浅谈机关事业单位档案管理工作的难点及解决对策

2016-11-25烟台开发区工委宣传部李琳

办公室业务 2016年13期

文/烟台开发区工委宣传部李琳

文/烟台开发区工委宣传部李琳

档案是记录单位人员及工作或活动内容的重要资料。档案资料能够为单位人才的录用和考核，以及单位进一步开展工作提供重要依据。档案管理过程中，工作人员的专业素养和工作态度，档案管理工作的制度和流程，以及档案管理的信息化水平都是机关事业单位档案管理工作的难点所在。针对以上问题，需要从提高人员素养、完善制度规定以及加强信息化建设等方面来完善。

机关事业单位；档案管理制度

档案是记录单位人员及工作或活动内容的重要资料。档案资料能够为单位人才的录用和考核，以及单位进一步开展工作提供重要依据。规范的管理能够使档案资料得到充分且有效的利用，从而为单位的管理工作提供支持，而混乱或效率低下的档案管理现状会使单位工作的开展艰难前行。机关事业单位作为国家公共权力的行使者以及国家公共事务的管理者，做好其档案管理工作，能够为选拔录用国家公职人员以及执行公共管理权力、提供公共服务带来便利。然而，实践中，受客观历史原因或是思想意识薄弱等主观原因的束缚，我们机关事业单位在档案管理上还存在不足之处，解决这些工作难点应当成为机关事业单位档案管理工作的当务之急。本文将从分析机关事业单位档案管理工作的难点出发，找到解决这些工作难点问题的解决办法。

一、机关事业单位档案管理工作的难点

档案管理工作需要科学的管理方法、专业的管理人员、规范的管理制度以及机关管理层足够的重视。然而，这些必要条件并不是在每一个单位都能够得到充分满足。实践中，机关事业单位档案管理多存在以下这些难点问题亟待解决，包括：

（一）机关事业单位内部档案管理工作人员专业知识不足、职业素养不高或是工作态度不够积极。部分机关事业单位没有配备合格的工作人员来专门从事档案管理工作，因而只能让其他工作人员身兼数职，或是通过招聘临时整档人员来应对档案管理的工作需要。专业人员不足的现状，导致这些人员在繁杂而专业的档案工作面前力不从心，错误百出，档案管理工作较为混乱。同时，即便是在配备有足够专职人员的情况，档案管理工作人员的工作态度也直接影响到档案管理工作的实效。部分档案管理工作人员工作中抱着消极应付的态度，缺乏责任心和岗位自豪感，导致档案无法整齐归类，或是及时更新。又或是，在档案管理人员变动的时候，没有做好交接工作。以上这些都不利于档案的充分利用。

（二）机关事业单位内部缺乏科学规范的档案管理和利用制度。规章制度和工作流程是机关事业单位工作顺利开展的依据。然而，目前部分机关事业单位档案管理还只是停留在依靠各个部门自己来进行管理的阶段，导致档案分散在各科室，缺乏统一高效利用的制度。此外，在档案管理方式还停留在传统的“信袋式”管理的阶段，不能做到科学的专业管理，导致对信息的提取和利用较为困难。并且原有的纸质档案管理方式和设备还存有不足。

（三）机关事业单位的档案信息化管理程度不高。随着互联网以及网络技术的应用日益普遍，社会的日常办公以及档案管理工作的面貌也为之一变。电子档案较纸质档案更能够实现便利高效的管理，且保存量大，方便利用。部分机关事业单位已经实现了档案的信息化管理，但是在档案的保密制度建设上还有待加强。

二、机关事业单位档案管理工作的解决对策

针对以上机关事业单位在档案管理上存在的人员、制度和技术问题，应当从问题本身出发，找到相应的解决之道。

（一）提高档案管理人员的专业素质，加强爱岗敬业精神建设。首先，在档案管理工作人员的招聘上，要设置相应的任职条件，包括专业的档案管理知识以及强烈的职业认同感和责任心。并且，在部门工作开展的过程中，也要同时定期的专门培训来提高档案管理工作人员的工作能力，对新事物的适应和掌握能力，确保有一支专业的档案管理队伍。

（二）健全机关事业单位的档案管理制度，并严格依照规章和办事流程来执行。机关事业单位的领导应当对规范档案管理工作给予足够的重视，依照已有的档案管理法律法规和规范化的内部操作流程，将内部档案的归档、集中管理、利用、保密以及档案管理工作交接等事项通过明确的细致化规定确定下来。只有确保有明确的制度依据，才能保证档案管理工作在规范的轨道下进行。

（三）提高机关事业单位档案管理信心化水平。通过配备信息设备和技术手段，对已有的档案资料进行归纳整理，并及时更新，并且积极利用音像和图片保存设备对这些档案资料进行保存。同时，也要提高单位内部人员对于信息技术的掌握水平。