浅议如何提高医院文书档案管理工作

2016-11-25驻马店市中医院李琳

办公室业务 2016年13期

文/驻马店市中医院李琳

浅议如何提高医院文书档案管理工作

文/驻马店市中医院李琳

在医院办公室中，管理医院的文书档案是一项最基础的工作，而且要对文书进行经常性的管理，这样方便资料的及时更新，是医院向患者提供良好的医疗服务的保障。医院文书档案的管理，会涉及收集整理相关档案、立卷、归档等一系列过程，提高医院文书档案管理，有利于提高医院的服务质量。

文书档案；管理；问题；方法

医院的文书档案集成了医院医生在工作中形成的各种文字、表格、录像等，是医院管理的构成部分，是医院的基础和宝贵的财富。医院如果能够更加规范、科学地管理文书档案，一方面能够提高医院的管理水平，另一方面可以促进医院更加科学化的发展。

一、医院文书档案的特征

（一）规范性。规范性主要是针对医院文书档案中对公文的管理，是文书档案的核心构成，保证了对医院文书档案的规范管理。其规范性主要体现在五个方面，即：公文用纸、公文字迹、公文文种、检查、传递严格。

（二）标准性。在文书档案的管理中，操作性比较强，同时技术含量高。对文书档案中信息的收集，文件管理，鉴定，文件保管以及文件的利用都要与相关原则、流程统一，这一整个过程标准严格，相互联系，衔接有序。

（三）保密性。随着信息技术的发展，以及实际需求，目前医院的文书档案也开始采用电子文书档案，这有利于更快速、及时的保存信息，但是也增加了保密工作的难度。纸质文书档案中的内容和形式一般难以更改，作为原始资料的辨识度较高。但是电子档案却很容易更改，这就要对这些电子文书档案的保密工作更加地重视，要进行加密保护，同时还要不定期的更改加密方式，提高安全性。与此同时，还要重视对工作人员保密意识的培养。

（四）服务性。文书档案具有服务性，主要表现在对资料的提供方面。为了提供更好的服务，首先要整理医院的文书档案，在需要的时候能够及时、有效地提供服务。其次可以在医院人员变动时，能够提供详细的个人资料，工作的质量和效率都得到了提高。再次就是在医院做出一些变动时，可以及时地提供原始资料，确保改革的准确性。最后就是对信息的数字化管理，及时公开相关信息和资料，为患者提供方便。

二、医院目前在文书档案管理方面存在的问题

（一）对文书档案的认识不够。目前，很多医院认为文书档案的存在价值不大，只是机械性的保存，而没有得到充分的利用，造成了资源的浪费，这都是因为对文书档案的认识不够。因此，医院要加强对文书档案重要性的宣传，充分利用文书档案资源，发挥其社会和经济效益作用，促进医院实施更加规范化的管理。

（二）对文书档案管理的不科学。目前医院大部分的文书档案都是由综合档案室统一管理，但是由于医院管理的不科学性，导致医疗病历档案、病理切片档案以及其他类型的档案都分处在不同的档案管理处。这种混乱的、不科学的管理模式会降低文书档案的使用率，对于一些混合型的文书档案可能会造成原始资料不储存、丢失等现象的出现。所以要不断完善这种不科学的文书档案管理方式，对医院的各类文书档案都进行统一的管理，提高利用率。

（三）文书档案管理人员职业素质的低下。目前，虽然我国对医院从业人员有专业性的要求，但是在文书档案管理人员方面专业素质整体偏下，文化程度多是参差不齐，难以满足发展需求。很多从业人员的知识水平不够，文化水平偏低，知识储备不够以及对新知识更新的不及时。这对医院的可持续发展具有重大影响，也造成医院管理水平的落后。

（四）对文书档案管理方面投入不够。一方面我国医院目前存在的最大问题就是医疗病房紧张，这就会减少文书档案存放的地方，难以达到管理档案的标准，医院在文书档案管理的硬件投入不够。另一方面由于落后的管理技术，导致档案管理事业发展缓慢，虽然现在在文书档案管理中已经引用计算机技术，但是在资料收集和信息检索方面的工作还是需要人工来做，这也不利于对文书档案的管理。

三、提高医院文书档案管理工作的方法

（一）加强培养人们的档案意识。加强培养人们的档案意识，其中要着重培养管理人员和领导认识到档案管理的重要性，大力宣传和学习相关档案法律法规，加强关于档案意识方面的强化。加强对领导档案意识的强化，是因为只有领导重视，才能在日常的工作中真正的加强文书档案管理的工作，才能逐步提高医院文书档案的管理水平，进而提高医院整体的管理水平。加大档案管理的宣传力度，使医院工作者拥有档案意识，并在工作中自觉配合其工作。档案管理水平的提高是医院医疗服务水平提高的保障，因此医院应该重视档案管理，提供足够的硬件设施和经费，保证基础设施的完善。

（二）提高档案的利用率。对医院文书档案进行管理，是为了以后的工作提供方便。因此，文书档案的管理人员需要做好档案的收集、管理工作，对相关资料要进行整理、编研，开发有效信息，为相关医疗、科研等工作提供服务，使其发挥社会效益。

（三）加强管理人员的专业培训。档案管理的质量直接反映出文书档案管理人员的能力和专业性，医院需要对档案管理人员培训、教育，增加专业知识的积累，提高业务水平，全面提高管理人员的能力和专业素养。还要加强对管理人员法律意识的培养，增强使命感与责任感，严格遵从工作准则。因此，必须加强对管理人员的专业培训，通过培训提高管理人员的专业素质，进而提升文书档案工作的管理水平。

（四）建立健全档案管理制度。如果想做好档案管理工作，就必须有一套完整的档案管理体系，并且有相关的规章制度，这是最基本的工作。随着社会的发展，文书档案管理的形式也在不断地发生变化，这就需要一套合理、科学的管理体系，还必须具有一定的前瞻性，这样才能切实的解决问题。

医院可以着重加强文书档案立卷、档案借阅、档案销毁等方面的工作，使档案管理工作更加标准、规范，完整、妥善的保存好医院的文书档案。管理人员在整理归档文件的时候，应该按照一定的规律来整理，提高文件利用的便捷度。在档案借阅方面应该制定相关的借阅手续，并有相对应的惩戒措施，借阅者必须严格按照手续来借阅，有利于提高文书档案的安全性。对于需要销毁的档案，必须由负责人核实，在确认无误后再进行销毁工作，并且对销毁的档案详细的记录，方便日后查询和规避不必要的麻烦。

（五）实施档案现代化管理。随着科学技术的进步，无纸化办公逐渐取代了传统的方式，更符合现代社会的需求，但是无纸化办公对档案管理的要求更高，所以必须改变传统的档案管理方式，实施现代化的管理。档案经过计算机计时分门别类的储存，查找、阅读更加的方便，在节省更多时间的同时，也减少了对人力、物力、财力的浪费，有助于工作效率的提高。