论档案馆信息化建设应注意的几个问题

2016-11-25青岛市城阳区房地产管理处李玲玲

办公室业务 2016年13期

文/青岛市城阳区房地产管理处李玲玲

论档案馆信息化建设应注意的几个问题

文/青岛市城阳区房地产管理处李玲玲

随着科技的发展，信息化成为各行业的发展方向，而档案馆的建设与管理工作，是一个国家以及企业在日常管理中的重要内容，如今档案信息资源已经成为国家、企业竞争的重要资源，而且建设信息化的档案馆成为发展的必然趋势，文中就建设信息化档案馆中需要注重的几个问题做了简单的论述。

档案馆；信息化建设；注意问题

信息化档案馆主要是利用现代技术，使用高科技设备、数字化等手段，实现现代化的档案馆管理，提高档案资源的利用效率，利用网络系统实现档案信息的连接，最终实现资源共享，提高档案信息的安全性。

一、在建设信息化档案馆中需要注重的几个问题

（一）技术问题。在建设信息化档案馆的过程中，技术问题是主要问题之一，信息化档案馆是由新兴技术、高科技设备以及计算机技术等构成，若没有足够的技术支撑，则会给信息化档案馆的建设造成一定的难度，若信息化设备技术条件不足，则信息技术在档案馆的建设中将面临加密问题、身份认定等问题，除此之外技术是不断变化与更新的，极易出现过时的问题，技术方面存在的问题，给信息化档案馆的建设增加了一定的难度。

（二）人才问题。档案馆信息化建设与档案馆的建设是存在差别的，建设信息化档案馆需要技术、人才以及资金的支撑，其中存在的人才问题主要是人才缺乏，信息化档案馆建设需要计算机人才、档案专业人才、管理方面的人才、数据库加工与管理人才等，其中极其缺乏的是具备综合素质的人才，对于一些规模比较小的档案馆来说，其对人才的要求比较高，需要人才具有较高的综合素质，也就是复合型人才，而大档案馆则需要更多的专业人才，同时由于档案管理的特殊性，需要相关人才的道德素质比较高，而人容易受到各种诱惑，所以要求工作人员具有一定的定力，这些不确定的因素将会给信息化档案馆的建设埋下一定的安全隐患。

（三）资金问题。在建设信息化档案馆时，所面临的最大问题便是资金问题，资金是档案馆建设的基本支撑，对于信息化档案馆的建设起到着重要的作用，在建设档案馆的过程中，需要购进大量的先进设备，利用先进管理软件，以及引用大量的人才等，这些都需要强大的资金力量进行支撑，若在建设的过程中，资金链出现断链问题，则会给档案馆建设工作造成巨大的困扰。

二、解决档案馆信息化建设问题的主要对策

（一）构建信息化档案馆技术平台。信息化档案馆主要支撑是网络，也就是需要档案系统具有质量过硬的硬件设备与技术，同时还需要保证宽带的稳定性与安全性，为档案信息提供一个较为安全的使用环境与储存环境，保证档案文本、语音档案、图像档案等可以快速地进行传输，搭建起一个技术支撑平台，同时需要加大技术改进工作，档案馆需要加强与软件公司之间的合作，对于档案馆信息化建设中常见的技术问题进行沟通，及时做出相应的改进办法，包括做好信息加密、身份验证等，提高信息化水平的同时还需要保证档案信息资源的安全性，针对技术过时问题，包括软件系统与技术的不断更新，造成旧的信息等很难被识别等问题，究其根本还是需要在研发新软件时，就充分的考虑这一问题，并做好这一问题的改进工作，同时，在日常的管理工作中，及时对档案系统软件进行更新，并做好信息备份等工作，使档案系统处于最佳工作状态。

（二）加强档案信息人才队伍的建设。就目前信息化档案馆建设的现状来看，人才的需求不断扩大，虽然我国部分高校已经设置了档案专业，但是一些档案专业学生还不具备信息化档案管理的能力，对于信息化档案建设与管理工作，掌握的知识与技术比较少，由此需要高校及时转变教学观念，及时更新档案信息化建设技术等，提高档案人才的综合水平，培养复合型档案信息化建设人才，信息化发展是动态的、长期的需要人才及时进行自我充实，而且档案馆信息化建设也是不断完善的过程，需要专项的技术人才支撑，加强与学校的合作，档案馆为学生提供更多的工作机会，学校则需要为档案馆提供高素质人才。

（三）加强资金的投入力度。信息化档案馆建设需要强大的资金力量支撑，为了更好地做好档案信息资源的管理工作，提高档案资源的使用率，需要档案馆尽量完善档案馆的信息化建设，加强与不同区域之间的合作，实现档案资源的异地、异时空共享，在建设过程中，需要保证资金充足，对于政府部门下的档案馆，则需要政府部门加大资金投入，为档案馆建设工作，提供充足的建设资金，保证其可以充分利用先进的设备与技术，实现信息化档案馆的建设，同时需要做好资金的管理工作，保证专项资金的专项利用，加强项目资金的审批管理，保障档案建设资金可以落实到具体项目上，保证建设资金的充足，可以间接的解决信息化档案馆建设中的其他问题，资金问题是影响其他问题的重要因素，由此需要高度重视资金问题。