电子档案管理在推进档案信息化建设中的应用

2016-11-25中广核管理咨询深圳有限公司李丛珊

办公室业务 2016年13期

文/中广核管理咨询（深圳）有限公司李丛珊

文/中广核管理咨询（深圳）有限公司李丛珊

在当今信息技术飞速发展的时代，信息化已经成为全世界各行业共同选择的发展路径，档案信息化也成了档案事业发展的必然选择和重要任务。电子档案管理是档案信息化建设的基础和重要组成部分，为了推进档案工作信息化建设，必须加强对电子档案管理的发展应用。在本文中，以实际经验作为基础，将电子档案管理与推进档案工作信息化建设结合在一起，但在应用于实践的过程中，出现了不可避免的问题，本文针对这些缺陷进行说明，并提供了相应的解决措施。

档案信息化建设；电子档案；应用

身处信息高速运转的大时代，网络的应用范围逐渐扩大，由最初的计算领域发展到了工业、生产、商务等生活方面，这种发展趋势也正在向人们说明信息革命的到来，信息化已经成为全世界各行业共同选择的发展路径。在此背景下，档案信息化建设也成了档案事业发展的必然选择和重要任务，而电子档案管理作为档案信息化建设的基础和重要组成部分，也在其所涉及的范围内发挥重要作用，并且在实际应用中收到了很好的效果，但不可避免的也出现了一些问题亟待解决。

一、电子档案管理在推进档案信息化建设中遇到的问题

（一）要求标准不统一。如果想推进档案信息化建设，需要建立相对统一的要求标准。电子档案因其对系统的依赖性和特殊的技术特性，在进行电子档案管理的工作中，其涉及的范围较传统档案相对复杂，要保证其信息数据原始性的特点，使数据处于一个安全的环境进行交换，还要对其格式、检索方法等方面设计有针对性的、符合电子档案特点的标准。由此可以看出，电子档案管理工作相对传统档案管理更为烦琐，若没有一个统一的要求标准为基础，将会导致工作出现一团糟的问题。然而，在目前阶段，对于电子档案管理的统一标准十分不明确，也可是说是一片空白领域，所以，对其进行规范标准统一的工作刻不容缓。

（二）提高人员业务能力。电子档案管理工作需要通过相关技术人员的操作来实现价值，为了可以实现较好的管理效果，需要提高人员的业务能力。一方面，与传统的模式有所区别，在电子档案管理工作中，其面向对象已经不是特指的某个人，因此就需要对其进行规范与要求，以便于需要的对象均能熟练操作使用；另一方面，由于电子档案管理属于新兴的信息处理技术，需要对其进行一段时间了解之后，才可以将其运用于实践，因此，就要求相关的业务人员具备操控此技术的能力，从而为用户提供技术指导与说明。

（三）工作量大。通常来讲，将电子归档分为两种，第一种是通过目前的存储信息数据进行建档，并且对其进行数字化管理，另外一种就是接收电子档案。在当前的使用中，主要以数字化的数据库信息为来源，所以，就会面临较大量的信息处理工作问题。

（四）信息专业人才缺失。进行电子档案工作中，需要采用相关的技术支持，比如：通讯方面、计算机网络方面等。所以，建立电子信息档案需要借助专业技术人员来实现。优秀的电子档案管理工作者，不仅可以熟练操作计算机工作，而且对于信息具有一定的敏感度，还涉猎其他相关领域的技术技能。然而，针对我国现状，具有电子档案管理才能的人才少之又少，甚至会出现一些没有职业责任感的管理者，招聘一些完全没有专业素养的人员，所以，即使花费高价购买先进设备，无人能操作也会导致信息化建设的工作遥遥无期。

二、电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用实践

（一）统一规范标准。由于电子档案工作涉及很多方面，为了可以保证其正常工作，所以需要对其进行要求规范。在开展工作的过程中，会涉及很多不同的部门。例如：计算机、档案和信息管理等，需要通过大家的共同协作，合作推进信息化建设发展。

（二）实现信息安全保障。由于我国的电子档案信息管理工作的时间不长、经验不是十分丰富，就可能会在初期出现许多问题，例如：相关法律法规不够完善等，这些就会为其带来安全隐患，与用户相关的信息安全性无法得到保障，久而久之，就会失去用户的支持，导致此项管理工作被荒废。在处理电子档案的过程中，信息安全问题绝对是工作重点，因此，需要建立信息安全保障系统，保证电子档案在存储、传输、使用中的真实、完整、可用和安全。

（三）提高人员的专业能力。在当今的环境下，网络已经成为不能脱离的办公方式，档案管理者在电子档案管理工作中担任重要角色，然而，部分人员却还十分不适应，所以需要尽快提高其档案信息开发与研究的专业能力。第一，在招聘过程中，除了档案专业人才外，需要适当充实一定数量的信息技术人员，负责档案信息方面的研究，为档案工作信息化建设提供技术支持；第二，加强对现有人员的定期培训，针对其不同的问题，进行讲解，在有条件的情况下，可以邀请具有专业能力的专家进行教授，并且还可以通过实际操作，将书本知识落实到实践中。最后，不断提高相关技术人员的专业能力，培养专业复合型人才，形成专业人才、复合型人才结构的合理配备，有侧重点地分别承担不同要求的工作。