基于办公自动化下的医院档案管理分析

2016-11-25酒泉市中医院秦雯

办公室业务 2016年13期

文/酒泉市中医院秦雯

基于办公自动化下的医院档案管理分析

文/酒泉市中医院秦雯

社会的进步和发展带动了信息技术的进步，信息化时代的到来为医院的发展开辟了崭新的道路，办公自动化环境下的医院档案管理更加重视对信息化建设水平的提高和进步，但是在办公自动化环境下医院的档案管理工作还存在一些问题，制约着医院整体水平的进步和发展。

办公自动化；医院档案管理；措施；问题；完善

医院档案管理工作是医院管理中非常重要的组成部分，档案管理的内容往往会直接涉及医院医疗事业和科研成果的落实情况等内容，也是推动医疗事业发展和进步的关键。从目前实行办公自动化医院可以看出，我国医院档案的管理工作在办公自动化的环境下仍然具有一定局限性。

一、办公自动化环境下医院档案管理的特点

（一）工作效率得到显著提高。根据其功能和作用的不同，医院档案具体可以分为病历档案、设备管理备份、文书档案、人事档案、会计财务报表等各种不同的文件，涉及医疗、病历、设施和财务等多个领域，办公自动化系统的应用对医院内部各部门都起到促进作用，极大地提高了档案管理工作的效率和质量。

（二）档案管理人员需求增多。办公自动化环境下医院档案管理工作是基于计算机和网络基础的管理工作，也是现代化办公设备的基本要求，所以对于档案管理人员的技术和能力都有着十分严格的要求，在新形势下对于医院的档案管理工作人员来说传统的工作经验和知识是远远不够的，所以医院内部对于档案管理人员的需求也在不断地增加。

（三）档案管理的标准化和统一性。办公自动化环境下的医院档案管理首先就具备自动化的操作模式，所以档案管理工作中自动化必须要有标准化作为前提，统一医院档案的工作标准，以保障其能够满足办公自动化的需求。

办公自动化环境下医院的档案已经从传统的纸质档案转变为互联网的数据，不仅有效缩短了存储空间，还最大程度的保障了档案的完整性，延长了档案的受用寿命。

二、办公自动化下医院档案管理中存在的问题

（一）医院档案的保密性存在漏洞。网络中黑客和病毒可以通过网络接入医院的档案管理程序中，对没有固定标识和签名来识别的电子档案进行修改，医院电子档案的安全性和保密性往往涉及医院内部的医疗安全和患者的个人资料等隐私信息，所以医院档案的安全问题就显得尤为重要。

（二）档案管理人员缺乏专业知识和技能。办公自动化环境下的医院档案管理已经脱离了传统模式下医院档案管理的发范畴，现代化的档案需要档案管理人员具有超强的计算机操作和实践能力以及档案管理知识才能胜任，所以即懂得现代档案管理的知识又熟悉计算操作能力的复合型人才是目前医院档案管理人员急需要解决的问题。

（三）办公自动化系统水平较低。目前我国所应用的办公自动系统的水平较低，软件投入较少，严重影响到了医院档案管理工作整体水平的提高和发展，开发队伍良莠不齐，使得部分软件产品的质量达不到标准，系统的集成性能较差，档案管理系统中各子系统之间不能很好地协调配合起来。

（四）医院内部档案的管理缺乏统一的标准。办公自动化在给医院档案管理工作带来便捷的同时也产生了不少的问题，办公自动化环境下医院档案往往只会对正式文件进行存档，没有保留原始底稿，所以打印机和传真机经手的档案作为底稿的现象十分普遍。档案管理工作的规范化落实不到位，缺乏统一的标准。

三、提高办公自动化下医院档案管理的措施

（一）提高医院档案管理的信息化建设水平和力度。医院的档案管理系统是建立在计算机系统之上的，是由硬件、软件和基础设施以及其他存储的数据材料组成的计算机系统来完成的，具有安全、可靠的优点，医院档案管理的办公自动化就要求对医院内部的网络和工作平台进行完善的网络安全和防护工作，保护网络系统中各部分不受外来因素的影响和破坏，保障医院档案系统能够正常工作和运行。

（二）建立完善的档案管理机制。社会的发展和进步使得医院档案的数量也在不断地增加，使得医院档案的管理方式也变得日趋复杂，在这种形式下对档案管理和工作人员提出了新的要求，所以高素质档案管理人员的培养就成为目前急需要解决的问题，医院应该建立和完善科学合理的档案人员管理机制，并且制定完善的考核制度，医院档案管理工作是一项系统性非常强的工作，只有建立完善的奖惩制度，将档案管理工作和奖惩措施挂钩，才能从根本上激发员工的工作积极性，推动医院档案管理工作的全面落实和进步。