文/广东食品药品职业学院 黄彩莲

浅谈高校档案馆的功能及其实现

文/广东食品药品职业学院 黄彩莲

本文阐述了高校档案馆“五位一体”功能，以及要实现这些功能，高校档案馆应设置档案库房、办公室和辅助用房、档案业务和技术用房、对外服务用房四大功能区。

高校档案馆；功能；实现

《档案事业发展“十三五”规划》明确规定档案事业“十三五”总体发展目标为：“各级各类档案馆设施完备、功能完善、技术先进、馆藏丰富、利用方便。充分发挥档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件提供利用中心、档案信息服务中心和电子文件中心‘五位一体’的功能”。所以，高校档案馆发挥“五位一体”的功能代表高校档案管理的新发展方向。

一、“五位一体”功能

（一）安全保管。《高等学校管理办法》第二十五条明确规定：“高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查”，这个规定明确高校档案机构负有保护档案的职责。高校档案是高校建设发展的历史记录，一旦损毁，势必给学校、国家和社会造成难以挽回的重大损失，因此，高校档案馆必须具备安全保管功能。

（二）社会教育。高校档案馆可以成为对学生进行爱国主义教育的基地重要窗口。高校档案是学校发展历史的缩影，是传承大学文化和大学精神的载体，包含教学、科研、管理等诸多方面的内容，可以开展档案史料陈列和展览，以素材丰富、内容博大、内涵精深具有很强的知识性和教育性的馆藏档案史料为素材，面向社会公众开展爱国主义教育，让广大师生、校友更深入地了解学校的悠久历史和优良传统，可以收到良好的社会教育效果。华南理工大学专门设有展馆管理与编研科，负责校史馆、电子博物馆、电视机博物馆等展览资源的管理工作，通过向社会开放，强化学校档案的宣传教育功能，促进社会的文明进步。

（三）已公开现行文件提供利用。校务公开是法律规定要求高校必须公开的。在教学科研等管理过程中会产生许多校务文件，比如招生计划，创业就业政策，物价收费标准以及相关公共服务政策等等，这些文件涉及广大群众的利益。高校档案馆提供这些现行文件的利用，是实现校务公开的有效手段。

（四）档案信息服务。随着社会对高校档案信息需求日益增加，高校档案馆也开始面向社会大众服务，开展学籍学位、录取、毕业证、学位证、成绩翻译、提供证明等档案信息服务，定期展览档案，编辑档案汇编，开展多种多样的社会化档案信息服务。在中山大学80周年校庆庆典时，中山大学档案馆所编《巍巍中山——中山大学校史图集》作为礼物馈赠给校友，反响良好，中大人的归宿感油然而生。

（五）电子文件中心。随着无纸化办公的发展趋势，越来越多的电子文件产生。今天形成的电子文件就是明天的电子档案，实现对电子文件的前端控制和文档一体化管理，高校档案馆“电子文件中心”功能就显得尤其重要。

二、“五位一体”功能的实现

要建设现代化管理模式的高校档案馆，可以从“五位一体”的角度来认识和发挥档案馆的各项功能。高校档案馆要实现这些功能，应进行分区管理，保障档案工作人员必要的工作条件，既要保证各项档案业务流程的开展，又要从长远发展的需求来预留有合适的发展空间，从档案管理的角度做好各种用房的联系性和独立性，保障档案调阅方便又可以安全保管。在功能区间划分上，大部分高校档案馆主要设置有档案库房、办公室和辅助用房、档案业务和技术用房、对外服务用房四大功能区：

