强化重点建设项目档案管理提升归档率措施分析

2016-11-25福建省宁德市霞浦县城建档案室曾秋

办公室业务 2016年13期

关键词：建设项目实效性重点

文/福建省宁德市霞浦县城建档案室曾秋

文/福建省宁德市霞浦县城建档案室曾秋

重点建设项目档案管理是工程管理的重要内容之一，现阶段部分项目存在归档率偏低的突出问题，档案管理不到位，使后续改扩建工程及项目日常管理陷入被动。本次研究围绕重点建设项目档案管理展开，对提升归档率措施展开探讨。

重点建设项目；档案管理；归档率

随着我国经济社会的快速发展，重点建设工程项目日益增多，这类工程影响面大、投资总额高。强化重点建设项目档案管理是完善工程项目后期管理，记录建设项目推进过程程序的必要举措，更为重要的则是，档案管理是确保建设项目后期改扩建工程顺利进行的关键依据，同时项目档案管理也是项目日常运维的主要运行支撑。为有效强化建设领域的档案管理工作，我国先后出台了一系列关于城建档案管理的法律、法规和文件规章，对重点建设项目档案管理工作提出新的要求。就实际情况来看，通过法律约束和政策的引导，重点建设项目档案管理取得了一定突破，但总的归档情况不容乐观，重点建设项目的归档率依然偏低，归档规范性和实效性较差。

一、重点建设项目档案管理重要性分析

重点建设项目档案管理的重要性较为突出，通常情况下这类工程项目多为政府性重大或重点投资项目，项目关乎国计民生，有助于推动经济社会发展。根据重点建设项目档案管理的实际特点和特征，其实际的档案管理重要性体现在三方面：

（一）重点建设项目档案管理有助于项目后期管理。通过有效归档立卷，重点建设项目的档案管理将形成体系化管理，进而为后续工程的改扩建或者日常管理提供必要的数据和信息依据，使后续工作更加规范和高效。

（二）重点建设项目档案管理有助于资金监管。对建设项目各类资料进行收集整理，可以使后期工程审计更加顺利，对工程投资的事项和内容有清晰判断，确保项目投资的规范性和合理性，避免资金流失。

（三）重点建设项目档案管理有利于经验总结和推广。

重点建设项目往往投资总量大，建设周期强，工程有一定代表性。因此做好相应档案管理有利于后期成果的借鉴，有助于建设管理经验的总结和推广，实现以点带面。

二、导致重点建设项目档案管理归档率低的原因分析

造成重点建设项目档案管理归档率偏低的主要原因集中在多方面，其中以归档意识不强、归档专业化水平不高等原因最为突出。

（一）归档意识不强导致项目档案管理停滞不前。重点建设项目的建设周期长，在项目建设过程中，如果缺乏足够的归档意识，则容易导致后期档案资料出现缺失和损毁情况。部分企业存在着重建设管理，轻视档案管理的情况。只是在项目竣工验收前，才集中组织人员进行突击的档案收集整理，在这种突击式工作模式下，档案的完整性、准确性，甚至真实性都难以得到保障。同时在项目进行过程中，档案管理人员经常性调换，相应的档案管理交接制度和手续不全，也使档案管理工作衔接不畅。总的来看，归档意识不强直接导致了重点建设项目档案管理工作停滞不前。

（二）归档专业化水平不高，降低了归档实效性和准确性。在重点建设项目启动之初，成立的建设项目指挥部等管理机构通常是由各部门抽调人员临时组成。工程建设完毕后，指挥部等机构解散，相应管理权限则转移到后期管理运维部门。可见，在重点建设项目中，部分项目配备具备专业能力和素质的档案管理员，档案管理人员通常身兼数职，多重因素直接导致了建设项目资料收集和整理工作与建设进度脱节，归档资料存在内容缺项、漏项、签章手续不完善、隐蔽工程验收记录不准确、整理程序不规范等突出问题，进而导致管理实效性和准确性下降。

三、强化重点建设项目档案管理，提升归档率措施

加强重点建设项目档案管理工作，进一步提升归档率，符合当前发展实际需要，有助于工程建设项目的规范化建设和后期项目的长效化管理。

（一）强化归档责任意识构建相应制度体系。在建设项目启动之初，项目管理方就要围绕档案管理开展相应的具体工作。在实际归档过程中要突出归档责任意识，结合法律法规和规章的强制规定，优化和调整项目内部归档制度，进而逐渐形成制度体系，使归档工作成为常态，做到及时归档、定期归档，形成考核检查机制，除了城建部门例行检查外，加强内部监管，使归档立卷工作成为常态，继而提升归档率。

（二）提升档案管理专业化水平落实创新管理。重点建设项目档案管理专业化水平的提升是确保档案管理取得长效、保持常态的关键之举。建设项目管理方要通过引入信息化管理技术和数字化归档措施，使档案管理工作的创新性得到体现，逐步落实创新管理。项目方要做好档案管理人员的教育培训，使其掌握必要的专业技能和知识，使相应的档案管理工作能够突出系统化和规范化，使归档立卷工作取得实效。