文/中交第三航务工程勘察设计院有限公司 胡千乔

勘察设计企业科技档案编研深化与科技信息服务创新

文/中交第三航务工程勘察设计院有限公司 胡千乔

档案管理是企业信息化建设的基础工作，企业档案部门藏有丰富的信息资源。本文以勘察设计企业科技档案编研工作为切入点，探讨当前科技档案编研工作的意义与不足，从企业档案工作现实和档案管理思路两方面分别探寻产生不足的原因。针对企业科技档案编研工作的现状，阐述了深化科技档案编研工作的对策，并以此为基础，结合当前企业档案馆藏资源优势，探索档案、图书与科技情报集成化信息服务的新形式。

科技档案编研；企业科技信息服务；企业档案管理

一、引言

大中型勘察设计企业的经营、发展离不开信息资源的保障，而档案又是企业信息资源的重要组成部分，其重要性不言而喻。在大数据时代，对知识和信息的管理已经成为勘察设计企业市场竞争的重要筹码，而对档案的管理与开发，是企业知识管理和信息管理的重要内容之一。

目前，对企业档案所进行的较有深度的开发利用形式就是编研。勘察设计企业档案室馆藏绝大部分为科技档案，其编研成果能够将在企业发展中产生的技术成果进行有效集中，为企业乃至社会提供便利的档案信息服务。然而，当前企业科技档案编研工作还存在诸多不足，亟待深化。企业应扎实做好编研工作，并以此为基础，创新多元化、多层次、多维度的企业科技信息服务形式，为企业转型升级、跨越式发展提供有力的信息支持。

二、勘察设计企业科技档案编研工作的意义

企业科技档案编研是指通过对企业科技档案内容的研究，按照一定题目将科技档案信息加工、编辑成新的知识产品的一项工作。在勘察设计企业馆藏档案资源中，科技档案比其他类型档案更能反映企业的技术特色、专业方向，是企业档案的核心。企业科技档案数量的增加、企业业务拓展和技术创新、技术人员信息需求的加剧，都对科技档案编研工作质量提出了要求。

（一）有助于整合企业科技档案资源。随着业务量的增长、业务方向的拓展、承接工程难度的提高，馆藏科技档案数量的增长速度亦不断加快。通过归档后的编目工作，这些零散的档案成为线性的信息资源，但线性资源仍无法满足企业管理者和技术人员对信息的需求。编研成果将线性的信息资源按问题整合，由线到面，组成有深度、研究性强、可读性强的信息集合，使档案馆（室）藏集成化、立体化，避免因馆藏量增多而导致信息获取难度增大的问题。

（二）有助于企业业务拓展和技术创新。科技档案资源是企业业务拓展和技术创新的信息库。档案编研成果能描述企业的发展脉络，直观展现企业在各项业务中的优点与不足，总结企业所取得的科技成果，能为企业管理者和技术人员在结构调整、企业转型、技术攻关、扩展市场等方面提供有力的信息支持。

（三）有助于宣传企业技术成果。科技档案编研成果能够反映企业的技术成果，能够体现企业文化和企业精神。对内，编研成果能够使企业员工、兄弟单位了解企业近年来所取得的重要成绩，增强员工信心，并可作为与其他单位交流经验的载体；面对市场，科技档案编研成果也是有效的宣传窗口，业主和潜在客户通过编研成果可以了解企业业务范围、技术专长和标志性成果，信息集中、专业水平高、宣传效果好。

三、勘察设计企业科技档案编研的不足及原因

随着《档案法》的普及和贯彻，依法治档成为企业档案工作的基本原则，在企业档案部门的组织下，档案编研工作也取得了一定成效。但总体而言，勘察设计企业科技档案编研工作仍存在不足，与新时期企业信息需求还有一定的差距。

（一）科技档案编研的不足

1.形式单一。科技档案与文书档案不同，文字材料与图像资料各异，因此不可能以同样的方法来处理多样化的档案，其编研成果的形式也具有多样性。反观目前企业科技档案编研成果，大多数单位都从编写参考工具和参考资料做起，主要以资料汇编、产品目录、项目概况等介绍性材料为主。而从理论上看，编研成果既包括抄纂型、编述型成果，也包括著作型等有研究深度的类型。从企业信息需求的角度来看，企业管理者和技术人员不仅需要简单分类汇总摘录的编研资料，更需要的是研究性强、论述深入、颇具专业性的编研成果，为企业决策、技术创新和一线生产提供有效的信息支持。

2.选题选材滞后。企业科技档案编研主要是为企业管理者和技术人员服务，因此在选题和选材上应与企业重大项目、重要决策同步，并能敏锐捕捉企业在技术创新和业务拓展方面的动态，走在决策之前，为企业发展做铺垫。在实际工作中，编研工作常滞后于企业决策，通常是在企业完成某项重大工程或某一系列工程后才进行编研，这就导致在决策论证和技术攻关时，档案部门很难及时提供相应的编研成果。由于企业发展的每个节点都不是孤立的，都有其历史渊源、市场背景和阶段目标，加之重要决策和重点技术攻关前必然有前期准备，档案部门不难捕捉这些潜在信息需求，及时组织力量开展信息服务。

3.数量偏少。编研成果的数量也是考量档案部门信息资源开发程度的标志之一。普遍来看，勘察设计企业档案部门一般每年仅有3～5个编研成果，数量总体偏少。偏少的编研成果势必很难形成系统性的编研工作体系，特别是针对科技档案，编研成果一般是按专业方向、工程类型进行，足够的编研成果量才能保证档案信息服务的全面、立体，保证企业档案信息服务有扎实的基础。

