文/华能沁北电厂 郭团卫

建设项目文件收集之我见

文/华能沁北电厂 郭团卫

建设项目文件收集是项目档案管理的重要环节，也是档案管理的基础性工作。本文通过对项目文件收集工作中存在的问题进行了分析，并提出了解决对策。

建设项目；文件；收集；对策

建设项目文件收集是建设项目档案管理的重要环节，也是档案管理的基础性工作。只有做好项目文件的收集工作，才能保证归档项目档案的齐全、完整和准确，才能及时为运行、维修、管理、改扩建和技改等各项工作提供利用。如果项目文件收集不齐全，将直接影响项目档案作用的发挥，并会对项目的建设和管理造成损失。笔者从事项目建设档案管理工作多年，从实际工作经验出发，谈谈加强建设项目文件收集工作的看法。

一、建设项目文件收集工作中存在的问题

由于建设项目参建单位多，项目文件形成的中间环节多，各相关部门容易造成工作不协调，收集责任不明确，影响了项目文件材料的归档质量。主要表现为：一是工程建设单位的职能部门和参建单位对工程档案的收集归档工作重视不够，未能及时制定项目文件收集归档制度，致使项目文件收集的责任单位不明确，项目文件收集范围、收集时间及收集质量要求不明确，造成收集到的文件材料质量不高；二是未将项目文件的收集归档纳入合同条款，不能有效地进行归档控制；三是档案部门没有抓住关键阶段和重要环节进行收集，导致某些重要档案文件缺失；四是负责收集项目文件的工程技术人员和档案人员档案意识不强；五是未做好归档项目文件的归档审核，导致归档项目档案质量不高等。

大型机械压力机大多为二到三级传动结构，第一级为电动机通过皮带带动主轴转动，第二级为主轴上的小齿轮带动曲轴上的大齿轮转动。从而通过曲柄滑块机构驱动滑块作上下往复的直线运动。因此大型机械压力机传动系统噪声主要是齿轮副的噪声。

二、项目文件收集工作中应采取的对策

做好项目文件的收集工作，应注意项目文件的形成、积累、流转等前端控制，把收集工作落实到项目文件的形成或接收部门。建设项目建设周期长，参建单位多，而项目文件的收集工作与各单位都息息相关，因此要做好整个工程项目文件的收集工作，就要求建设单位要统筹规划，要在项目管理制度（程序）以及管理方式、方法和措施等方面整体考虑和部署，以使项目文件的收集工作达到事半功倍的效果。

（一）制定并完善项目文件收集及归档制度。项目立项之后，建设单位要及时结合工程实际情况制定项目文件收集归档制度，对建设项目文件的归档范围、归档时间、归档份数、归档要求、归档手续等进行明确的规定。项目文件收集归档制度必须符合建设项目工程活动和项目文件的实际，因为各个建设项目的位置、环境、管理模式、规模大小存在差异，都会对项目文件的种类、内容构成、形成特点等产生直接的影响。因此，每个建设项目文件归档制度的具体规定都不可能是完全一致的。必须以本工程的工程活动和项目文件的具体特点为根据，这样的归档制度才是切实可行的。项目文件的收集归档制度，应该同建设项目各项有关的管理制度相衔接，成为建设项目整个管理制度的有机组成部分。项目文件收集归档制度的有关规定，必须具体、明确、便于贯彻执行。收集归档制度既是项目文件归档的标准，也是对归档工作和归档质量的检查、监督的依据。因此，所订内容和各项有关规定必须具体、细致，不能过于笼统，必须明确、清楚。在收集归档制度制订的过程中，要充分考虑工程档案可能涉及的方方面面的内容，要广泛调查研究，不能只是档案部门关起门来主观拟订。在制度的制订过程中，一定要加强与建设单位各部门、监理单位、施工单位、设计单位的交流沟通，广泛听取各专业人员的意见，使所制订的归档范围符合客观实际。拟订初稿后，组织建设单位各部门、监理单位、施工单位、设计单位进行会审，并根据审查意见修改完善，最后定稿，以确保制度的可操作性。

（三）纳入合同条款进行控制。建设项目通常采用建设单位全面负责下的合同管理模式，项目的勘察、设计、咨询服务、技术服务、设备供应、土建、安装、监理、监造、调试等工作均通过合同委托承包单位承担。合同是项目各项工作的法律依据，合同双方按合同的规定履行各自的责任。因此，应利用合同这种有效的手段来做好工程项目文档工作，在合同中规定承包单位在文档方面的责任，将档案管理纳入合同管理。在合同订立时，把项目文件交付的范围和类别、文件的介质和数量、文件提交的要求、应遵循的文档管理程序（文件格式及内容）等内容列入合同条款，使文件提交及有关事项具有合同依据。为此，档案管理部门应直接参加合同谈判或通过审查合同有关章节，来确保文档有关要求列入合同文本。建设单位财务部门应在合同一次性付款或尾款支付流程中设置档案部门审核的环节，确认档案管理部门及建设单位有关部门对项目文件审核的签字、盖章手续完备后，才能办理财务结算付款手续。

