文/国家知识产权局机关服务中心 田宇

关于做好文件归档工作的几点思考

文/国家知识产权局机关服务中心 田宇

文书档案是部门档案的重要组成部分，是文件经过处理程序、归档程序后形成的，能够准确反映各机关团体、企事业单位的党政工作、行政管理活动等。因此，了解文件处理程序，熟知并掌握文书档案的归档程序和归档方法，对全面做好文书档案管理工作具有重要意义。

文件；文书档案；管理

文书档案是档案的重要组成部分。文书档案的形成与文件紧密相关，是文件经过处理程序、归档程序后转化而成的，是文件材料的“静态”存在形式。具体来说，文书档案是机关、团体、企事业单位等组织，在日常工作过程中，通过特定活动形成的有关组织工作的相关文件材料，在对这些文件材料经过一定的处理程序后，将具有保存价值的文件作为文书档案进行归档保存。

一、文件及处理程序

广义的文件是指法定机关、企事业单位、社会团体等各类组织或个人在工作生活的各种活动中，为方便联系沟通、处理事务、接洽问题等实际需要，用文字、图表、声像等多种方式直接记录下来的信息材料，包括公务文件和私人文件。狭义的文件特指公务文件，即政府部门或公共机构，形成的具有法律约束力、完整体式和固定处理程序的公务文件，如规章制度、指示性文件、公告通告等等。本文主要讨论狭义范围内的文件形成的文书档案。

公务文件具有区别于其他一般性文件的明显特点，即由法定权力作者形成的，具有统一的格式要求，需要按照法定程序进行处理的，能够代表一级组织的法定权威实现执行效用的文件材料。按照使用范围，文件可以分为通用文件和专用文件。通用文件是指各级机关、企事业单位、社会团体在工作活动中使用的文件，如规范性文件、指示性文件、公布性文件、呈请性文件、商洽性文件、证明性文件、综合管理性文件等。专用文件是指在具体的专门业务内的工作活动中，根据特殊需要形成的具有特定作用的专业性文件，如，外交文件、司法文件、会计文件等。

从文件产生到形成文书档案，需要由专门人员经过发文、办理、管理、整理、归档等一系列特定的相互关联的工作程序。其中，文件运转程序中包括两个阶段：内部发文制作和相关部门收文办理。文秘人员根据领导意图或对需要办理的工作意见起草公文文稿，办公室或负责起草文稿的业务部门负责人对公文草稿进行审阅，主管领导对已审阅的文稿进行定稿，并签署意见、姓名和日期，随后印发。印制前，文秘部门要对定稿的相关处理程序、附件材料、文件格式等进行复核，随后进行缮印核对、加盖公章并按照分发范围进行文件登记分发。在收文办理程序中，收发人员应将所收文件信息在收文登记簿上进行详细登记，包括：序号、收文日期、来文机关文号、密级、标题等。文秘部门对所收文件进行审核，判断是否属于本部门业务办理范围后呈阅相关领导。办公室或主管领导根据文件要求，进行签批，提出应由谁或哪个部门办理以及如何办理的意见建议。具体部门或人员按照批示意见和文件要求展开事项办理工作。在办理过程中，办公室应对文件办理进程进行检查和督促。办理完毕后，承办人需在文件处理单上注明文件办理的情况和结果。

二、归档程序

文件真正转化为文书档案需要经过归档程序，归档程序是文书处理的终点，也是档案管理的起点。归档是文书处理部门在文件办理完毕后，根据文件归档制度规定，对有考查保存价值的文件，按照形成过程中的自然规律和特点，进行分类、排列、编目等，使之有序化，并向档案室移交。

