文/云南省公路开发投资有限责任公司昆明西管理处 吴锡玲

浅谈企业档案管理工作现状及发展趋势

文/云南省公路开发投资有限责任公司昆明西管理处 吴锡玲

信息时代来临，传统的档案管理势必接受信息技术、信息观念的一次大洗礼。本文从企业档案管理现状入手，分析档案管理工作的地位、意义及基本要素，并结合时代发展要求，分析档案管理工作的发展趋势。

档案管理；现状；趋势

“百年无废纸，千年纸变金。”在档案管理工作人员群体中流行着这样的说辞。确实，档案管理工作从收集、甄选、保存到利用的过程，就是在为未来保存历史证据。随着时间推移，尤其新中国建立后，对档案管理工作日益重视。时至今日，随着信息技术的迅猛发展，档案管理工作正接受着信息技术、信息观念的一次大洗礼，一场大变革正悄然发生。企业作为知识管理的前沿阵地，在新时代，如何转变观念、与时俱进，利用新技术、新方法做好档案管理工作成为社会发展进程中面临的一个重要课题。

一、企业档案管理现状

“档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，档案的形成过程以及自身的真实性、原始性、记录性，使其成为社会记忆的重要载体和媒介，它既是一种社会记忆的形态，也是社会记忆控制的对象，有时是社会记忆控制的手段。”档案因其自身的“记忆”功能，成为构筑企业组织记忆不可替代的基石。对于现代企业来说，规范的企业档案可以全方位反映企业活动的方方面面，它既包括企业的生产经营活动内容，也包括企业的内部管理活动内容，主要包括文书档案、技术档案、经济管理档案、专利档案、商标档案、财会档案、人事档案等。这些内容真实全面地记录了企业活动的方方面面，是企业重要的知识资源，也是企业知识管理的资源基础之一。

然而，目前，我国企业档案管理工作不够健全，主要表现在：一是档案管理理论研究还存在不成熟、不完善、指导性不强、研究不够的问题；二是档案管理科学化水平不高，档案的整理、收集、汇编等工作均存在不同程度的缺陷；三是档案信息资源利用率不高，在档案管理的收、管、存、用四大要素中，相对而言只做好了收、管、存工作，利用档案的意识和方法有所欠缺；四是档案管理信息化工作有待进一步提高，由于转换成本高、工作量大、紧迫性不够、档案利用意识薄弱等原因，企业档案信息化建设工作相对滞后。

二、企业档案管理的发展趋势

近年来，信息技术以前所未有的速度得到了社会各界广泛的应用和发展，其在档案管理工作中发挥了巨大的作用，而其潜力有待进一步挖掘。现代企业的档案管理工作，面临着一场除故纳新的变革。从档案管理的传统的收、管、存、用观念到信息观念再到“大数据”观念，现代企业档案管理工作面临着从技术方法到思想观念的一次巨大挑战。企业档案管理工作如何适应变革、如何提高工作价值，主要应做到以下几点：

（一）理论与实践相结合。理论来源于实践，而又对实践有促进作用。档案管理工作的理论知识是前人通过实践总结出来的系统性认识，对现代档案管理工作具有重要的指导价值。从事档案管理工作要善于从实践中总结思想性、经验性、规律性的认识，进一步指导实际工作。“不懂实践工作的是纸上谈兵，不懂理论工作的是人形机器”。因此，要善于做到用理论去指导实践，在实践中创新理论。然而，我国的档案管理目前仍存在理论发展不成熟、不完善、指导性不强、研究不够等问题，滞后于国外档案管理理论研究。这就要求我们在从事具体工作的同时，要善于总结经验和教训，积极思考，提炼共性，结合国际先进理论知识，形成符合我国国情和实践要求的理论成果，推动企业档案管理工作的进一步发展。

（二）鉴定与保存相结合。档案收集工作要坚持“保存从宽，销毁从严”的原则广泛收集有价值的档案资料。但在收集过程中，对档案资料要进行甄别和遴选，确保有价值的资料被有效保存，而人力物力不至于浪费在无价值的资料上面。甄选“档案”价值的必然环节，是档案工作区别于资料管理工作的最重要的特征。档案鉴定是“去粗取精”，从而降低档案管理成本、提高管理效益，确保档案有限的经费投入得到有效应用。随着时间的推移，社会实践和各项工作的发展，档案的数量不断增长，有些档案失去了保存价值，致使库存档案显得庞杂起来，如果“玉石不分”地全部保存，势必影响对有价值档案的管理和利用。

