文/秦皇岛市政协 李旭辉

外文档案的管理与利用

文/秦皇岛市政协 李旭辉

在实践中，外文档案常会被提及与运用。本文首先明确了外文档案的定义与范畴，其次阐述了外文档案的管理现状，特别是存在的问题。最后，以为经济社会发展优质高效服务的实际需求为目标，提出了充分开发利用外文档案信息资源的措施。

外文档案资源；开发利用

档案是人们在社会经济、政治等活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。按照来源、时期、内容和形式等情况的异同，档案可以多角度、多层次的分类。一般来讲，外文档案并没有明确的定义、概念，在档案界也没有确立正式的范畴，得到学术方面的承认，但我们却在使用中常提及与运用。例如，何心在2015年的《兰台世界》发表文章《翻译人才匮乏对外文档案翻译的影响》，明确使用了“外文档案”的概念。从逻辑学的角度对档案分类，就是对档案概念外延的划分，分为几个小类。档案的分类体系起源于美国（分类基础实践源于荷兰），因为在起初之时，档案的整理就是档案的分类。就当时而讲，也没有档案用外文记载的情况。我国的档案分类主要是向西方学习而得，经过模仿、借鉴、创新，逐步形成了自己的特色。档案分类主要以内容为切入点的分类标准，结构性、层次性、有序性、实用性都很好，满足于实用需求。但在全球经济、社会活动日益紧密，一体化已成为现实，“地球村”在融合发展，中外交流广泛、频繁，国内的档案中外文记录越来越多的今天，外文档案的提出与研究很是重要，其时代意义与现实作用重大。

一、外文档案的范畴

外文，即外国的语言或文字。以语言或文字为标准，档案可分为母文档案与外文档案。我国的母文档案以中文档案（即汉文档案）为主，辅以部分少数民族语言或文字记述的档案。一般来讲，外文档案包括历史遗留的和当代项目技术引进的两大部分。以河北省为例，各档案馆所藏的历史遗留外文档案基本上是1840年鸦片战争后、我国解放以前，各国在华机构、社团、企事业单位形成的特定的历史性档案材料。当代项目技术引进的外文档案是随着经济建设的发展，省内许多企业的高、新项目在工程建设、技术改造和设备购置、安装过程中形成了归档数量可观的外文档案。尤其是近年来，随着对外交流的增多，外文档案数量庞大，内容复杂，保管利用应引起相关部门的重视。

档案资源的价值在于利用需求，在开发利用中推动社会政治、经济、文化发展。外文档案是档案资源的重要组成部分。历史遗留的外文档案亟待完整性保存和有序化管理，对于探究地方历史文化、解决外事争端和经济纠纷有着积极的现实意义。项目技术引进的外文档案是随着引进国外先进技术、先进设备而来，对重要行业进行技术升级改造、提升其技术水平和管理水平意义重大。与引进部分相对应的外文档案管理也是档案管理的重点。

二、外文档案的管理现状

当前，外文档案管理中的问题亟待解决。一些档案工作者“保密保险”“利用危险”等陈旧观念还未根本改变，常常把保守档案机密与开放、开发利用档案信息资源对立起来，使保密扩大化、绝对化，特别是在外文档案管理中，很大程度上限制了外文档案的开发利用。外文档案的利用率极低，一方面是缺乏既熟悉档案管理又擅长外文翻译的人才，致使外文档案的基本整理没有完成好；另一方面是外文档案有的散落于大量档案资源之中，有的是专业性很强的专题性存档保管，而且很少有翻译完毕的中文对照，即使是编目工作也是较为困难，致使利用者难以查找。人才的缺乏、档案资源的管理困难，两者相互作用，并形成了恶性循环，使得外文档案服务的质量不高、效益不大。

三、外文档案的管理与利用

档案工作涉及社会和经济的发展。在新时期的事业发展中，需要充分开发利用外文档案信息资源，为经济社会发展优质高效服务。

（一）正确认识外文档案的保密性。1840年鸦片战争后、解放以前的外文档案，从时间范畴上讲，一般不再规定保密时效和范围。但在利用中，我们仍需具有保密观念，不能够无视其秘密性、无限地扩大开放利用范围，应当处理好历史遗留外文档案的开放性与保密性两者之间的关系。项目技术外文档案涉及科技成果、先进技术、专利保护等问题，特别是关于经济发展、经济活动、信息资源等引入的先进技术和核心科技，不能够为第三方所得，更加需要加强外文档案管理的保密工作。

