文/云南大学研究生院 宋晓娅；云南大学档案馆 李怀宇

档案利用安全控制研究

文/云南大学研究生院 宋晓娅；云南大学档案馆 李怀宇

档案利用是档案馆工作中面临问题最复杂、最不可预见、最难控制的环节，确保其安全，并能提供有效利用就成了档案馆安全体系建设工作的重中之重。本文将按照档案利用工作的特殊需求，从利用安全的视角对档案利用安全控制进行相关分析和研究。

档案利用；档案安全；管理控制

档案利用安全问题之所以最难控制，这是由档案利用工作的性质，即档案利用安全控制中最重要的因素——利用者的复杂性决定的。利用工作中档案直接或间接与档案利用者接触，因而利用者决定了档案利用的安全控制效果。档案利用安全控制涉及档案实体安全与信息安全两个方面的问题。

一、档案利用实体安全问题

（一）反复利用中自然损坏。档案利用工作是档案社会化服务的重要环节，在各种方式的利用过程中，档案会遇到几下几种不可避免的自然损坏。

第一，反复装订。在进馆扫描过程中或是在利用复制过程中，都存在反复拆卸、装订的过程，不可避免地增加了档案的自然损坏。第二，反复翻阅、折叠。在查阅过程中，利用者对档案纸张进行反复地翻阅、折叠，对档案纸张的寿命有着必然的影响。第三，复印、扫描。复印和扫描过程中，有加热或强光照射等对档案实体安全不利、影响档案纸张寿命的影响因素。

（二）提供利用过程中无意损坏、遗失。在档案利用过程中，由于利用者缺乏档案专业知识或是疏忽而导致的档案无意损坏、遗失，也是可能发生的情况。第一，撕毁。以财会凭证为例，由于财会凭证本身包含档案纸张各不相同，有的纸张薄而脆，利用者在翻阅过程中无意间可能撕坏档案纸张。此外还有可能因为装订原因，有些装订不宜拆卸，但是档案信息被装订遮挡，因此只能尽量减少将档案纸张遮挡部分破坏以获取档案信息。第二，借阅环境简陋。目前来看，很多基层档案部门没有设置专门的阅档室。利用者在办公室查阅档案，来往人多复杂，难免会有意外情况发生。第三，利用者缺乏专业知识。如利用者一次借阅多份档案，由于专业知识的缺乏无意间将档案混淆装盒，致使档案工作人员找不到相应档案。此外，利用者可能无意间将水、油等污物沾染到档案上，或是在查阅档案的时候吸烟，给档案安全带来隐患。

（三）个别利用者故意损坏、盗窃。个别档案利用者可能会故意涂改、损坏、盗窃档案。如高校教学档案中记录学生成绩、毕业获取学位情况、奖惩信息等档案，与个人利益相关，存在被篡改、盗窃的危险。另外，少数利用者因个人习惯，故意在档案上勾画、涂改、做标记、折叠档案。因此在利用档案时，工作人员应当加强监督，但查阅利用者过多时，工作人员的精力有限，这种情况是很难控制。

一般情况下，档案不外借，如有特殊情况确需外借，这时以上三种方式对档案的损坏都处于不可控的状态，因此，以外借方式提供利用，一定要慎重。

二、档案利用信息安全问题

（一）开放查阅权限不明确。很多基层档案部门，对于馆藏档案是否能提供利用，没有明确的规定和权限划分。有些涉及党和国家秘密的档案信息，或者有些涉及个人不宜公开隐私的个人信息，不该提供利用的档案信息被提供利用。此外，档案密级层次不分明，档案工作人员保密意识淡薄，不注意核实利用者身份信息，导致档案信息泄露。

（二）电子档案利用安全风险。随着电子档案数量的不断增加，电子档案在利用过程中的安全问题显得尤为重要。一般来说，电子档案的利用方式主要有：拷贝、传输和在线利用数字化档案。

电子档案利用方便快捷，有利于提高工作效率，但也存在着安全风险。一是电子档案易于复制，一旦泄密，后果很严重。二是传播速度较快、范围较广，电子档案的传播风险是不可控的。如果拷贝的份数越多，存在的风险就越大。违背了档案的保密性原则。三是电子档案易于修改，若非法篡改、添加、删除信息用于其他用途，违背了档案真实性原则，后果不堪设想。

（三）利用者安全意识淡薄。由于档案工作没有得到普遍重视，利用者对应有的查档手续，如需提供委托书、介绍信、身份证件等证明材料了解认识不清，认为工作人员故意为难，导致工作难以开展；甚至有的利用者不听从档案工作人员的劝阻，随意对档案内容进行拍照复制，并传播到网络上，使得单位或个人档案信息泄密，对档案涉及单位或当事人造成不可预估的不良影响。

三、加强档案利用安全控制

（一）利用中保护档案原件。首先，保护档案原件是为了能够更好地提供利用，不能一味地为了保护档案安全而影响档案利用，档案只有在利用中才能体现出其价值。但是为了维护档案实体安全，应当在档案利用过程中注意保护档案原件，根据实际遇到的情况，采取科学的方式提供利用。对于进馆纸质档案，首先要进行数字化备份。一般不外借原件，对于经常利用的档案使用复制件和扫描打印件提供利用。

其次，对于前来查阅档案的利用者，档案工作人员应当耐心教授查阅档案的正确方式方法，尽量减少档案的无意损毁、混淆和遗失，并严格监督利用过程中的行为，不得随意撕毁档案。

最后，在档案利用过程中恶意损坏、篡改、盗窃档案或其他不文明的阅档行为，要从核实利用者身份信息和阅档权限入手进行预防。如果发生了损坏档案的行为，应当及时制止，并对档案实体进行抢救和修复。

（二）规范档案利用制度。规范统一对于利用者的借阅权限、借阅程序、借阅范围、借阅方式等，均形成规章制度，做到档案利用工作有章可循，并严格执行借阅规章制度。对于馆藏档案哪些应该提供利用哪些不该提供利用，哪些部门可以提供利用哪些部门不能提供利用，进行明确的规定和权限划分。细化单位内部档案密级层次，档案工作人员要熟悉相关权限划分，注意核查利用者的身份信息、密级层次和访问权限，严格执行代办手续，从源头上进行安全控制。

（三）完善相关质量标准。在档案标准体系中要把档案利用安全列入重要位置，遵循科学性原则、协调性原则、实用性原则和前瞻性原则，根据档案的重要程度和使用频率参照国际、国内、地方和行业的相关安全标准，制定档案利用的安全技术标准，使之成为符合档案资源体系、利用体系和安全体系建设的，相互联系、相互制约的动态性、指导性的质量标准体系。

（四）严格控制电子档案的拷贝。电子档案一般不提供拷贝利用，如单位内部确实有特殊情况需要拷贝复制，必须利用计算机加密技术进行加密。此外，还有数字水印技术可以在电子档案的真实性核实上进行运用。如果是在线利用方式应当对访问控制权限进行严格的审查和权限开放控制。

（五）加强档案安全文化宣传教育。档案部门应当在单位内外开展形式多样的档案知识宣传以及相关法律法规宣传教育活动，合理利用新媒体等进行档案专业知识的宣传，增强档案安全保护意识，确保国家、集体秘密和个人隐私不被泄露。注重在部门文化建设中，通过发挥管理者的主导作用，强化档案从业人员的认同与遵守，经过安全文化的熏陶，真正把信息安全理念内化，就会在日常工作中自觉约束、抵制上述不安全行为，避免安全事故的发生。

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