文/湖南省第一测绘院 刘莹

新时期事业单位文书档案的管理工作探究

文/湖南省第一测绘院 刘莹

文书档案是事业单位在从事社会管理活动中形成的文件材料，记录了单位的各种信息，具有保存价值，是档案管理工作中不可缺少的重要组成部分。随着社会主义经济的发展，如何在信息化、计算机时代做好事业单位文书档案的管理工作成了备受关注的课题。本文对目前事业单位文书档案管理工作的开展现状及存在的问题进行了分析，并针对存在的问题提出了一些建议。

新时期；事业单位；文书档案；发展现状；应对策略

一、文书档案管理对事业单位发展的意义

事业单位文书档案是档案管理的基础性的工作，真实记载了单位员工个人信息及单位工作各方面信息，是单位重要的信息资源，直接影响着管理层的决策。管理层可以根据档案记录制定科学合理的工作计划，从而有效地提高工作效率及质量，促进事业单位的进步与发展。事业单位的文书档案较全面地记载了事业单位的各方面信息，不仅弥补了国家档案的不足，还为我国社会主义市场经济的发展提供信息服务。

二、事业单位文书档案管理的发展现状

随着我国经济体制的改革，计算机及网络信息技术的迅猛发展，我国事业单位文书档案也正在由纸质管理向电子信息管理转变。文书档案管理工作在转型过程中存在一些问题，主要表现在以下几个方面：

（一）事业单位档案管理制度不完善、缺乏管理及责任意识。据调查显示，目前事业单位档案管理的问题主要表现在档案管理制度不完善，制度紊乱，致使在实际应用中漏洞百出。有的事业单位虽然有明确的制度但仅存在于表面形式，没有真正落实，执行效果差。出现此类情况的主要原因，一方面是有的单位领导人对档案管理不重视，存在“重技术，轻档案”现象，对文书档案的要求仅是保存完整，需要时参考即可。另一方面是相关人员对制度执行时缺乏责任意识，致使文书档案资料收集不完整。

（二）管理人员综合素质有待进一步提升。文书档案管理不仅是事业单位必不可少的行政工作，同时也是一项专业性技术性很强的技术工作，事业单位文书档案管理人员必须具有相应的素质才能够胜任档案管理工作。目前，虽然我国事业单位有比较稳定的档案管理人员，但进入信息化时代后，信息发展迅速，文书档案管理队伍文化程度及专业素质依然无法适应新时代的发展需要，满足工作要求，尤其缺乏对文书档案进行深层次开发和研究的专业性人才。

（三）事业单位文书档案管理综合水平有待提升。改革创新是社会进步发展的灵魂。改革开放以来，我国事业单位在不断地改良立异。随着计算机的普及应用，若文书档案管理系统没有合理完善的管理标准，很难达到统一通用的要求，致使许多电子文档难以准确、及时归档。文书档案管理工作的规范化、标准化、科学化有待提高。

三、新时期事业单位文书档案管理工作需改进的措施

（一）建立并完善文书档案管理规章制度，提高对档案管理的重视程度。健全的文书档案制度是文书档案管理工作的发展的必然要求。首先，根据国家事业单位标准，结合本单位文书档案管理工作的实际，建立并完善文书档案管理规章制度。其次，为适应社会主义经济发展，必须提高单位领导对档案管理的重视程度，同时加大文书档案的宣传力度，使每个员工认识到文书档案的重要性及对事业单位发展带来的影响，增强相关人员的责任意识，端正工作态度，保证档案管理工作的质量要求。

（二）提升案管理人员业务综合素质。提升文书档案的管理水平其中一个重要因素就是提高档案管理人员的综合素质。文书档案管理工作烦琐庞大，要求文书档案管理人员不仅要有较强的责任心、奉献精神，还要有过强的专业技术水平。通过员工内部培训，提高文书档案管理人员的电子档案管理专业知识和技能，学习管理档案的新方法，新观念，使专业知识与实际工作相结合，不断创新，在新的发展时期，适应改创新形势下的档案管理工作。

（三）强化使用新型的文书档案管理模式。新时期，为了适应时代的发展，事业单位文书档案管理工作必须改革与创新。以文档一体化以及数字化的管理方式对档案进行集中式的收集、分类与存储，从而为文书档案管理创造良好的工作环境。信息高速发展的今天，各个单位都在使用无纸化办公系统，每天都要接收很多电子文档资料，利用计算机信息技术，加强对电子文件资料的管理，使文书档案工作电子化、信息化、系统化，保证电子文件和纸质文件能够实现对应管理，彻底摆脱纸质资料管理的依赖， 减轻资源损耗，提高文书档案管理的工作效率。

四、结束语

综上所述，事业单位文书档案管理工作关系着事业单位发展和进步，单位领导及员工都应该引起重视。随着社会的不断进步，事业单位的文书档案管理工作还存在一些问题，需要不断地改革创新。如今已是信息化社会，数字化、信息化已经是事业单位文书档案管理的必然要求。因此，文书档案管理者要不断提高自身综合素质，利用计算机信息技术做好事业单位文书档案管理工作。

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