（一）档案库房。档案馆设计首先要考虑的是档案的安全保管功能。每个高校在办学的过程中形成独特的办学特色，应该建立具有自身特色的档案库房。应用最新的科技成果来强化和完善保管功能，是现代化档案馆建设的重中之重。库房除了考虑档案存储面积和空间，还将档案的消防、安全、温湿度控制等标准要求纳入考虑范围。档案库房根据库存内容合理分大间、小间，设立库房分区缓冲间，这样有利于保持库房温湿度的稳定，也有利安全防盗，做到安全密闭便于搬运、调阅和管理，空间上可以满足现代信息化、保温、隔热、温湿度控制的需求。由于高校档案门类众多，需要设立专门的库房，应设置纸质档案库、声像档案库、实物档案库、科研档案库、人事档案库、保密档案库等等，对于特别珍贵的档案实体，需用特殊库房保存的还可以设立珍藏档案库。

（二）办公室和辅助用房。1998年颁布的《普通高等学校档案管理办法》中规定：“高等学校档案馆属事业单位档案馆。它既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。”因此，高校档案馆具有一定行政管理职能，需要配备一定的办公用房。办公和辅助用房一般包括公共服务用房、办公室、文印室、空调机房等。不同等级、不同规模的档案馆可根据需要设置上述用房。

（三）档案业务和技术用房。业务用房主要满足档案收集、整理分类、鉴定销毁等档案业务开展的需要，应包括全宗室、整理室等用房，技术用房用来满足档案的保护、抢救等需要，除了保证一定的面积外，还应根据不同的用途，选择合适的位置和配置必要的配套设施。档案整理、编研用房包括：纸质档案的接收、整理、编研、史料研究用房及电子文件的整理、编研等。保护技术用房主要包括：消毒室、裱糊修复室、字迹恢复脱酸处理室、缩微拍照室、冲洗放大室、缩微胶片数字化室、缩微胶片还原室、数字档案与缩微胶片的转换设备用房等。信息技术用房包括：机房、硬件维护室、输出设备室、输入设备室、纸质档案数字化室、数据采集备份室、数字化整序室等。音像档案技术处理用房包括：音像档案编辑室、演播室、数字化室、音像档案利用室等。因此，可根据高校档案业务开展的需要，配备相应的档案整理室、信息技术处理室、鉴定销毁室，文献修复室、防磁、消毒室以及编研室等等。

（四）对外服务用房。对外服务用房主要有利用查询用房和展览厅。查阅用房是档案馆开展档案工作、对外服务、提供利用的场所，可以安排在便捷、通风、光线明亮的场所，可设置接待室、查阅登记室、阅览室、复印室等，有条件的可设置多媒体导航系统，并配备计算机对外提供开放档案查询服务。为了工作人员的调卷方便，阅览室与库房不能距离太远，阅览室应光线充足、通风良好，查阅环境应安静，防紫外线避免阳光直射，随着馆藏档案种类的增多，除传统的纸质档案外，还有缩微品档案、实物档案、声像档案、电子档案及多媒体档案等，在一些规模较大的高校档案馆，还可以设置缩微品阅览室、声像档案利用室、贵宾阅览室、电子档案及多媒体档案阅览室等，满足不同档案利用者的需要。像华南理工大学专门设有校史馆、电子博物馆、电视机博物馆。设立档案查询用房和展览厅等对外服务用房，高校档案馆才可以充分实现爱国主义教育基地、已公开现行文件提供利用中心、档案信息服务中心和电子文件中心这些功能。

综上所述，高校档案馆基本功能是一个多角度、全方位、宽领域的综合应用信息平台。高校档案馆要充分发挥档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件提供利用中心、档案信息服务中心和电子文件中心，应该科学合理分区布局档案馆，将档案馆分为档案库房、办公室和辅助用房、档案业务和技术用房、对外服务用房四大功能区，实现“五位一体”的功能来适应社会服务功能的扩展需求，以彰显高校自身的办学特色和文化氛围。

［1］程玉香.高校档案馆职能定位的思考［J］.科技情报开发与经济，2009（2）.

［2］彭远明.面向公众：我国新型档案馆建筑的目标与功能之我见［J］.档案与建设，2009（2）.

［3］文件法规.中华人民共和国建筑工业行业标准档案馆建筑设计规范.贵州档案，2002（2）..