文/菏泽市牡丹区疾病预防控制中心 李娟

浅谈档案管理现代化

文/菏泽市牡丹区疾病预防控制中心 李娟

随着信息网络现代化的快速发展，科技力量的不断进步，档案管理实现现代化成为必然趋势。我国实现档案管理现代化不仅可以提高档案管理的整体水平，而且可以对经济社会的发展产生重要作用。本文主要对企业档案管理现代化存在的问题进行了研究，并提出了一些解决问题的方案。

档案管理；现代化；对策

一、引言

所谓现代档案管理即是凭借管理软件，依照必要的流程，通过电脑操作，将所存档案进行收拾、归类，完成组卷分录管理及查询和借阅管理等功能，以满足科研、生产、运营、管理等各项活动在证据、责任和信息等方面的需要，深化推进档案精细化管理，加快由传统档案管理方式向电子档案管理方式转型，全面提高档案工作基础管理水平和信息化水平，并逐步建立档案数据库，使全部库存资料电子化及数字化。

二、档案管理现代化的必要性

（一）提高档案管理效率。随着人类社会进入信息时代，社会上存在着很多的信息，传统的档案管理对于新的形势显得无能为力，新时期的档案管理需要充分利用信息时代的有关技术，这就迫切需要对传统的档案管理方法进行改革，实现档案管理的现代化。

（二）提高档案管理的经济效益和社会效益。随着信息时代的到来，档案管理者每天都要面对大量的信息，关于这些信息的分类和管理需要大量工作人员来完成，使得档案管理人员不堪重负，这就迫切需求采用现代化的档案管理方法对传统的档案管理方法进行改造。

三、档案管理现代化中存在的问题

（一）档案管理现代化意识淡薄。现阶段我国档案管理现代化观念不强，不仅仅是存在不少领导对档案管理现代化工作的不了解，而且有的档案管理人员也没能彻底改变传统档案管理思维，依然存在有些工作运用传统的工作办法，阻遏档案管理现代化的实现与遍及。并非只是在档案管理工作过程中单纯运用了计算机技能，采用了缩微机与光盘等就称得上档案管理现代化。

（二）部分档案人员思想观念陈旧，计算机操作能力薄弱。因受档案工作长期构成的封闭和半封闭环境的影响，有些档案工作者短少创新意识，思想观念仍然停留在“重管轻用”上，把管好档案作为档案工作的要点，以为只需按时接收，利用时拿出来就行了，对开发档案信息资源，提高档案利用率想得少。同时有些档案人员把握现代化信息技术和基本技能的才干单薄，还没有把工作要点转移到档案信息化上来。

（三）基层档案管理制度缺乏。档案管理体制制度不健全，对于管理机构并没有很好的去行使自身的职权，档案管理部门没有健全地规范制度，且没有高水平的专业人员，这是整个基本单位都存在的问题。档案管理人员的素质不能与现代化的档案管理要求相适应，不能够推广一些管理经验。档案管理工作的首要载体是纸质档案，现阶段并没有电子信息的交流与存储。

四、加强档案管理现代化的措施

（一）强化档案管理现代化观念。强化领导对档案管理现代化的了解，提高其重视程度，改变档案管理人员的管理观念，依托科技力量与科学管理加强其现代化认识。逐步形成与时代和社会相适应的档案意识，自动适应档案管理现代化的要求，积极探索档案管理现代化工作的特征与规则，大胆创新档案管理工作的方法，坚持从本身实际工作出发，拟定相应的现代化档案管理方案，适应社会的发展需要。

（二）对档案准确分类，编制合理的账目，档案库逐渐实现信息化、数字化。准确的分类档案，科学的入口是档案材料快速使用重要先决条件。首先应根据具体情况，确定专门负责存档的负责人，在电子信息完成档案之前应该扫描进电脑，然后挂连接。虽然过程比较麻烦，但真正的信息技术的实现，不仅方便文件管理人员，而且方便科研人员的访问查阅。

（三）做好涉密档案管理工作，健全管理制度。涉密档案管理人员因其特殊的工作岗位和身份，知晓的涉密事项多，了解的涉密档案内容多，涉密档案有无遗失泄密与档案管理者有严重联系，直接影响到保密工作的好坏，因而，要加强对涉密档案管理人员的保密培训和教学，使他们增强保密意识，树立涉密档案安全管理理念。健全各项规章准则是做好涉密档案管理的保证，确保涉密档案管理有法可依、有章可循。用约束阻碍管理者在搜集、整理、保管、运用、毁掉等各个环节不出差错，才能杜绝遗失泄密的情况发生。

五、结论

总之，随着档案信息化的深入发展，档案管理需要不断完善，建立一套与自身相适应的档案管理机制，以适应企业信息化的发展需求，这也将是档案部门和档案工作者现在和将来长时期内的一项艰巨使命。档案管理的现代化是现代管理理论和方法的融合，最终科学地管理档案和档案工作，提高工作能力和效率，大大提高了档案管理工作满意度。档案管理人员要加强科研档案管理水平的能力，为社会和单位提供更多有价值的文件信息。

［1］张记铭.浅析档案管理现代化［J］.黑龙江对外经贸，2012（5）：10-12.

［2］李国忠.浅析档案管理人员的自身素质［J］.科技创新导报，2011（4）：7-8.

［3］宋倩秋.关于档案管理现代化若干问题研究与思考［J］.黑龙江科技信息，2011（1）：17-20.