文/黑龙江省水利水电勘测设计研究院 陈婷婷

大数据时代背景下档案管理探讨

文/黑龙江省水利水电勘测设计研究院 陈婷婷

大数据这一革命性技术给现代社会的各个行业带来了超过预期的冲击和改变，新技术和新应用地陆续跻身人类生产和生活的各个舞台，档案管理也不可避免地面临着诸多的调整和机遇，如何准确地把握时代脉搏，有针对性地采取措施促进档案管理实现创新发展，更好地发挥服务功能，档案管理人员必须高度重视和深入思考。

大数据；档案管理；信息技术

信息技术让档案管理实现了电子化和数据化，近年来随着物联网的广泛应用，社会组织衍生了海量的数据，加上信息储存和处理技术的升级，使得对海量数据的收集、挖掘、储存、应用成为可能，档案管理进入大数据阶段。大数据时代背景下的档案管理对于用户的检索、查阅和电子档案的数据处理能力要求更高，深入分析大数据时代背景下档案管理所面临的挑战和机遇，有针对性地采取优化措施，对提高档案管理的服务水平具有重要的现实意义。

一、大数据时代背景下档案管理面临的挑战

（一）档案信息的储存和获取。大数据时代背景下，一方面是档案数据呈指数增长，现有的储存设备和技术难以完整的储存全部信息，另一方面则是海量的数据意味着信息的上传需要更多的时间，很难实现信息上传的即时性。因此，大数据时代背景下档案管理面临的首要挑战就是如何在保证档案信息完整性的前提下，对数据进行有效储存，当前比较常见的是在储存点进行处理后仅传输处理结果，但这样无法准确判断信息的有效性，这对于档案管理是一个极大的挑战。

（二）有效的数据管理。数据从产生、传播、储存、保护、归档到安全维护，都有发生错误的可能性，在传统档案管理和信息化档案管理都是采用构建容错算法模型的方式来降低档案管理各个环节错误发生的频率。但是大数据时代背景下的档案管理无法设计零误差的容错设备或者软件，虽然理论上来说容错率只需要保持在一个“可接受”状态即可，但是随着容错率的降低成本，错误产生的概率将会大幅度提高，对档案管理的创新发展造成了极大阻碍。

（三）人才挑战。大数据时代对档案人员的能力和素质要求也出现了很大的变化，传统的档案人员只需要掌握一定的纸质档案管理技术即可，信息化时代下档案管理人员需要掌握一定的计算机技术如办公软件等，而大数据时代背景下的档案人员不仅需要掌握相应的档案管理技术，更需要深入学习数据挖掘、数据分析技术。因此，在工作实践中，档案管理急需大数据处理所要求的软硬件工程师、数据库工程师等专业人才。

二、大数据时代给档案管理的发展机遇

（一）大数据理念给海量档案信息资源管理带来了机遇。纸质档案资源信息管理往往以卷、件、份为单位，信息时代的档案资源信息管理更多的是直接将档案信息储存在电脑中，大数据时代的档案信息管理则是以字段、数据库的方式来对档案资源信息进行管理，面对海量数据所带来的巨大压力，档案人员的工作目标将不再是档案的收、管、用上，而是电子档案的生成、可读性、安全性，同时借助云计算技术实现计算资源和储存资源的动态扩展。

（二）大数据理念给数据利用带来了新的机遇。进入档案管理进行信息化时代后档案利用效率较以前有了一定的提升，而数据挖掘技术作为大数据时代的代表性技术，对于利用率的提升作用不言而喻，通过数据挖掘和数据模型，对相关的数据进行聚类、分类、相关性分析，将原本的“死档案”转变为“活信息”，实现了档案信息资源的即时使用。

三、大数据时代背景下档案管理发展建议

（一）积极利用先进技术。大数据概念和海量数据两者的最大区别在于是否拥有先进的数据挖掘技术和相应的数据处理模型，在档案管理工作中，我们要积极主动的采用各种先进信息技术和储存系统来提高档案管理科学化水平。例如采用内存计算技术来实现档案资源的自动化管理和配置，降低大数据时代背景下档案管理的复杂性，提高利用效率，采用云计算技术来实现档案信息资源共享，构建档案服务大数据。

（二）提升档案管理部门的协同工作能力。不同区域、不同等级的档案部门经常是各自为战，档案信息资源的共享和利用几乎不存在，管理者的思想认识不足是不容忽视的一个重要原因。面对大数据时代所带来的压力，各级档案部门必须不断优化管理手段，消除信息壁垒，建设“大档案”，实现“大服务”。例如以数字档案馆建设为载体构建档案大数据，实现档案信息资源的统一利用，大幅提高档案信息资源的利用效率。

（三）重视数据技术在档案智能检索中的应用。大数据时代到来，如何在海量的档案数据中筛选出有效信息成为亟待解决的问题，数据技术为实现档案智能检索提供了可能。例如可视化分析、预测性分析、数据挖掘算法、语义引擎、多字段过滤、智能筛选等技术都能够保证档案检索的真实性和有效性，优化档案利用服务流程，提升档案管理人员公共服务能力。

大数据时代的我们处于由各种数据包围的环境中，对数据的利用水平决定了未来的发展高度。因此，档案管理在面对大数据时代所带来的诸多挑战时要勇于创新，积极地采取措施提高数据挖掘、整理、归纳能力，更好地服务社会，实现档案管理工作和社会经济的共同发展。

［1］于晓萍.大数据时代下档案管理的应对策略研究［J］.兰台世界，2015（02）.

［2］石冬梅.大数据时代档案管理工作的挑战与机遇［J］.现代商业，2014（09）.

［3］尹宝君.大数据时代档案管理中新媒体与传统纸媒的融合研究［J］.兰台世界，2015（08）.

［4］邢蕾蕾.大数据时代下档案管理发展的有效途径［J］.科技展望，2014（11）.