文/秦皇岛市第一医院 孙锐

刍议医院人事档案信息化管理优势及实施困境

文/秦皇岛市第一医院 孙锐

随着社会经济的不断发展，档案资料在医院管理等各项工作中发挥的作用越来越明显，同时，传统的档案管理方式导致档案资料不完整、档案资料不准确等问题也暴露无遗，极大地降低了档案资源的应用价值。为此，现阶段，加快医院人事档案信息化建设的步伐乃当务之急。本文分析了医院人事档案信息化管理优势，指出医院人事档案信息化管理实施困境，最后提出加强医院人事档案信息化管理对策。

人事档案；信息化管理；医院

一、医院人事档案信息化管理优势

（一）提高医院人事档案的准确性。纸质档案管理是医院传统人事档案管理最主要的方式，显然这样的档案管理方式已经不能满足医院新时期发展的需要，纸质档案管理和保存难度大，而且更新不及时，医院人事调整，医护人员成果不能及时反映到纸质档案上，导致医院人事档案陈旧，信息准确性不高，而且难以对纸质人事档案进行全面监控管理，一些医护人员私自更改人事档案资料的现象难以杜绝。实现医院人事的信息化管理，不仅可以及时更新人事档案，提高人事档案的准确性，而且可以提高档案管理的安全性。

（二）提高人事档案管理工作效率。传统纸质档案查询、检索效率低，而且反复的查阅还会造成对纸质档案的损坏，增加了档案保管的难度。而实现医院人事档案信息化管理，建立相应的医院人事档案信息库及检索目录，不仅大大提高了医院人事档案管理工作效率，节省了人力、物力，而且延长了纸质档案的使用寿命。

（三）发挥人事档案在人力配置中作用。传统的纸质档案资料无法快速实现对医护人员的对比分析，在医院人力资源配置方面发挥的作用往往被忽视，而实现人事档案的信息化管理，可以通过筛选，快速从多个角度对医护人员进行对比分析，从而为人员调整，医院人力资源配置提供可靠依据。而且还可以建立明确的医院人事管理工作流程，将医院人事管理与医院其他部门工作结合起来，提高医院管理工作效率，加强医院信息资源的整合。

二、医院人事档案信息化管理实施困境

部分医院已经认识到实现医院人事档案信息化管理乃大势所趋，并进行了相应的尝试和改革，并且在人事档案信息化管理中取得了一些成绩，但仍面临一些困境需要解决，如下：

（一）人事档案信息化管理人员专业水平不高。医院人事档案信息化管理需要档案管理人员不仅具备完善的档案管理知识，而且具有较高的计算机应用能力。但目前医院档案管理人员多数非档案管理专业毕业，在长期的工作经验积累过程中，已经具备一定的档案管理及维护相关知识，计算机应用能力仅仅局限于简单操作，缺乏信息化计算机操作技能，在人事档案信息化管理过程中，难以快速、准确录入和查找档案信息，导致医院人事档案信息化建设水平不高。

（二）人事档案信息资源开发利用不够。部分医院在人事档案信息化建设过程中盲目跟风，没有明确人事档案信息化建设的目标和方向，重建设轻利用，医院投入大量的资金购买人事档案管理软件和硬件设施，仅仅是简单的实现档案资料的电子化，而忽视了对档案资料的深度开发利用，也就是说档案管理人员依然沿用传统的档案管理方式，重视档案资料的收集、整理及录入，但缺乏对档案资料的分类整理以及发挥其在医院人力资源配置、提高医院信息化管理方面应有的作用。

（三）人事档案信息化建设存在安全风险。人事档案信息化建设中的安全风险难以完全规避，需要档案管理人员加强安全意识，进行有效防范，如在日常的人事档案管理工作中，档案管理人员往往忽视定期对电脑进行杀毒，导致电脑在浏览网页、打开陌生电子邮件等的过程中感染木马病毒，导致电子档案资料丢失或被不法分子盗取，档案资料中包含医护人员的个人隐私及医院管理建设等重要资源，一旦丢失将给医院或当事人带来不必要的麻烦，所以，加强医院人事档案信息化管理安全性乃当务之急。

三、加强医院人事档案信息化管理的对策

针对医院人事档案信息化管理中遇到的困境，现提出如下解决对策：

（一）提高信息化管理人员的专业水平。提高医院档案信息化管理人员的专业水平，需要做到：首先，在人才引进时，要选择档案管理专业毕业且具有较高计算机等级的人才，提高档案管理队伍的专业素养和对新事物的适应能力；其次，要定期开展培训，或者要求档案管理人员轮流参加国内知名档案信息化管理研讨会，使档案管理人员不断更新自己的知识，尽快适应信息化档案管理工作方式；最后，调配医院计算机技术人才定期对档案管理人员进行培训。

（二）提高信息化人事档案的利用效率。医院人事档案资料庞杂，全面实现人事档案的信息化管理需要引进相应的技术和设备，比如扫描仪，将纸质档案资料尽快转化为电子版，同时还需要根据设立的档案管理目录，将电子资料整理归档，以尽量保持电子档案信息库的完整性和准确性。在此基础上，医院可以通过对医院医护人员电子档案资料的对比，选拔合适的人才，还可以利用这些电子档案资料开展相应的研究，了解医护人员的需求，改进和完善档案管理工作。

（三）加强电子档案信息的安全风险防范。医院要建立完备的安全风险管理制度来应对电子档案信息的安全风险，一方面需要档案管理人员遵守安全风险管理制度，定期对档案数据库进行防毒、杀毒能力测试，降低档案数据库被入侵的风险，还要对档案数据库资料进行拷贝，做到双重保障；另一方面，要加强对档案管理硬件设备的检查，每年进行一次检测，采用随机抽样方式测试其性能，以淘汰并更新性能低下的档案管理硬件设备。

［1］陈能思.浅议新时期医院人事档案信息化管理工作［J］.东方企业文化，2013（22）.

［2］王红，王轶红.试述医院人事档案信息化管理得必要性［J］.医院管理论坛，2011（10）.

［3］谢婷.浅析医院人事档案管理的信息化建设问题［J］.企业科技与发展，2014（12）.