在实际归档的过程中，工作人员应当注意不能任意扩大或缩小归档范围。只有属于归档主体和核心的文件才能作为归档文件，归档范围主要是指本部门形成的文件材料。只有符合归档范围的文件，才能最终变成文书档案。通常公文的归档范围，主要涉及四方面内容：一是本部门产生的文件。反映部门职能活动和历史面貌，对部门工作有见证价值或对今后工作有研究利用价值的文件材料，如办公会议纪要、本部门制发的文件材料、大事记、组织沿革、规章制度等等。重复文件、没有参考价值的事务性、临时性文件、文件的修改稿、校对稿、有关工作参考性质的文件材料等不能够作为归档文件。二是上级部门、同级部门产生的文件。本部门执行上级部门、同级部门的文件材料，如上级或同级部门制发的，需要本部门执行的，或关于本部门机构设置、人事任免、人员编制等材料。这类文件无论是否属于本部门主管业务范围，只要需要贯彻执行的，都属于归档范围。上级或同级机关普发性不需要办理的文件、有关工作参考价值的抄送文件等不能作为归档文件。三是下级部门产生的文件。下级部门报送的重要文件材料，如报告总结、计划预算、统计资料等。仅供参阅的简报、抄报等文件材料不能作为归档文件。四是其他对部门工作具有查考价值的文件材料。

文件归档需要符合具体的归档要求。在归档过程中，需要满足许多细节要求。为了确保文件归档的及时性、有效性，工作人员应按照确定的归档时间进行归档，通常在文件所属年度的次年3月底之前全部完成。在实际工作中，也可以随办随归。但为了避免期限不准确、件号排序不整齐、同一事件材料分散等问题，应做到平时录入、集中定号，即在文件办理完毕时，随时录入整理，在次年统一归档时，集中编制件号。其次，归档的文件必须做到齐全完整且为原件，发文稿纸、文件处理单应与文件正本定稿一同归档。对于破损文件、字迹模糊或易褪色文件应进行复制修整后再行归档。在对文件进行归档的过程中，要遵照文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分清主次，明确价值大小，为后续保管和利用提供便利条件。值得注意的是，为避免出现多重归档，对于联合发文的文件，应由主办部门进行归档，其他部门应以复制件或副本归档。第三，注意对归档文件的处理，包括字迹、纸张、装订材料等要素。字迹要满足耐久性；纸张尺寸要按照A4规格处理，大于A4的，应进行折叠或裁剪；小于A4的，要进行托裱；由于金属物会产生生锈现象，因此，归档时文件材料上的所有金属必须去除，若需要装订，应选用线或者不会损害纸张的材料进行装订。第四，对文件材料进行单件归档。相对于立卷，单件归档更加依赖于计算机系统，可以有效减少文件的积压，为文档一体化管理提供了便利条件。具体步骤包括：文件的收集、分类、排序、编页号、编档号、编目录、装盒等等。第五，明确责任，有效管理，认真履行归档手续。各部门在向档案部门移交档案时，交接双方必须根据案卷目录清点档案，在认真核对并确认无误的前提下，按照要求，履行相应的签字移交手续。同时，移交目录应当一式两份，档案部门和移交部门双方各执一份，并妥善保存，不应忽略移交部门留存档案目录的作用。

三、归档方法

高质量的文书档案离不开严格有效的归档方法。

首先，做到准确登记。可以选择计算机登记，或者收发文登记簿进行登记。无论采用何种方式，都应清晰准确记录文件的题名、责任者、密级、收文编号、收文时间等。

其次，加强平时归类管理，形成制度程序。要求文秘人员在公文办毕后，及时将文件归入应归类目中，能够有效提高文件收集的完整性，确保文书档案管理的质量水平，利于文件的查找利用和安全保密。可以提前根据部门工作活动和文件形成规律，对可能产生的文件按照归档要求预分分类类目。按照文件内容所反映的问题分类；也可以按照部门内部的组织机构分类，如处室、科室等，有几个机构就可以分为几类。在确定归档类目后，文秘人员要按照文件属性将其归入相关类目。在归档的同时，需要注意对归类文件进行检查，例如内容是否完整、归类是否正确、收集是否齐全等等。

第三，注意对非经手文件的收集。非经手文件是指没有经过文秘人员记录在收发文登记簿上的文件。如部门领导外出开会或参加活动带回来的文件、直接送到承办部门的文件、各部门的内部文件等等。

文书档案能够准确反映机关、团体、企事业单位的党政工作、行政管理活动等，因此，熟悉文书档案归档程序，掌握文书档案归档方法，对全面做好文书档案管理工作具有非常重要的现实意义。

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