主动作为才能把既细碎烦琐又单调枯燥的工作做好。而且，一部分辛苦整理的档案资料从上架到销毁一直没有被查阅过，这就意味着付出的劳动成果始终没有展示机会。尤其在物质利益膨胀的当下，没有一线部门引人注目的成果功绩和丰厚回报，重要性经常被忽视，这些都容易催生档案管理人员产生边缘化和消极自卑心态。档案管理人员应该意识到档案工作是功在当代、利在千秋的沉默而伟大的事业，应从责任使命意识出发，树立甘于寂寞、无私奉献、热情服务大众的思想，自觉抵制金钱物质诱惑和名利观念，屏气凝神，坚持尊重历史、尊重档案、严守秘密的职业道德，积极锤炼正能量心理，激发职业自豪感。

二、科技档案管理人员应具备的五种能力

科技档案工作技术性、管理性、服务性的特点决定了科技档案管理人员既要扎实业务功底，提高综合素质，养成“快速、准确、严谨、细致、求实”的科研试验作风，又要同时具备“决策、表达、组织、实践、开拓”的管理能力。

（一）决策能力。以往对科技档案管理人员能力素质要求并不高，很多管理人员不具备专业档案管理知识，从事科技档案管理往往就是“干好干坏一个样，干多干少一个样”“收收发发，外加一把锁”及“坐等靠”的简单粗放型模式。这种观念和模式造成档案管理人员一边抱怨领导机关对档案管理工作不重视，抱怨基层科技人员对自己不理解，一边自暴自弃，得过且过，工作懈怠的恶性循环。档案管理人员应转变陈旧观念，掌握主动权和话语权，成为档案管理先行者和价值创造者。科技档案管理工作是有规律可循的经常性管理工作，管理人员应了解测控部年度试验任务和科研工作计划安排，提前与机关协调谋划，利用任务间歇期主动安排文件收集、整理、鉴定、移交等事项，拟制合理工作规划并将之纳入测控部全年工作计划，站在全局角度予以实施。科技档案人员还要主动介入管理、参与各单位科技活动，将“三纳入四同步”的管理思维深植各项工作，尤其在船舶建设、科研项目立项、新技术学术研究结题、科技成果评审等关键时段，指导科技文件形成、全程跟踪质量建设，增加工作目的性和时效性，用“档案核心、质量先行”理念提高档案管理地位。

（二）表达能力。档案管理人员本身隶属科技人员，既服务于科技人员，又与各单位管理人员关系密切，直接参与管理，人际关系复杂，必须具备良好的语言沟通和文字表达能力，了解领导机关和科技人员需求，才能做到对上建言献策，对下建档指导。

首先，科技档案管理人员要及时跟踪国内外科技新闻和科研会议通报，勤与上级机关部门沟通，了解档案法规、政策发展最新动向、科技活动开展情况，利用资料室优势，广泛收集相关文件和资料，挖掘相关信息，提供最新专题编研成果，为领导机关提供真实、丰富的理论依据，辅助决策。

其次，基层科技人员缺乏档案专业知识，只侧重文件形成，对文件转化档案要素不会关注，致使有些材料在归档时先天不足，这就要求档案管理人员走出办公室深入基层，了解科技干部对档案的需求和困惑，详细指导建档工作，强化科技人员档案意识。之外，还应充分利用测控部各单位技术、学术交流时机，协同主办方先行授课，宣贯档案法和科技档案相关知识，宣传档案管理的重要性和必要性，从科技档案产生源头把住质量关。

再次，科技档案管理人员还应加深对档案学理论研究和操作实践创新，磨炼笔上功夫，发表高水平专题论文，在专业学术交流中占据一席之地，用真本领实功力改变档案人员出不了成果的落后形象。

最后，随着科研合作、学术交流的国际化程度越来越高，精通外语也渐渐成为表达能力的一个日益重要的体现。科技档案管理人员应该具备一定外语交流能力，为科技人员提供准确的专业翻译，编写外文档案文摘，收集编译与试验任务、科研相关的最新外文情报资料，提高外文资料利用率。通过全方位、多角度提供优质服务，使科技档案成为全员工作、学习中不可缺少的得力助手，使档案意识深入人心，用真诚获取各方的支持和理解，从而彻底扭转档案管理“边缘”地位，提升科技档案管理人员职业自豪感。

（三）组织能力。科技档案管理不是一个人或一个部门就能独立完成的，应该是全员意识、全员参与的管理性工作，具有社会性、开放性、服务性特点。从文件接收、建档到利用、移交，档案管理人员会经常与单位其他部门和外协单位、设备厂所、科研院校交流合作，因此，需要有良好的组织协调能力才能获得他人的理解和支持，高质量完成工作。例如档案价值鉴定环节，需要档案管理部门向上级管理机关提出申请并拟制工作计划，组织成文单位、档案管理部门，甚至史料办公室或制文者本人集体参与、联合办公，对每一份档案和资料从形成背景到成文格式，核查每一个日期、页码和内容的真实性、有效性，从历史和现实等各方面权衡，形成最终集体鉴定意见。

（四）实践能力。实践能力也就是岗位操作能力，是科技档案管理人员做好本职工作的基本能力。科技档案管理环节琐碎，从文件建档、收集、鉴定、分类、标注、录入、归档、组卷、各种载体档案的技术整理到档案资料的检索查询、编研、移交、微缩技术应用、保密与安全管理、电子文件管理等，档案管理人员不但要熟悉每个环节的要求和规定，还要做到操作熟练，细致不出差错。

（五）开拓能力。当今社会高速发展，尤其是信息化和计算机交融，各种学科不再孤立，专业划分打破传统界限，科技人员对档案信息的需求方式也从传统纸质档案、现场查询转化成以用户为中心，电子档案随时查询、下载的管理模式。档案管理人员应顺应时代发展，培养发散性、创新性思维，通过分析本单位各种档案查询借阅数据，对单位未来发展趋势做出预测和判断，加大重点档案保护和建设；利用大数据分析技术，了解世界各国科技档案管理理论和实践操作最新动向，并转化到本单位管理实践中以进一步提升档案管理水平。与情报学结合，在海量信息中捕捉到能为我所用的科技信息；做好电子档案建设，探索网络环境下电子档案安全保密措施，提高科技档案管理水平和效率，实现科技档案“存储数字化、传递网络化、服务远程化、安全法规化”良性发展。

三、结束语

素质是基础，能力是体现。档案管理人员综合素质直接决定了单位科学管理能力及服务水平层次。在高科技迅猛发展的时代，科技档案管理面临新的机遇和挑战，档案管理人员必须具备危机意识，通过不断学习和目标培训，锤炼基本功，提高自身修养和综合素质，更新知识结构，创新工作方法，掌握现代化管理手段，成为“一专多能”的复合型管理人才，才能适应新形势发展要求，实现科技档案现代化、科学化、规范化的管理目标。

［1］霍振礼，王恩汉.现代科技档案管理［M］.北京：国防工业出版社，1996.

［2］中国卫星海上测控部科技情报资料室.科技档案管理工作条例［Z］.2013.