（二）保持外文档案的完整性。知晓外文档案基本内容，进行科学的分类整理。外文档案有其特殊的文字表现形式，要根据外文名称，结合其档案内容，按照专业进行科学地分类整理。尤其是，外文档案中存在大批特殊形式的档案，比如邮票、印花税票、会员证、老照片等。这些档案大多直接粘附在档案中，由于年代久远，胶力失效，很多档案很容易脱落或揭掉。在处理这部分档案时，就要求在备注中完整记录和及时补粘，并自觉遵守档案法律、法规，同时防止他人有可乘之机。

（三）认真完成部分外文档案的翻译。充分利用外文档案，其基础是要做好外文档案的翻译工作，译文要求“辞取达意而止，不以富丽为工”，言之有据，重在考证，词汇和语法结构要尽量地适应当时的语言，保持历史性、专业性的功能。翻译外文档案应符合“理解准确”“用词规范”和“尊重原貌”的原则性要求。“准确性”是所有翻译工作都应严格遵照的标准，外文档案的翻译更是如此。对它的准确翻译首先应当保证译者对档案原文的正确理解，丝毫的偏差都会影响到对其用词的选择，严重的可能会导致外交冲突。“准确”主要是指译者对档案原文理解的准确，而对“准确性”的表达要依赖于“措辞”，即用词的“规范性”。在正确理解外文档案原意的基础之上，对所解读到的档案信息组织语言加以表述，这取决于我们对汉语词汇的理解和掌握。对汉语词汇正确的理解和掌握，才能保证在选择翻译用词时的准确。“尊重原貌”要求来源于档案的“原始性”属性要求，对外文档案目录的编译应充分体现档案原始书写特点，维护档案原始用语，保持其历史性的功能。

（四）科学管理外文档案中的技术文件。技术文件包括技术报价、成套的工艺包、基础设计图纸、详细设计图纸、安装试车规定、制造商文件、专利商文件、性能考核规程、各种数据清单等等，以及引进项目、技术时的合同、技术附件、私下协议、各种会议的议定书等文件。技术文件等外文档案的管理要方便提供利用，在分类、编号、整理存档后科学整合，以关键词汇为信息标识，为检索查询、信息整合作基础。健全便利利用的外文档案利用体系，突出档案和档案工作服务经济的要义。

（五）构建外文档案资源体系。各档案馆所藏的外文档案资源比较丰富，而且对当今的经济社会发展利用价值高。以秦皇岛档案馆为例，其保存有耀华玻璃厂、秦皇岛港等新中国成立前的重要资料，而且以外文居多。秦皇岛港近代档案室（1900～1952年）保存着各类档案2782卷（文书档案2732卷、科技档案50卷，另有历史照片档案260张、各种资料380册）。其中，1912年至1952年的近代档案中，90%是外文，其中英文卷占80%，10%是法文卷和日文卷，其余10%是中文卷。在对外文档案的管理过程中，能够全面了解当时外方的生产经营，许多的管理方式方法仍能够为今所用，例如企业资本构成、股票变更情况，人事管理制度等，同时还可以发现一些以前不曾披露过的重要史实。

（六）在利用外文档案过程中，努力做到“以史为鉴，服务当代”。外文档案管理的中心目的是利用，利用的方式决定着利用的质量。随着时代的发展，外文档案利用的方式亟待不断地丰富与更新。外文技术档案，不仅对提升企业技术水平和管理水平有很大帮助，而且对吸收和消化国外先进技术，提高整体技术水平也有重要作用。各档案馆外文档案种类较多、保存完整，在开发利用之中能够发掘许多有价值的资源。例如，在秦皇岛档案馆中秦皇岛港近代档案（外文部分）对秦皇岛港英国人管理期间的人事管理制度记载全面，值得我们研究。自1927年起，秦皇岛港的人事管理体制已日臻健全，分别设立了十大处和一个直属总局医务部的医院。在547卷人事相关档案中，内容涉及人员招聘和使用、人员培训（包括观摩学习、职工互助、书籍借阅等）、人员考核、人事调整、人员激励等，在人员激励方面大至生产事故伤亡规定、劳资、福利，小到煤贴、职工浴室、电影放映、职工治牙待遇等，很是全面，甚比现在的一些企业。我们要正确运用外文档案资料，善于运用历史唯物主义和辩证唯物主义基本观点，以冷静的态度和科学的头脑去分析研究，“去伪存真”，判明是非。

［1］屈延玲.开发档案信息资源服务西部大开发［N］.西藏民族学院学报，2003，24（3）：80-84.

［2］赵南.翻译外文档案材料的几点体会［N］.中国翻译，1987（ 01）：35-37.