4.编研成果利用率低。正因为目前企业科技档案编研成果以一次性编研成果为主，深层次编研成果难得一见，加之一些编研工作并未紧切企业信息需求，选题滞后，导致编研成果利用率低下。编研是企业档案信息深度服务的基础，是企业档案信息资源开发的主要形式，利用率偏低不仅导致档案部门工作的浪费，也阻碍了信息用户需求的满足。

（二）产生不足的原因。勘察设计企业科技档案编研工作存在上述不足，究其原因，主要存在于企业档案工作现实和企业档案管理思路上。

1.企业档案工作现实。当前，企业档案工作是企业生产的重要环节之一，勘察设计企业档案部门除需处理文书、会计等常见形式档案外，还担负着科技档案的归档整理、纸质档案数字化和数字档案馆建设等工作。随着企业的发展，归档科技档案数量日益增多，企业档案部门需将零散的图纸、报告和其他技术信息整理成线性的、可供检索利用的信息资源。这些日常工作占用了档案部门大部分的时间与人力，使得档案部门再难兼顾深层次的、研究性强的编研工作。

此外，企业档案部门工作人员专业背景较单一，多数为图书档案类专职人员或兼职档案人员，鲜有理工科背景的员工。然而编研工作重在其专业性、研究性，需要参编人员具有相关专业知识，企业档案部门缺乏这类专业人员，若调度生产部门相关专业员工参与编研，则协调工作存在困难。因此，从人员配置的角度分析，提高企业科技档案编研质量较有难度。

2.企业档案管理思路。进入新时期以来，档案学界对档案管理与信息化服务进行了积极探讨，纷纷认为企业要实现知识化管理、信息化管理，必须科学利用档案资源，将其作为信息服务和知识服务的基础。然而，不少企业仍将企业档案管理工作定位在归档、编目、入库、借阅等基础性服务上，忽视了档案资源所蕴含的海量信息，很难保证编研质量和效率。

四、勘察设计企业档案科技信息服务创新

（一）深化科技档案编研。针对目前企业科技档案编研工作的不足，笔者从下列方面提出对策。

1.做好选题选材工作。选题选材是开展编研活动的第一步。企业档案工作者应遵循编研工作为企业改革发展服务的指导思想，围绕领导决策、经营管理、安全生产和新工程新项目等企业重点工作，有针对性地选择编研课题，以满足企业发展需要。

编研人员不仅要立足于本单位馆藏档案，还应通过多种方式获取外部资料，以充实选材。对所收集的档案资料，编研人员还要去粗取精，进行深入分析，摘取其中有现实意义、有研究价值、能代表专业前沿的内容，从而保证编研成果的实用价值。

2.健全档案管理体制。编研工作是企业档案管理的重头戏，然而目前大部分企业对档案工作的考核都仍集中在日常档案管理工作中，对编研成果数量、质量还没有细化的要求，这导致编研人员积极性不高、找不到参照标准。因此，企业应将编研的选题、成果、对企业发展的贡献度都纳入档案工作考核中来，制定合理的编研工作标准。

此外，企业各级领导和相关部门要重视编研工作，配齐配强专职档案人员，选择有敬业精神、年富力强、有较高知识水平和较强综合能力的人员从事编研工作，并为其创造良好的工作条件，提高档案编研人员的工作积极性。

（二）探索集成化企业科技信息服务。当前已有部分勘察设计企业将档案室扩充为信息中心，把图书管理、科技情报和档案管理综合起来，为企业提供集成化的科技信息服务。尽管这种整合模式并不适用于所有企业，但实际上，不少企业档案室都兼有图书资料管理、信息检索与提供的职责。因此，以编研工作为基础，档案部门可探索综合性、集成化的科技信息服务模式。

编研工作一般历时较长、篇幅较大，针对企业的重要决策或重大项目，编研可作为主要信息服务模式，同时可配以短平快的定题情报服务。两项信息服务互为依托，编研选题可为定题情报服务提供大的专业背景，而定题情报服务则可为编研工作提供阶段性的、集中的信息整合，共同为企业管理者和技术人员服务。

同时，档案部门还应积极利用好图书资源（包括纸书和电子图书），在科学编目的基础上，开展中外文图书检索和参考咨询服务。尽管图书资料的馆藏量远不及档案，但图书资料对企业技术人员十分重要。企业档案部门应重视技术人员对图书资料的需求，建设图书编目和检索系统，帮助技术人员查找、购买国内外相关图书。利用已有图书资源，信息服务人员还可开展参考咨询服务，编写FAQ、解答用户一般问题，面对各专业问题，提供检索思路、文献获取途径，帮助技术人员尽快寻找答案。

事实上，企业并不是孤立地开展科技信息服务的，档案部门还应与公共性或专业性图情服务机构建立合作关系，企业档案部门作为信息的中介，将本单位无法消化的信息需求整理、加工后交由给专业信息服务机构处理，以保证用户能够享受到专业、高效的信息服务。

五、结语

企业档案部门是企业信息化建设的关键部门，是企业信息服务的建设者和提供者，在决策制定、改革转型、项目攻关、技术创新中都能发挥重要作用。在新时期，企业档案管理要摆脱以往工作模式的束缚，以做好基础性工作为前提，以科技档案编研为基础，整合、挖掘档案、图书和其他信息资源，开展包含档案、图书、情报的集成化科技信息服务，为企业参与市场竞争提供有力支撑。

［1］李红.对企业档案编研工作的几点思考［J］.档案学研究，2008（1）：33-35.

［2］刘庆梅.企业档案编研工作的问题及对策［J］.城建档案，2006（10）：35-36.

［3］上海市档案局.档案编研工作［M］.上海：上海社会科学院出版社，2002.