文/山西省太原重型机械集团有限公司 盖薇

PDM系统中电子档案信息的管理

文/山西省太原重型机械集团有限公司 盖薇

笔者结合自己的实际工作，介绍了产品数据管理（PDM）在机械行业中的使用，并对PDM中电子档案信息的管理和以前的档案管理模式做了对比，并提出一些自己的建议。

PDM；电子档案信息

PDM（ProductDataManagement）的中文名称为产品数据管理系统，是一门用来管理所有与产品相关信息（包括零件信息、配置、文档、CAD文件、结构、权限信息等）和所有与产品相关过程的技术。可以说PDM涉及产品整个生命过程的所有信息。

以前，我们企业是采用CAD设计图纸后进行打印，先入库纸质档案，然后工艺人员根据相应的文件制作出产品工艺明细表，再发到生产车间进行生产，最后再入电子图档到我们档案部门存档。这样的管理模式存在了很多弊端，例如：技术资料不完整，查找不方便；不同的人员使用不同版本的产品数据，数据重复，资料修改不同步；资料容易泄露等，为了解决这些弊端，更有效地管理好企业的产品信息档案，我公司全面实施了PDM管理系统。

PDM系统的实施，对我们档案管理部门在电子文档信息的管理方面带来了新的管理模式。如何应对PDM系统下电子文件的管理，对我们档案管理工作来说，提出了很大的挑战。基于此，我对PDM系统下的档案信息管理和以前的档案信息管理，从以下四个方面做了个比较：

（一）电子档案信息的基本管理。PDM系统管理包含：项目的创建，图纸设计、修改、浏览、查询，版本管理，文档的签入、签出，文档的打印制表等等。

PDM系统从项目建立开始，就会产生大量的数字化文档资料，这些资料的收集、整理、鉴定、归档、编研、检索、保存、利用等，将对传统的以纸质档案为主的管理流程、方式、方法带来了革命性的变化。通过PDM的文档管理，可以很好地组织、管理、控制文档的建立、修改、发布等操作。企业人员也可以方便、快捷、有效的查找和引用所需要的各种信息和数据。

PDM系统中最后一步——文件签署流程结束完成后，通过发布流程发送到档案资料部门，实现了电子归档，然后由档案部门对电子文档产品信息文件进行下载整理、打印、工艺路线的制定、产品信息资料及数据文件的下发，产品制造完成后，出厂资料的装订整理等，从而迅速、方便快捷地完成电子文件的一整套数据管理，改变了从前人工完成这些工作的管理模式。

（二）电子档案信息的规范性、完整性。PDM中产生的大量的电子档案信息，首先要保证其规范性。PDM系统中每一过程都有统一的模板，设计人员必须按照相对应的模板进行产品设计，这样才能有效地保障归档文件的规范性。

其次要保证档案信息的完整性。由于以前档案管理人员是被动接收电子文档信息，有时会因为客观原因，使产品信息资料不完整，出现短缺现象。而PDM系统解决了这一问题，一台产品，从开始的项目建立，到设计、审查、互校，再到最后实施归档，都必须按流程进行，同时，入库后的电子文档管理人员会对图纸的完整性进行检查、核对，从而杜绝了电子档案信息短缺等情况，保证了档案信息资料的完整性、准确性。为后期设计人员对电子文档的查询、重复利用等创造了可靠而有利的条件。

（三）电子档案信息的一致性。以往在生产制造过程中，生产工人发现图纸问题，需要更改设计图纸时，是由生产服务人员将更改单和电子文档，送到档案部门，对原文件进行修改或者替换。有时因个人遗漏、改动频繁等原因，会造成图纸更改不彻底，使档案部门留存的电子文档与纸质文档版本不一致的情况，导致重复利用图纸时，电子图档库中留存的不是最终版图纸。PDM系统上线后，从根本上改变了对文件更改管理的方式。图纸更改时由设计在PDM系统中对需要更改的文件发出修改申请，通过领导审批方可对图纸进行修改，修改后的图纸保存后自动版本升级，这样不仅能保证每次变更均有记录，而且历史版本仍可追溯，保证了生产部门和档案部门的档案信息资料的一致性。

（四）电子档案信息的安全性。因为我们重型机械企业设计产品种类较多，而且不断有新的开发项目及军工产品，觊觎它的人很多，因此有时也会出现产品信息泄密情况。虽然有加密软件来控制，但是随着电子信息的发展，这些已经不能满足安全设计生产的需要，PDM系统针对这个问题给予充分考虑。从项目准备、设计、工艺生产、实施、完成、资料打印、归档等都在PDM系统中完成，所有文件资料均在服务器上存储，同时在系统中设置了权限审批流程，互相制约，互相牵制。通过各级权限管理来控制文档信息的泄露，进一步加强了电子文档信息的安全性。

PDM系统中，包含有主管部门、设计部门、工艺审查、标准审查、档案管理等，各部门权限不同，每一部门不可越权访问，同时上级部门可以随时监控产品的进展情况和资料流向。

目前PDM中产生的大量电子信息，我们只是能通过系统程序查阅到，其实真正的产品信息还是在系统服务器中，并未自动采集到档案管理系统中来。因为电子档案的特殊性，必须将归档的档案信息定期从系统中导出、备份管理，这就需要PDM系统和档案管理系统要尽快建立相互集成接口，实现真正的档案信息电子化管理，使我们更好的实施对档案信息进行归档管理。

随着PDM系统的实施，电子文档管理模式发生了变化，改变了以往档案人员被动接收电子文档的管理局面，较大地提升了我们企业的档案管理水平。加强了对于文档、图纸、数据的高效利用，对于档案管理人员来说，可以时刻观察着电子档案的发展动态，同时能够高效、准确、完整地将文档的生产信息提供给生产车间，也为未来我公司实现无纸化办公提供了有利条件。