试析如何发挥档案统计在档案管理中的重要作用

2016-11-25河北省承德市滦平县住房和城乡规划建设局王雪梅

办公室业务 2016年13期

关键词：档案管理工作

文/河北省承德市滦平县住房和城乡规划建设局王雪梅

文/河北省承德市滦平县住房和城乡规划建设局王雪梅

档案统计是档案管理工作的重要组成部分，提高档案统计工作水平对整个档案管理工作的顺利展开有着重要的意义，要提高档案统计工作的水平，应当设计完善的档案统计管理制度，切实加强档案统计工作人员素质，对档案统计工作进行科学合理的安排。

档案统计；档案管理；作用

档案统计工作的水平直接影响着档案管理工作的顺利、准确开展，本文针对档案统计工作专业性较强的特点，通过对档案统计在档案管理中的重要意义以及如何发挥档案统计工作的效用做了相应的探讨。

一、档案统计在档案管理中的重要意义

档案管理工作包括档案收集、整理、保管、编目、检索与统计等多个方面，其中档案统计是做好档案管理工作的有机组成部分，档案统计是指通过一系列统计方法的应用，将档案工作中出现的各种现象、趋势和工作流程用数字与表册的形式描述出来，帮助档案管理工作人员及时全面的掌握档案工作总体情况的一种工作方法。档案统计工作的目的不同，档案统计工作通常有两种，分别是综合性档案调查统计工作与临时性档案统计工作，两种统计工作方法各有优劣，相互补充能够为统计工作的顺利展开提供有效的工作情况数字化反馈。

（一）有利于加强档案管理工作的控制。档案统计工作能够将档案管理的整体情况与档案管理中出现的具体问题通过数字图表清晰、及时的反映出来，有利于加深工作人员对档案管理工作的认识，帮助档案统计工作人员及时掌握管理工作开展的整体情况，进而能够及时针对档案管理工作中产生的问题采取有效的补救措施，及时予以纠正，提高档案管理工作的水平。

（二）有利于档案管理工作的合理规划。在进行档案管理工作时需要对档案信息进行采集、分选、整理、存档等一系列复杂的工作，档案管理人员的工作量比较大，面对的工作内容较为繁杂，在工作的梳理过程中需要付出大量精力，且容易出现疏漏与偏差，而档案统计工作能够通过专业的工作方法对档案的信息进行详细的梳理与编号，使档案的类别与条目清晰有条理，能够使档案管理工作人员快速、准确掌握档案的整体信息，并针对档案工作目标对档案管理工作做出合理的规划，优化档案管理工作流程，提高档案管理工作的效率。

二、如何发挥档案统计在档案管理中的重要作用

（一）完善档案统计制度。建立完善的档案统计制度首先应当提高档案管理人员对档案统计工作的重视程度，切实认识到档案统计工作对提高档案管理工作效率的前提与保障作用，进而最大程度发挥档案统计在档案管理工作中的作用。其次，设计科学合理的档案统计工作人员配置与管理制度，保证档案统计工作的人员配置能够满足档案统计工作的需要，保障档案统计工作的顺利展开，同时充分利用档案统计人员管理制度标准，进行档案统计人员奖惩措施，提高档案统计工作人员的工作积极性以及档案统计管理工作的效率，保障档案管理工作顺利有序地开展。第三，制定科学有效的档案统计工作管理制度，档案工作的准确性是档案工作成效的重要指标，然而由于档案管理工作复杂、繁重的特性，档案管理工作难免会出现疏漏与偏差，在档案统计管理工作中通过科学合理的工作制度管理，能有效提高档案统计工作的水平，增强档案统计工作的准确性，使档案统计工作发挥出更大的效果。第四，由于档案管理涉及大量个人信息，档案管理工作对档案管理人员有相关的保密职业操守要求，而档案统计工作人员能够接触到完整系统的档案信息，应当依据相关法律法规，结合档案统计工作的实际情况制定严格的保密与职业道德操守规章制度，为档案统计工作健康开展提供保障。

（二）加强档案统计人员素质。首先，档案管理工作是一项专业性较强的工作，特别是档案统计工作需要工作人员掌握相关的数学编码与数学统计知识，档案统计工作人员的专业素质水平直接决定着档案统计工作进行的效率与准确及完整程度，进而影响着整个档案管理工作的水平，因此应当注重档案统计工作人员专业能力的提高，在进行统计工作具体工作内容的人员分配时，档案统计工作人员应当优先将统计专业人才分配到档案统计工作中，并定期加强对档案统计工作人员的专业技能培训与专业技能考核，帮助档案统计工作人员提高自身的业务水平与能力。其次，档案管理部门应本着德为先，德才兼备的用人原则选用档案统计工作人员，并定期对档案统计工作人员进行职业道德素养与相关法律法规培训，帮助档案统计工作人员端正工作态度，正确认识档案统计工作在档案管理过程中的重要作用，提高工作人员的法律法规意识，增强档案统计人员的保密意识，降低违法违纪事故发生的概率。

（三）合理安排档案统计工作。档案统计工作是档案管理工作顺利、准确开展的前提保障，同时档案统计工作面临的工作量较大、内容繁杂，因此应当合理的安排档案统计工作，使档案统计工作的开展条理清晰，缓急合理，计划明确，有效保证档案管理工作的效率，如果档案统计工作安排不够合理，将会严重影响档案管理的顺利进行，不利于档案管理的有效发展。