（三）保护与利用相结合。档案管理工作最重要的一项作用就是对有价值的文献、档案、资料的保护存放，而保存的最终目的是利用。如果不利用，档案的保存也就失去了意义。随着档案管理工作的逐步发展，我们国家也越来越重视档案资料的利用工作，提出了“利用服务”的概念，强调档案管理工作及档案管理部门的服务职能。这种利用服务职能，主要包含阅览、外借、复制、证明、展览、咨询、在线利用等内容。在“大数据”时代来临的当前环境下，档案资料的利用价值日益凸显，“大数据”的利用，将引导我们的企业、单位、政府在基于实证的事实基础上，更有效率、更加开放、更加透明地做出决策。当然，在利用的同时，也更要注重对档案的保护。要坚持依法开放、简化便利、复制品替代、保守秘密、主动及时、全面覆盖的原则，更好地做好档案的保护与利用。

（四）传统与现代相结合。国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权在全国数字档案馆（室）建设推进会上指出“面对大数据时代的机遇与挑战，我们必须全面推进数字档案馆（室）建设。”而国家档案局政策法规司王岚司长也曾指出：“档案信息化已经不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是将传统的管理方式照搬到计算机网络环境中，而是一场将引起社会全面而深刻的变革，一次给予其不相适应的档案形态及其管理、保存和利用带来的严峻挑战。”当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资本更为重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分，档案作为一种信息资源，如何在有效保护的同时善加利用成为现代档案管理工作的一项重要课题。随着时代进步，计算机技术得到高速发展，而传统的档案承载媒介随着时间推移老化、变质，对档案资料的有效保存造成不良影响，因此，档案管理与信息化技术相结合，已是不可阻挡的趋势。

（五）宣传与保密相结合。档案管理工作属于“幕后工作”，被认为是“密室定乾坤”的一项工作，虽然表面上与新闻宣传的原则相悖，但却在一定程度上影响着新闻宣传工作。随着社会进步，新闻传播、网络媒介的迅猛发展，档案管理因其强大的“信息库”作用，对单位、企业及政府迎对媒体起到不可替代的信息支持工作。在新闻传播借助网络媒体逐渐普遍化的当下，人人都有可能是记者，“任何一点小小的浪花，都有可能借助媒体发达之便利，演变成轩然大波”。在这种情况下，及时掌握，并有效利用手中的信息资源对单位、企业及政府在面对新闻宣传、舆论曝光等舆情时掌握主动性极其重要。与此同时，在信息时代，档案管理工作要从上到下树立起强烈的保密意识，明确保密管理的制度规定，确保重要、涉密及不宜对外公开的信息安全，切实避免泄密事件的发生。总而言之，当前档案管理工作要转变以往只存不用的陈旧理念和管理方式，将其转变为“信息库”，并把宣传和保密相结合，为发展做出更为积极的贡献。

（六）法制化与规范化相结合。档案信息是一种无形资产，也是企业、政府的宝贵财富。近年来，泄露国家秘密的事件时有发生，给国家带来巨大的损失。深入调查发现，大多数泄密人员直接或间接参与档案管理工作，而其中缺乏保密观念、法治意识的大有人在。究其根本原因，是档案管理工作中存在人员不固定、队伍不稳定，工作人员保密意识差、法制观念淡薄等问题，而档案的管理和利用还存在手续不规范、界定不清晰等问题。档案资料信息化后，这些问题尤为严重，因此，档案管理的规范化和法制化显得尤为迫切。为使档案信息资源不流失，我们要加强队伍的法制教育，强化职业道德教育，树立起牢固的规范化观念，同时，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作合理化的实施开展，这也是档案管理工作顺利推进的保证。

加拿大著名档案学家特里·库克先生在第十三届国际档案大会上指出“全世界的档案人员，仍然在建造记忆宫殿”。当下的档案管理工作就是为将来书写历史。可见，档案管理工作的重要性。在信息技术迅猛发展的今天，信息观念逐渐发展，“大数据”的统计利用日益为世人重视，档案管理工作因此迎来了一个全新的时代，传统的收、管、存、用从概念到具体做法正经历着一次巨大的变革，档案信息的利用率正以前所未有的速度得到提升。在此环境下，企业作为知识管理的前沿阵地，档案管理工作要具备前瞻性，转变思想，与时俱进，适应创新，积极利用新技术、新方法发掘档案管理工作的潜能，使企业在社会竞争中掌握信息优势，同时，以积极探索的成果推进社会档案管理技术水平的长足进步。

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