文/浙江科技学院档案馆 徐秀娟 王宇晴

新时期高校档案数字化管理的现实意义探析

文/浙江科技学院档案馆 徐秀娟 王宇晴

在大数据时代，信息量暴增，随之而来的是越来越多的信息资料，而对于高校档案工作来说，传统的管理方法已经无法适应发展的需求，档案数字化管理已成为必然。因此，新时期高校必须顺应发展趋势，认知档案数字化管理的意义，加强档案数字化管理。

高校档案；数字化管理；现实意义

伴随着大数据时代的来临，社会经济发展对高校档案管理工作也提出了更高的要求，档案管理工作对于高校的发展有着非常重要的作用。然而，当前高校档案管理工作中存在着诸多问题，制约着高校档案管理工作的进一步发展。

一、高校档案管理过程中存在的主要问题

（一）高校档案管理基础设施相对落后。高校档案管理基础设施相对落后主要体现在以下几个方面：1.由于高校档案中包含不同种类的档案资料，因此管理时需要大量的专门档案盒以及档案柜，但是学校往往在这一方面的经费投入较少，管理设备缺失，从而导致档案材料丢失，材料堆积；2.现代化的技术管理设备配置不到位，专门档案室空间狭小，常年失修，缺乏防盗、除尘、防火、防漏、防有害生物的必要保护设施；3.没有建立相应的数据库，不利于高校档案的管理。

（二）高校档案内容缺乏完整性。高校档案内容缺乏完整性主要体现在：1.高校开设的课程门类繁多，且教学活动本身是一个动态的过程，教学效果易受到师生情绪的影响，种种因素造成教学档案具有多样性、分散性和易变性等特点，这些特点不利于档案的齐全收集、集中归档与规范管理。2.教学档案直接来源是教师的教学成果，这使得部分教师对教学档案的上交有抵触心理，上交不积极或上交材料不齐全，甚至将一些档案材料据为己有，导致部分教学材料不能完整地收集起来，缺乏完整性。

（三）纸质档案保护、查找、共享难以实施。在传统的档案管理中，纸质档案给档案管理带来了很大的不便。1.高校档案众多，频繁查询及借阅纸质档案，经常出现档案丢失、丢页、页面污染等情况；2.纸质档案查找起来非常不容易，如果需要批量查找更是十分困难，并且查找出来的档案还要放回原处，否则会给下次的查找造成更大的困难；3.由于高校档案的内容包含的比较广泛，像重点学科及课题跟踪档案以及文献典藏档案和借阅档案，如果需要查询档案，就必须到档案管理处来，并由档案管理处工作人员协助查找，这种低效的重复劳动不利于高效办公，降低了工作效率。

二、新时期高校档案数字化管理的现实意义

（一）高校档案智能化管理，有利于提高办公效率。借助档案管理系统进行智能化管理，可使检索编码自动生成，提高办公效率。1.办公人员可以实现远程操作，弥补以往的传统办公条件空间和时间的局限性。扫描、压缩、转化原始材料大大减少了人工操作的工作量，并将失误率降至最低，能够将珍贵材料及时、准确地保存。2.将档案借阅或者翻阅记录录入电脑，能够及时提醒管理人员，避免档案遗失，实现快捷管理，提高办公效率。档案数字化代替原来的纸质档案使用，使文件不再受“孤本”限制，该文件可以提供给所有需要的人使用，数字图像文件异地转移，使异地存取使用可通过计算机网络得到实现，极大地提高了办公效率。3.为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须根据高校的实际情况，制定统一的格式标准和档案管理业务规范，使档案智能化管理在实际应用中少走弯路，以保证档案管理软件的有效运行，提高办公效率。

（二）高校档案数字化管理，有利于拓宽资源建设途径。

高校档案数字化管理，有利于资源建设途径的拓宽。1.高校档案可借助于档案管理系统进行数字化管理，将档案数字化处理并录入系统，运用先进的计算机技术，建立相应的提交档案信息的系统，这有利于档案的齐全收集、集中归档与规范管理。2.高校应遵循开放性原则，将数字化信息资源对外开放，让学生或者公众在数字资源中查询并自愿提交有用信息资源，提高共享程度，拓宽资源建设途径。3.对于部分教师对教学档案的上交有抵触心理，上交不积极或上交材料不齐全的情况，可以运用计算机技术，通过软件管理系统对其进行统一的提醒、督促及审查，督促其完整上交教学材料，以确保教学材料能完整地收集起来，保证其完整性。

（三）档案数字化网络系统，有利于实现资源保护共享。

数字化管理是建立在计算机快速发展的基础上，摒弃了传统管理方式和检索方式的烦琐，安全性、通用性得到很大程度地提升。1.建立安全技术防范系统，积极应用各种先进的计算机加密、防入侵等技术。对重要的电子档案，不但要同质备份，而且要异质备份，及时转换成微缩品，以确保它们长久可读。2.教学档案数字化管理可借助网络平台实现整个网络内部信息资源共享，管理和检索档案信息不受办公地点和办公时间的限制，使档案信息的利用更加便捷，扩大范围，使应用范围、应用人群更加广泛，而且有利于实现资源的保护、查找。3.人们在共享资源的使用过程中，可以不断了解到当前使用的数据库缺点，取长补短，不断改进和更新数据库管理系统，使档案数字化管理日益成熟完善，并且定期整合高校产生的教学信息资源，确保具有归档价值的信息能够及时数字化归档。

三、结束语

综上所述，新时期高校档案管理面临的诸多问题，严重制约了高校档案管理的效率。因此，要想使高校档案管理更快更好，必须使高校档案智能化和数字化管理，提高办公效率，拓宽资源建设途径。同时，认识到档案管理对高校工作的重要性，大力推动高校档案管理的数字化发展，对构建和谐的高校环境和和谐的社会环境也有着巨大的意义。

［1］王翠红.实施档案数字化管理的几点思考［J］.档案管理，2013（09）：115-117.

［2］王静.对档案信息安全体系建设的几点思考［J］.东方企业文化，2014（02）：108-120.