探讨信息化档案管理在企业中的作用

2016-11-25灵武市供暖公司李劲苗

办公室业务 2016年13期

文/灵武市供暖公司李劲苗

探讨信息化档案管理在企业中的作用

文/灵武市供暖公司李劲苗

随着计算机信息技术的发展，大众生活不管是出行购物还是工作办公，都开始进入网络化的流程，特别是各种企业的档案管理，已经开始摒弃繁重的人工工作，开始进入信息化的办公。信息化的档案管理不仅可以节约人力资源，而且能够加快资源的共享和调取，更好地服务公司运营。本文通过对企业档案管理现状的分析和发展趋势的展望，探讨信息化档案管理在企业中的作用。

信息化；档案管理；企业

随着时代的发展和科技的进步，现代化的信息技术一次又一次席卷着我们的生活和工作，档案管理作为现在企业一项重要的工作，也必将会受到信息化技术的冲击，从而进入信息化的管理和操作阶段。一个企业要想适应时代发展，提高工作效率，就必然需要引入信息化的档案管理。现代信息技术以其网络化、信息化和智能化的特点，受到越来越多企业的青睐和重视，而这些也将成为新时期档案管理的特点。传统的档案管理方式不仅耗费巨大的人力物力财力，而且效率很低，信息化的档案管理呈现出数字化的特征，不仅提高了系统的存储能力，而且能够进一步加快资源共享，提高企业的办事效率，实现现代化的信息服务。

一、企业档案管理的现状和发展趋势

所谓的档案管理就是通过制定统一的管理方式，维护企业档案管理的安全与完整，从而促进企业的发展。档案管理的集中表现形式是对已建立的分类档案资源进行统一原则的管理，维护企业的档案安全，保证企业正常而高效地运转。

发展至今，我国大多数企业的档案管理开始摒弃复杂的人工流程，进入信息化的服务阶段。文献的载体开始由纸质形式进入数字形式，电子文档开始成为我们记录信息的主要方式，实现了存储媒介的重大转移，成为企业档案管理过程中的重要支撑手段。但是，伴随着档案管理的信息化所带来的便捷和高效，也存在着不良信息侵入、秘密信息泄漏、管理系统瘫痪等问题，阻碍了企业的管理和运用。

未来，企业信息化管理的程度会越来越深，档案管理在注重快捷性和保密性的基础上，将更加注重对档案保密功能的开发。掌握资源就是掌握市场，只有拥有超前的信息资源，才能够在市场大战中立于不败之地。

二、信息化档案管理在企业中的作用

现代信息化的档案管理对于企业建设的作用越来越重要，不仅可以规范标准地进行公司档案资源的管理，还能够节约企业资源，降低运行成本，最大程度实现资源共享，扩大企业经济效益，使企业更加高效快速地进行运转。

（一）规范和标准企业档案管理。信息化的档案管理首先需要建立档案管理数据库，也就是将传统的纸质档案信息通过扫描或者人工的方式录入电脑，形成电子化的档案管理数据库，它不仅仅是一个存储平台，更是现代化企业档案管理的管理方式。企业的档案管理部门，应该有计划、有步骤地建立公司的档案管理库，以便于档案使用者进行档案的检索和使用。企业各部门之间统一档案信息的存储格式可以充分保证档案信息的及时更新和查看，实现规范和标准化的企业档案管理，从而摆脱传统档案管理模式中查阅慢、查找难、储存不便的情况。信息化的档案管理应该坚持规范化、标准化和统一化的原则，在整个企业内部实行统一的数据划分模块，从而更好地实现资源共享，保证信息化档案管理的质量和效能。

（二）节省企业资源，降低运行成本。信息化的档案管理，还能够节省企业资源，降低企业的运行成本。这是因为数字化的档案信息只需要存储在计算机硬盘中，节约了大量的纸质资源。比如一张软盘，理论上可以存储70万的汉字，而这些汉字如果用纸质的方式呈现出来，可能会是好几箱。随着移动硬盘的出现，信息化的档案管理更加方便高效。其次，信息化的档案管理只需要进行日常的网络维护和软件升级，而传统方式的档案管理需要注意纸张的防潮、虫蛀等问题，耗费大量的人力资源。最后信息化的档案管理使得档案资源可以无限期使用，而不用害怕资源的损害和丢失问题，反而传统的档案管理方式，由于是纸质的媒介方式，在借阅和调用的过程中难免会出现损坏和丢失的状况，对于那些珍贵稀少的资源，一旦丢失将会给公司造成巨大的财产损失。另外，信息化的档案管理除了文字，还可以有图片、视频、语音等多种方式，扩大了档案资源的可观性和实用性。

（三）实现资源共享，扩大经济效益。信息化档案管理可以使企业实现资源共享，发挥档案资源的最大作用，扩大企业的经济效益。对经过分类整理的档案进行管理的主要目的就是可以更加便捷高效地使用资源，而信息化的资源管理打破了传统方式档案管理时间和空间的限制，随时实现资源共享，以便企业内部资源的使用者可以对企业的各种信息进行整合和使用，从而做出有利于公司发展的经济决策，扩大公司的经济效益。从另一个方面来说，信息化的档案管理在实现企业资源共享的基础上，还可以提高企业员工的工作效率，节约他们寻找和整理资源的时间，推进企业更加快速高效地运转。