文/湖北省襄阳市社会福利院 武娟

养老机构档案管理的创新建议初探

文/湖北省襄阳市社会福利院 武娟

人口老龄化是我国人口发展面临的严峻课题，促使老年人养老逐步成为社会广泛关注的问题之一。养老机构能够妥善解决老年人养老问题，对创建和谐社会起着重要作用。然而，在养老机构管理方面，档案管理一直处于薄弱地位，尚未发挥出档案资料在推动养老机构建设与发展中的效用。本文从分析养老机构档案管理的影响因素入手，提出档案管理的创新建议，期望对促进档案工作持续发展有所帮助。

养老机构；档案管理；创新

一、养老机构档案管理的影响因素分析

（一）档案管理认识不足。对于养老机构而言，其在对各类档案材料进行建立和逐步完善的过程中，需要涉及大量与之相关的部门，由此对档案的负责人员提出了更高的要求，需要他们能够严格按照要求对养老档案进行收集、整理及归档，从而确保档案管理规范化目标的实现。但在实际工作中，由于养老机构对档案管理的重视程度严重不足，致使档案负责人的管理意识相对薄弱，加之档案管理以兼职的形式居多，专业管理人员的缺失，造成了档案归集的时间过长，这样一来，难免会导致部分档案材料遗漏、混乱甚至遗失的情况发生，对养老档案管理工作的有序开展带来一定程度的影响。

（二）档案管理机制不完善。养老机构作为公益性机构，其在日常的管理工作中，建立了各方面的相关制度，如行政、财务、后勤等等，但通过对国内一些养老机构进行调查后发现，其中很大一部分都并未建立完善的档案管理制度，由此导致了档案管理工作的责任不明确，制约了档案管理的有序开展。由于档案管理工作缺乏统一和规范的管理制度，从而使其无法与养老机构的发展紧密联系到一起，大量有价值的历史资料得不到妥善保存，对养老机构档案管理工作的有序进行带来了极大的影响。

（三）档案管理队伍不稳定。在对大量养老机构进行调查后发现，其中很大一部分养老机构都未配置专业的档案管理人员，通常都是由其他部门的人员兼任档案管理人员的职务，虽然这些兼职的管理人员在各自的部门都有着一定的管理才能，但由于档案管理工作本身所具有的系统性，对管理人员的专业水平要求较高，而兼职的档案管理人员很难达到这一要求。除此之外，一些养老机构中修养人员的档案有些会存放在护理部，有些则会存放在医务部，还有一部分是由档案室进行统一管理，因档案管理人员均为非专业性的，并且他们的流动性相对较大，致使档案交接过程中出现遗失等情况，影响了档案管理工作的开展。

（四）档案管理信息化建设滞后。计算机技术和网络技术现已在多个领域中得到了广泛应用，在这一基础上，无纸化办公、电子文件随之出现，这在一定程度上改变了传统的档案管理模式。然而，受各种因素的影响和制约，养老机构在档案管理方面仍以传统的手工方式为主，究其根本原因是其档案管理信息化的建设滞后，由此对档案的保存、调用带来了一定的影响，不利于档案管理科学化、规范化目标的实现。

二、养老机构档案管理的创新建议

（一）更新档案管理观念。档案反映着养老机构发展的历程，是养老机构管理中的重要组成部分。所以，必须提高养老机构全体人员的档案管理意识，尤其对于养老机构的领导干部而言，要更新档案管理观念，给予档案管理最大程度的支持，将档案管理纳入到养老机构长远发展的规划中，不断强化有关档案管理活动的宣传教育，促使养老机构内部加深对档案管理的认知。养老机构档案管理部门要与时俱进，树立全新的档案管理观念，具体包括：其一，树立档案利用观念。档案管理不仅要重视档案资料的收集、整理与保管，更要加强对档案资源的开发与利用，为养老机构发展提供有力依据。其二，树立管理创新观念。积极引入先进的信息技术和计算机技术，创新档案管理手段，利用信息系统提高档案管理工作效率，方便档案使用者查阅资料。其三，树立档案服务观念。转变被动式的服务方式，主动收集整理档案资料并提供优质的档案服务。

（二）创新档案管理机制。养老机构有必要将档案规范化管理纳入到重要议事日程，成立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，理顺档案管理机制。首先，健全档案管理规章制度。档案管理部门要依照《档案法》等相关法律法规的要求，结合养老机构自身的特点，针对档案资料收集、整理、保管、移交、利用、鉴定等各个环节制定相关制度，强化对档案的统一管理，促使档案管理向制度化、规范化的方向发展。其次，优化档案管理流程。养老机构档案管理要与业务管理协调同步，确保档案资料收集完整，这就要求档案工作人应具备完成业务办理与档案管理双重任务的能力，保证档案管理工作效率和质量。再次，落实人员管理机制。明确档案工作人员的岗位职责，定期对工作人员进行业务培训，建立起合理的薪酬体系，落实绩效考核制度，并将考核结果与工作人员薪酬挂钩。

（三）重视高素质档案管理队伍建设。档案管理工作的开展离不开专业的档案管理人员，为此，养老机构应当重视对高素质、专业性档案管理队伍的建设，借此来提升档案管理人员的综合素质和专业水平，使其能够更好地完成档案管理工作。一方面，养老机构应当加大对档案管理人员的培训力度，通过岗位培训与继续教育等方式，拓展档案管理人员的思维，丰富他们的知识结构，使其了解并掌握相关的专业技能，确保档案管理工作的有序开展。另一方面，档案管理人员应当注重自身专业水平的提升，借助一些渠道进行档案管理的学习，增强工作能力，在做好档案管理工作的同时，为养老机构的发展贡献力量。

（四）加快档案管理信息化建设。在信息化时代到来的今天，对档案管理工作提出了全新的要求，养老机构传统的档案管理工作方式已经无法满足养老机构发展的需要。为此，必须在现有的基础上提高养老机构档案管理工作的标准，为实现这一目标应当加快档案管理信息化的建设速度。在档案管理工作中，运用数字化技术能够使养老档案资源得到合理的开发与利用，为使用者提供全面、完整的信息资料。同时在档案管理实现数字化后，可以防止有价值的档案资料丢失。鉴于此，养老机构应当构建起一套相对完善的档案管理信息化系统，从而使信息化的档案管理形式与计算机检索方式有机结合到一起，为档案管理工作的开展提供便利条件，这样不但可以提高信息检索查询效率，而且还能对养老档案原始资料起到一定的保护作用。

三、结论

总而言之，档案资料是养老机构开展各项工作的重要凭证，必须提高养老机构内部对档案管理的重视程度。随着养老机构接纳老年人的数量逐步增多，养老机构的任务日益繁重，这对档案管理工作提出了更高的要求。所以，养老机构应加快档案管理创新，树立全新的档案工作观念，创新档案管理机制，采用先进的档案管理手段，从而促使档案管理工作满足新时期下养老机构的发展需求。

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