信息化条件下供水业务档案的电子化管理

2016-11-25台州自来水有限公司林燕

办公室业务 2016年13期

文/台州自来水有限公司林燕

信息化条件下供水业务档案的电子化管理

文/台州自来水有限公司林燕

当今是信息化发展的时代，各行各业都在对其内部工作和业务进行、电子化改造，计算机、网络技术的进步使得业务档案管理产生了质的改变。为更好地适应不断变化的社会发展需求，企业的业务档案在加强管理的同时，进行了技术化创新。在此过程中，供水企业同样对自身的业务档案进行电子化管理。本文首先就供水单位电子业务档案的优势，对当前供水业务档案电子化管理现状进行分析，进而对业务档案电子化管理强化措施进行阐述。

信息化；供水业务档案；电子化管理

科技日新月异，网络信息化技术迅猛发展，引起各个领域的重大改革。在信息化时代下，供水企业的内部业务档案管理也面临着信息化的改革。业务档案在供水单位的运营中发挥着重大的作用，在信息化条件下，档案的保管方式发生了巨大的改变，由纸质档案转变为电子档案。进行档案电子化管理可以大大减轻供水公司工作人员的工作量，提高业务档案保存的准确、完整、便捷，同样可以方便居民查询自身的业务信息，大大提升供水单位工作效率。

一、信息化条件下业务档案的电子化管理特点

（一）使用磁性介质作为载体，具有较高的存放要求。

传统的业务档案主要通过票据等纸质对业务内部进行保存。因为档案是纸质的，占据的空间较大，需要的材料较多，同时查询的操作管理非常不方便。而电子档案通过磁盘或者光盘就可以进行储存，所占空间较小，较为方便查询。然而，电子档案也具有一定的缺陷，储存信息会被恶意删改，必须加强防火防水，防潮防磁等；同时需要加强数据信息的安全保护，以防数据信息遭受损坏。

（二）电子档案信息容易受到损害。电子档案使用磁性介质进行信息储存，相较于纸质档案，信息的储存较为集中，这也给恶意删改信息之人以可乘之机，加之数据的删改难以察觉，这导致信息无法得到很好的修复，使得档案信息缺乏真实性，同纸质档案相比，其信息真实度相对较低。与此同时，储存介质质量，相关硬件设备需要及时进行更新换代，业务信息的保存有效期等问题都需要进行考量，上述问题会极大地影响档案存储的数据真实性以及准确性。

（三）电子档案涉及范围较广。过去的业务档案只是单纯的记录单位相关业务内容，涉及一些与单位业务相关的材料。在信息化技术的支持下，电子业务档案除去以往纸质档案内容，还会涉及其他领域的相关信息。

（四）电子档案可以快速实现信息的共享。因为信息技术的支持，电子档案可以快速对供水单位信息系统以及其他管理系统进行整合，借此来实现各个系统之间的资源共享。电子业务档案可以较快对业务信息进行数字化处理，较之纸质档案，电子档案信息查看、运用等操作更加方便。

二、供水业务档案管理现状

（一）管理水平相对滞后。现阶段，供水业务管理形式较为滞后，仍存在人工操作管理的情况，存放较为随意，查看非常不方便；人工进行检索查询工作效率不高；编制的档案编号缺乏规范性，组卷欠缺一定的规律性，案卷内部没有制作内目录；缺乏完善的档案管理机制，没有指派专门的人员对其进行严格的管理，对于管理缺乏足够的重视，指派的管理人员完全依靠自身的经验和主管意识进行管理，管理常常只是走形式，检查过于敷衍。

（二）档案内容庞杂管理难度较大。水源是城市居民生产、生活的基础，供水业务信息量非常大，涉及的资料数据庞杂，加重了档案管理内容的难度。加之档案具有一定的保存期限，这也增加了档案管理的难度，档案管理需要大量的人力以及财力作为支持，但是人员和财力不足，使得档案管理存放较为混乱，档案丢失、发霉现象时有发生。本案中供水业务档案主要针对用户的供用水合同（包含用户的基本资料）及基建档案，基建档案包含供水工程从工程报告、批复等往来依据性文件、土地征用、所签拆建、补偿协议、地质勘查、水文地形等报告、图纸、水厂平面图、工程设计委托书、初步设计说明书及图纸设计修改、施工技术高低以及图纸的会审记录；给排水工程，包括城区管网，单位居民给排水等工程材料和图纸。

（三）档案信息完整性欠缺。档案中储存的业务涉及供水业务相关记录，供水业务各个环节相关内容和资料必须一应俱全，但是在实际的管理中档案信息常常存在缺失。供水涉及的单位、企业、人员众多，所有的档案信息资料难以得到完整的保存。

三、电子供水业务档案管理的措施

（一）规范电子档案的归档范围和保存年限。在供水业务中，用水单位涉及范围较广，含有个体单位、大型企业、单独的家庭或者个人等，具体业务涉及的资料也存在一定的差别，资料的存档也不同。假如凡是文件都需要归档的话，必然造成加重档案管理的压力和负担。加之保存期限一般为十五年，这对于文档的管理是一项较大的挑战。所以，应当对规范涉及的范畴以及储存期限进行明确规范，同时加强全过程的管控，从而保障供水企业档案的完备。

（二）根据要求把传统业务档案转为电子档案。由于目前供水企业还没有实现电子化办理业务，企业内部没有实现统一的电子信息平台，最后归档的依旧是传统的纸质档案。根据中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》要求。需采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为电子档案存储在磁盘、光盘等载体上。

工作人员在扫描之前，根据档案的情况需对纸质档案进行前期的鉴定和整理，以确保档案数字化质量。目录数据准备、拆除装订、区分扫描件和非扫描件、页面修整、档案整理登记。扫描完成后需对图像文件进行处理，最后完成数据挂接，并对完整数据及时进行备份。

（三）电子资料数据的保存。由于电子数据可以同载体进行分离，导致文件信息比较容易遭受毁坏、删改、偷窃、病毒感染等危害。当前，电子档案的保护技术含有信息加密、权限管理、数字时间印章、防火墙技术等，然而电子资料相关加密以及解密手段在不断地改进，有效维护电子资料数据的安全，是电子技术研究的重点内容。

此外，归档之后的电子资料，档案载体使用期限较短，由此会出现资料没有到保存期限，但是载体介质已经达到期限的情况，必须及时对相关文件资料进行保存。

（四）计算机应用技术发展和信息资料的文件。现阶段，计算机软硬件技术不断更新和改进，而电子档案作为历史见证，怎样确保在任何时间进行查询、调阅均可以顺利被识别，这是一项必须重视的问题。比如，现在市场上存在一些软件可以兼容较低版本的文件，但是部分软件却无法兼容，甚至部分软件已经被淘汰；硬件方面，当前市场的计算机几乎没有软驱配置，难以识别十几年前的软盘电子文档。因此，应当注意电子文档生成的时间和所用的系统软件以及软件的兼容情况，保障文件资料可以被顺利识别和管理。