如何做好基层档案管理工作

2016-11-25厦门水务中环污水处理有限公司朱素贞

办公室业务 2016年13期

关键词：档案管理基层工作

文/厦门水务中环污水处理有限公司朱素贞

如何做好基层档案管理工作

文/厦门水务中环污水处理有限公司朱素贞

本文结合工作实际，论述了基层档案管理人员如何做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作。【关键词】基层；档案管理；工作

基层档案是基层单位运作过程中不可缺少的资料，也是上级档案部门的原始资料，基层档案管理者应当认真做好档案的管理工作，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等工作。

基层档案规模虽小，但项目齐全，通常一个人要承担所有工作，所以要做好基层档案管理工作不是一件容易的事情，除了档案管理人员必须具备过硬的专业知识外，还需要领导的重视和支持，以及各个部门的积极配合。笔者长期从事档案管理工作，积累了丰富的经验，2001年我们厂档案管理已达到省一级标准，现就如何做好档案管理工作谈一谈自己的经验。

一、档案管理工作必须取得基层领导和相关人员足够的重视和支持

一些基层领导和员工认为，档案管理工作人人都能做好，就像整理家具一样，不需要专业知识，有的干脆认为档案可有可无。显然，这是一种错误思想，而且这种错误思想会严重地影响着我们档案管理人员的工作。因此，要做好档案管理工作，我们必须先解决好个别领导和员工存在的思想问题，否则事倍功半。

首先，必须使领导和员工充分认识档案的价值，使其懂得“档案也是生产力”。我们可以举一些事例进行阐述。例如，借助档案，可以在对外交往过程中维护国家主权的领土完整，解决边界纠纷、保护我国公民的合法权益；借助档案，可以为专利权、商标权、著作权、土地所有权等无形资产提供依据和证明；借助档案，后人可以在前人工做成果的基础上进行创新，实现科学技术创新的可持续发展；利用档案可以使设备的维护维修和改造工作有据可查，避免人力和资金的浪费；利用会计档案中的历史数据，可以预测外部市场的发展趋势和内部成本的变化规律，可以准确地对资金进行预算，有利于做出科学的决策。在领导和员工理解了“档案也是生产力”后，我们做起事来也就事半功倍。

其次，要使领导和员工懂得档案也是一门科学。档案工作是一项专业性、技术性很强的工作，在很多著名的大学里设有档案专业，有的还有单独的档案学院，有自己的硕士生、博士生，看似简单的档案工作并非人人都能胜任，只有通过系统的专业教育、培训，才能胜任档案管理工作。

最后，开展档案法制宣传教育活动，全面提高档案意识。依法治档是档案工作的根本，把宣传工作贯穿在基层工作中，提高有关人员的档案意识。根据单位的实际情况，采取点面结合的工作方法，组织相关人员学习《档案法》《保密法》《档案法实施办法》，举办《档案法》有奖测试活动，编辑出版《档案专刊》，营造人人学档案法，人人爱档案的气氛，让档案这一概念深入员工心中，取得员工工作上的积极配合。若涉及单位和工程建设时，也要对承建单位的相关人员进行档案相关内容的宣传，因为勘察、设计、施工单位是工程档案的直接形成和移交的主体，只有承建单位做好做全档案，建设单位才能接收完整准确的工程档案。但是，对承建单位的宣传要讲究方式方法，重点宣传他们在档案管理中应承担的义务和责任，例如发放宣传《国家重大建设项目文件归档要求与检查整理规范》等相关文件资料。

二、档案的管理工作

（一）档案的收集工作。档案的收集工作就是把日常工作中形成的能真实反映本单位主要职能活动和真实历史面貌的各方面具有保存价值的文件材料收归档案室统一管理的过程。建立厂档案工作网络，各职能部门配备兼职档案员，明确其职责，制定本单位的归档制度，编制年度工作计划，保证档案的完整。在收集中要注意档案的形成特点，注意系统性、完整性，能反映本单位的历史面貌和工作特色，要以“我”为主，着重收集反映本单位职能活动和历史发展情况的档案。

有时某些工程比较复杂，历时较长，待全部完工后资料往往难以收集齐全，对此档案室要注意做好资料的阶段性收集工作，分阶段及时收回各种资料，确保资料完整。

对调离本单位的人员，档案室应及时收回其未归档的档案资料，以免失散。

（二）档案的整理工作。档案的整理工作就是通过对档案的分类、组合、排列、编目，使档案变无序为有序的过程。根据实际情况编制本单位的《分类大纲》，它是单位整理档案的标准。整理档案时应遵循以下原则：1.在整理过程中要保持文件之间的历史联系；密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；字迹模糊或易蜕变的热敏传真纸文件复印后，原件在前，复印件在后等。2.卷内文件排列完毕后要进行编号，文书案卷要在有文字的每页文件材料正面的右上角，背面的左上角写编号；科技档案在有文字的下页文件材料正面的右下角，背面的左上角写编号。3.要按规定的格式填写卷内文件目录，没有标题的文件要重新拟定标题，置于卷首，有关卷内文件材料的情况说明要填写在备考表内，置于卷末。4.案卷装订要采取三孔一线，装订前去掉金属物。5.填写案卷封皮时案卷题名要简明，确切反映卷内文件材料的内容。6.案卷号编好后要编制案卷目录，确定排放顺序，便于保管和查寻。做到不符标准不入盒、不合要求不入柜，切实保证案卷质量。

（三）档案的鉴定就是通过对档案利用价值的认识，考虑其要不要保存，保存多长时间。编制本单位《保管期限表》，将文件按不同的保管期限分别立卷，根据工作需要成立档案鉴定小组，定期对档案进行鉴定；对保管期限满的档案，在销毁前应由鉴定小组进行鉴定，鉴定时必须分析文件的内容、来源、时间、形式，认真地、仔细地考察和鉴别，做出正确的判断。遵循的原则是：保存从宽，销毁从严；复本从宽，孤本从严。已无保存价值的档案销毁时，必须编制销毁清册。

（四）档案的保管就是根据档案不同的制成材料，分别采取相应的科学存放的安全防护等措施，尽量延长其寿命的一项工作。编制本单位《档案库房管理制度》，做到档案库房、阅览室和办公场所“三分开”，保证档案保管符合“八防”技术要求，定期不定期地对档案管理利用情况进行检查，发现问题及时补救整改。购买铁皮柜、空调、除湿机、碎纸机等设备，安装报警器、灭火器等安全防护设施。平时注意档案库房的清洁卫生，控制温湿度，防治有害生物，使用防虫防霉药剂，以保证档案安全。编制《档案借阅制度》，办理借阅手续，防止档案丢失。

（五）档案的统计就是用表册、数字的形式，对档案和档案工作诸现象的数量关系进行调查、整理、分析和研究，从而揭示其发展过程、现状及其一般规律的一项工作。建立《卷内目录》《案卷目录》《档案移交（接收）登记簿》《借阅档案登记簿》《档案利用效果登记簿》，它们是档案统计的基础。通过统计数据我们可以了解各类档案的过去、现状，从中发现规律，预测未来状况，有利于做好工作准备；通过最近的统计数据我们可以方便地检查档案的库房状况和外借状况，有利于管理。