（二）明确不同项目文件的收集责任单位及部门。项目文件产生于项目建设全过程，其收集和管理应列入项目建设计划和有关单位、部门及人员的职责范围、工程标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施。项目文件材料的收集工作，严格按照“谁形成谁负责”的原则，由形成单位或责任部门负责收集。为确保工程建设项目档案的完整和准确，应结合工程档案收集归档范围和部门工作职能，将收集任务层层分解，编制项目文件责任单位（人）和审核责任单位（人）划分表，要确定每一种具体的项目文件应该由哪些部门负责归档。对于协作项目的项目文件，要抓住主持单位，做好收集工作。形成文件较多的建设单位是工程准备阶段文件和竣工验收文件收集的责任单位，施工单位是施工文件收集的责任单位，监理单位是监理文件收集的责任单位，同样设计单位是设计文件收集的责任单位，勘察单位是勘察文件收集的责任单位。对于施工、监理实行总承包制的，总承包单位负责收集汇总各分包单位形成的施工、监理文件。建设单位内部也应明确各职能部门的收集范围及职责。

（五）要抓住关键阶段和重要环节进行收集。项目建设都是按照一定的程序或阶段进行的，而项目文件也是按阶段有规律地形成的。因此，档案部门要根据项目建设的规律，抓住重要环节和关键阶段进行收集。在项目文件形成过程中，有些环节非常有利于职能部门进行收集工作。因为项目文件是围绕着工程的建设活动形成的，工程建设活动的规律性及阶段性，是项目文件收集工作中需特别注意的重要因素。例如工程设计是按设计程序分阶段进行的，如设计前期阶段、初步设计阶段、技术设计阶段、施工图设计阶段等；而在设计前期一般又分为项目建议书阶段、初步可行性研究阶段、可行性研究阶段。一定要分阶段做好文件的收集工作，一般每个阶段的文件都包括审批文件、支持性文件、设计报告及附图，每一个阶段的文件都是下一阶段设计的基础，所以一定要在下一阶段设计前将有关文件收集齐全。项目部门在收集项目文件时，要了解文件内容，从中获取收集信息。比如在收集工程项目申请报告、初步可行性研究报告、可行性研究报告阶段支持性文件时，可利用设计报告的附件进行收集；还可利用批复文件，收集请示文件；利用本单位的行文收集发文原稿；利用需整改的文件收集闭环文件；利用合同台账及合同编号收集合同文件；利用合同台账及设备清册收集设备文件；发现主送或抄送给本单位的文件为复印件时，要及时索取文件原件等等。

（四）编制项目文件归档计划并做好归档跟踪管理。档案部门通过编制“建设项目档案年度归档计划”，并按年度归档计划开展项目文件收集工作。“建设项目档案年度归档计划”的内容应包括：应归档项目文件类目（文件名称）、归档部门、归档责任人、计划归档时间等信息。编制“建设项目档案年度归档计划”可以采取先要求参建单位及责任部门自行填报“建设项目档案年度归档计划”，档案部门对已填报并提交的“建设项目档案年度归档计划”进行审核并汇总，与参建单位及责任部门达成共识后，正式发布“建设项目档案年度归档计划”，该工作可在每年年底开展。

其中，ε为数据对象的噪声数据误差，是系统自带误差，与预测模型选择无关，一般认为服从正态分布，即 ε ～ N（0，σ2）。

（六）提高全员档案收集意识。由于对项目档案工作的不重视，在项目建设中的一些文件资料可能得不到很好的保存，造成遗失，使档案资料不完整，给后期工作带来影响。因此，加强《档案法》及有关项目档案知识的宣传是必要的，可以通过网络、报纸等宣传工具宣传项目档案在工程管理乃至企业管理中的重要作用，增强全员对项目文件资料的收集意识。

1）同一性关联关系。同一性关联指的是同一视图下不同档案特征在概念、涵义、属性等信息上存在语义信息上的相似性。构建同一性关联关系就是对不同特征进行语义分析找出语义相似的特征集合，建立关联关系的过程。两个特征之间的语义关系基于语义词典进行计算，对于两个特征f1,f2∈Ri，如果f1有n义项s11,s12,s13,…,s1n，f2有m义项s21,s22,s23,…,s2m，则两个特征的相似度S(f1,f2)为各自义项的最大值，即。给定阈值δ，当S(f1,f2)＞δ时，认为特征fi,fj满足同一性，即节点vi,vj之间存在同一性关联关系。

（七）做好项目文件的收集归档审核。项目文件的审核，从文件形成的角度和归档整理的角度看，应分两个方面进行，即由职能部门负责人与技术人员负责的专业技术方面审核和由档案人员负责的档案专业方面审核。项目文件的技术审核是指职能部门负责人和工程技术人员对项目文件的完整、准确、有效性的审查。职能部门负责人和技术人员是项目建设的直接参与者，对项目建设程序、施工工序及应执行的标准、规范非常熟悉，同时他们又是项目文件形成的主体，对文件的形成过程，文件所记录的内容、技术数据的真实可靠性、施工工序、质量检验及评定程序以及现场的实际情况最为了解。因此，由职能部门负责人和技术人员负责审查与工程技术有关的内容，对项目文件进行专业技术方面的把关，是保证项目文件的完整、准确、有效的关键措施。档案审核应从便于档案保管与利用的角度出发，按照系统整理和规范管理的要求，对项目文件的完整性、成套性、有效性以及对收集的项目文件系统整理情况进行审查。

建设项目文件收集工作的最终目标是项目档案的高质量归档。只有不断创新项目文件收集管理的方式、方法和工作机制，才能做好项目文件的收集工作，才能保证归档项目档案的齐全、准确、系统。

［1］徐静.企业工程项目文件收集工作中的问题及对策［J］.兰台世界，2012（5）：29.

［2］郭淮嘉.重点建设项目前期文件收集归档中存在的问题及应对措施［J］.机电兵船档案，2008（4）：56-58.

［3］段东升.工程项目档案整理［M］.北京：作家出版社，2011.