电子信息化是图书资料管理的必然趋势

2016-11-25贵州财经大学管理效能督查室王泽丽

办公室业务 2016年13期

文/贵州财经大学管理效能督查室王泽丽

电子信息化是图书资料管理的必然趋势

文/贵州财经大学管理效能督查室王泽丽

随着互联网技术以及计算机技术的快速发展，电子信息化也被社会各个领域所应用。电子信息化不受空间和时间的限制，同时还可以有效提高工作质量和效率。电子信息化管理模式对图书资料管理的质量和效率带来很大程度的提高，因此，图书资料管理向网络化、电子化以及数字化管理转变是未来的必然趋势。

电子信息化；图书资料管理；优势；必然趋势

当前是信息化以及数字化的时代，人们对知识和信息的处理、利用以及获取已经进入网络化和电子化的时期。图书资料是传统信息以及知识的传播载体，但是因为其管理模式比较陈旧，资源共享程度较低等原因，已经不能有效满足当前人们对知识以及信息的获取需要。当前以数字卫星和计算机技术为载体的信息资源由于其资源利用效率高、检索速度快、信息更新快、资源共享性高等特点被广泛应用。

一、电子信息化管理的几点优势

（一）提高资源利用效率。以往的图书资料通常是以报纸、期刊以及图书等纸质资源为主的知识传播载体，通过借阅资料和文献起到传播信息和知识的目的。但是由于大多数阅览室以及图书馆中馆藏同一类型的资料数量有限，不能同时满足读者的需求。我国图书资料管理存在重视收藏、轻视使用的缺点，其资料使用效率低、服务形式比较单一，甚至一些资料因为书架不足以及年代久远而被忽视。

电子信息主要以电、光、磁为载体，突破了以往纸质文件的单一局面，电子技术也可以将资料进行重新整合。利用现代化的信息技术，对图书信息进行系统的收录和分类。并且将其变成清晰、科学的、方便检索的类目，输入电子化检索系统中，不仅满足读者的需要，同时提高了资源利用效率。

（二）提高检索的精度和速度。传统的阅览室和图书馆虽然馆藏了大量的文献、资料以及图书，但是由于书架容量不足，纸质资料分类不合理等问题，导致读者不能准确以及快速地找到想要的资料。

实现电子信息化后，图书馆通过电子化处理，对资料进行科学分类，进而形成现代化的检索系统，实现智能化资料检索。读者将所需资料的名称以及关键词输入到检索系统中，然后就可以根据所需进行资料的提取和浏览，提高了检索的精度以及速度。

（三）改进保存方式。传统的资料保存主要是工作人员对文件、杂志、报刊等纸质文件进行借阅、入库以及归还等工作，由于纸质文件很容易受到损坏，导致很多珍贵的资料慢慢消失。

通过电子技术将传统的纸质文件电子信息化之后，读者可以通过网络平台进行资料的提取、阅读以及检索，不需要去阅览室以及图书馆借阅纸质文件。这不仅仅有效防止了因为使用对纸质文件造成的损坏，有效保护文件原件，同时也提高了借阅的效果。

（四）实现资源共享。以往的图书资料基本以阅览室或者图书馆为场所，为特定地区、特定人群提供借阅以及检索等服务，同时信息内容简单、种类单一，具有地域和时间的限制。

而图书资料实现电子信息化，可以在确保各个图书馆和阅览室保持自己特色的同时，还解决了馆藏之间的空白和交叉，形成互补。将电子资料放在网络资源库中，在扩大资料存储量的同时，还给读者提供快速以及高效的检索和浏览。同时，将出现的新技术以及新知识经过整理后，放入网络资源库中，可以提高信息的实时共享，让用户不受地区以及时间的限制，通过网络获取知识。

（五）提高工作效率。以往对图书资料进行管理，通常是由工作人员动手开展记录、归档、登记等工作，不仅工作烦琐，并且容易出现资料丢失、归档错误以及重复登记的情况。

通过网络资源数据库，资料的记录、归档以及登记实现信息化录入，不仅工作快捷而方便，并且在资料出现变化后，可以在瞬间进行修改，不仅减少了工作人员的任务量，同时还提高管理效率，避免因为手工操作所导致的失误。

二、图书资料电子信息化管理的几点建议

（一）加强数据库建设。数据库建设是确保图书资料实现电子信息化管理的重要前提，只有建立标准以及规范的数据库，才可以通过网络实现资源有效利用，进而促进资料共享。但是建立数据库是一个缓慢而长期的过程，其需要工作人员将馆藏的纸质文件变成计算机可以识别的系列图像。因此，加强数据库建设需要图书馆长时间的努力才可以完成。

（二）加强标准化以及规范化建设。图书资料电子信息实现标准化以及规范化，是其实现电子信息化管理的关键保证。只有使用统一标准的软件以及数据格式，才可以提高信息资料使用的高效性。为了对资料实行电子信息化管理，我国资料收藏部门已经逐步完善数据库，但是因为没有统一的标准，导致数据库之间的系统功能、检索页面、借阅格式以及文献分类都有较大的区别，导致读者在借阅的时候，需要掌握每个数据库的检索以及使用方法，给读者带来了很大程度的不便。因此，只有统一数据库的标准，才能提高资源使用的高效性。

（三）加强人员培训。图书资料实现电子信息化管理导致工作人员在管理观念、服务观念以及工作观念都发生变化。信息时代下，要求工作人员要充分掌握网络、数据库及计算机等相关技能和知识，为了适应管理模式的转变，相关单位一定要重视对人员的培训工作，组织工作人员参加各种培训。提高工作人员的管理水平和知识结构，为图书资料充分实现电子信息化管理奠定基础。