文/阳泉师范高等专科学校 张惠芳

新时期大专院校档案管理的探讨

文/阳泉师范高等专科学校 张惠芳

随着社会的发展，大专教育逐渐发展成为我国教育中的一部分，有效推动社会的发展和学校教育改革的深化。在大专院校档案管理工作中包含着教学、人事以及科研等方面的内容，因此档案管理直接影响着大专院校各项工作的正常进行。基于此，现分析目前新形势下大专院校档案管理的重要性、档案管理过程中存在的问题以及提升档案管理的有效措施。

新时期；大专院校；档案管理

在新形势下，科学技术在不断发展，国家对人才的需求也越来越大，因此，在人才培养方面更加需要重视方式方法。大专院校的档案管理是确保大专院校教学以及科研活动进行的基础，但是目前在大专院校档案管理过程中还存在着不少问题，管理落后以及机制不健全表现得尤为突出。因此，在新形势下分析大专院校档案管理的重要性，有效分析现阶段大专院校档案管理过程中存在的问题，研究出有效的应对措施，进而提升大专院校档案管理的有效性。

一、新形势下大专院校档案管理的重要性分析

要想实现大专院校内部高质量、高效的管理，首先要实现对大专院校的档案管理，档案管理过程是反应大专院校发展过程的有效方式，是明确院校发展的有效依据。在新形势下，大专院校的档案管理特别是对档案实行数字信息化管理是顺应社会发展的有效方式。随着信息化的发展，实行网络技术管理，完善档案管理制度和提升档案管理人员的素质，是实现大专院校档案管理工作有效性的最好途径，更是未来大专院校档案管理的发展方向。

二、大专院校档案管理呈现的特点

（一）具有多样性。一些大专院校因为多样化的教学模式、生源范围以及办学体系，使院校材料档案产生了多样、复杂的现象。而且大专院校的档案资料被记录在内的教职工的资历、学历、社会经历以及学生的获奖资料、政治面貌资料、成绩资料、处分资料等这些特殊因素所干扰，管理档案的工作比较复杂，管理的内容也比较多样化。

（二）具有真实性。大专院校的材料档案记录的是教职工、院校管理人员、学生进行工作、实践、学习的最原始状态，记录档案的目的是掌握教职工等人员在之前一段时间，甚至是之前所有时间内进行工作、学习的情况，清楚他们的政治面貌、思想品性和身体状况。这些材料档案不同于那些手续不齐、头尾不全甚至是通过自己撰写出来的材料，这些材料要被院校内的相关部门核实，要有完备的手续和真实的内容。材料内容必须确保真实性，因为材料是院校管理部门了解学生及教职工学习情况、工作情况、在校表现、家庭背景、思想政治和整体素质的主要依据。

（三）具有动态性。由于大专院校近几年的大力扩招学生以及毕业生、择业生的增多，出现了档案流动性增强的现象，像这种一边建立档案一边转出档案的现象让大专院校在管理档案工作的稳定性降低、周期变短，动态性增强。

三、新形势下大专院校档案管理中存在的问题

（一）滞后的大专院校档案管理制度。处在新时期，档案管理的工作需要不断改进，要时刻跟着时代发展的脚步，必须做到与时俱进。但是也有部分大专院校没有完善的档案管理体系，管理制度十分滞后，档案管理的工作始终停滞不前。其中的原因还是从事档案管理工作人员没有积极的工作态度，思想观念与管理形式都比较落后，故步自封，长期以来抑制了档案管理工作的进步。

（二）能力薄弱的大专院校档案管理工作者。档案管理工作者是直接执行档案管理工作的人员，但是在很多大专院校中从事档案管理工作的人员并不是专业化的，也可以说大专院校中的档案管理人员没有专业化的工作知识，缺少职业道德和职业精神，工作态度也不端正。最重要的是工作人员的年龄较大，无法接受并掌握充满现代气息的管理模式，这就是导致大专院校档案管理工作停滞不前的主要因素。

（三）落后的大专院校档案管理方法。如今是信息时代，每一个行业都在广泛运用计算机，并且工作效率都有所提高。但是一些大专院校的管理人员对档案管理的重要性理解不到位，因此一直沿用传统的管理形式，工作效率无法提高，档案管理工作发挥不了任何作用。院校进行管理的最主要依据是档案材料，所以要以科学、系统的方式管理档案。

（四）不健全的大专院校档案管理机制。大专院校管理人才的主要保障是档案管理，但是现在很多院校的管理人员不注重对档案的管理，使人才的引入与迁出变得很随意，这直接对档案管理工作的规范化进行造成了干扰。总的来说，引入人才时，档案管理工作进行的不细致，很敷衍，记录的资料不齐，缺头少尾；当迁出人才时，迁出人不注重档案的收集，没有及时转出档案，使档案与人分离开，为档案管理工作增加了难度。

四、新时期提升大专院校档案管理的有效措施

（一）建立并完善档案管理制度，实现合理化、科学化。大专院校在进行档案管理工作时，要根据新任务、新形势、新情况对规章制度进行改革，要用合理的、科学的档案管理制度代替传统的、陈旧的制度，不断完善管理形式，监督并落实规章制度，修改并完善管理措施，突破陈旧的管理理念，以积极的工作态度进行档案材料的整理、归档和收集工作。在新时期，使档案管理工作不断向前发展。

（二）建设一支强有力的档案管理队伍。首先，组织加强法律法规、了解时事政治的教学，提升从事档案管理工作者的政治思想、文化素养，还要加强文化业务与职业道德的学习，让工作者进行工作技能实践，提高档案管理工作者的综合素质能力。其次，要落实新时期对档案管理工作者的年轻化、知识化、专业化、现代化的要求。最后，要建立踏实肯干、任劳任怨、敢于开拓、勇于创新的档案管理队伍，通过认真的工作态度推进档案管理工作的开展。

（三）提升档案管理工作效率的方法。大专院校要提倡档案管理工作者使用网络科技与计算机，院校要开设学习现代化文化知识的培训，运用科学的现代化水平管理档案。档案管理中的信息查询及储存工作尽量用计算机现代化技术来完成。对现存的条件不断进行适应，改变所处的环境，努力克服档案管理工作中遇到的困难，废弃低劣老套的管理形式，将现代化带入大专院校的档案管理工作中。

（四）变换管理形式，加大监督管理的力度。大专院校的领导要充分认识到档案管理工作的关键性。在工作中需要做到以下三点，第一，院校主管档案工作的部门要加强对工作制度的建立，加深治理档案管理工作；第二，管理大专院校档案的人员要及时向学校领导报告工作情况，帮助学校领导正确的认识及了解档案管理工作，从而引起领导对该工作的支持与重视；第三，要经常与不同院校开展一些关于档案管理工作的交流会，努力加强领导对工作的重视度，经过交流会也要发现自己院校档案管理工作中的缺陷，并借鉴其他院校进行改进。通过这些，建立由上到下的管理机制，为每一个管理人员分配合理的任务，学校领导要对档案管理工作定期进行检验与考察，在所有从事档案管理相关工作人员的年终测评中加入考核成绩，通过奖励与惩罚的方法，实现档案管理工作的监督与治理。

五、结束语

随着社会的发展，社会主义已经进入知识经济发展时代，大专院校作为人才培养的重要基地，要有效管理学生的各种档案以及院校发展的各种档案，这也是推进社会发展的有效方式，档案管理是实现人才管理的基础，能为人才培养提供依据，针对性地解决现阶段大专院校在档案管理过程中存在的人员素质问题和管理制度低下问题，是提升大专院校档案管理工作的必经之路。

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