文/海口市第一职业中学 韩清衍

档案信息化建设相关问题的探讨

文/海口市第一职业中学 韩清衍

随着现代信息技术的快速发展，档案信息化成为档案事业发展的新趋势。本文结合档案信息化的内涵, 分析了目前国内档案信息化建设过程中存在的主要问题，并提出了加强档案信息化建设的几点措施。

档案信息化；档案管理；开发利用；措施

一、档案信息化的内涵

档案信息化是现代信息技术快速发展和普遍应用的产物，是对传统档案体系工作的创新，是档案事业发展的必然趋势。早在2002 年11 月25 日， 国家档案局中央档案馆向全国各档案部门印发了《全国档案信息化建设实施纲要》， 明确提出档案信息化建设涵盖基础设施建设、信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息化标准规范建设。这五个方面基本上对档案信息化做了较为全面的解读。为档案信息化的具体实施指明了切入点。

二、目前档案信息化建设过程中存在的主要问题

近几年来，档案信息化日益受到相关单位的高度重视，在档案信息化的推进上都取得了一定的经验和成果。但我们也发现，档案信息化进程中仍然存在着不少问题。

（一）档案信息化建设意识有待加强。由于长期以来档案都是以纸质媒介或者实体等形式贮藏，档案工作人员在向档案信息化的观念转变上比较困难，仍然习惯于传统的档案工作体系，档案信息化的意识比较淡薄。很多单位领导对档案本身的重要性认识不足，在档案建设的投入上难以放到优先考虑的位置。这些都对档案信息化建设的顺利开展带来了一些干扰或障碍，延缓了信息化的整个进程。

（二）档案管理人员素质有待提高。档案室属于单位的行政服务部门，过去在此部门的工作人员文化水平普遍较低，年龄偏大，他们手工操作比较熟练，但对电脑操作却很生疏，在电子文件管理方面缺乏经验。档案信息化建设的最终目的是提高档案的服务价值，电子文档便于检索和查询，网络让档案资源实现了共享，拓展了服务对象范围，提高了利用效率和价值。很显然，档案信息化建设对档案管理人员的素质提出了新的要求。原先的管理人员需要尽快参加现代信息技术方面的培训，提高自身的业务水平。

（三）档案信息化建设的基础设施相对薄弱。档案信息化要求档案管理引入现代信息技术，而现代信息技术又必须依赖于现代化的软件和硬件设施。内存比较大的计算机、运行速度较快的局域网、功能比较强大的服务器以及专门为档案管理开发出来的数据库等等，这些都是档案信息化建设的必要条件。目前档案管理部门因为资金比较紧张，增加收入的渠道比较少，一定程度上制约了在基础设施上的投入，导致档案信息化建设陷入心有余而力不足的窘境。

（四）档案信息化建设的标准滞后。档案信息的规范化和标准化是档案信息化的基本要求之一。国内目前对档案管理的工作标准制定了不少标准，但主要是针对传统纸质档案的，对数字化的档案管理制定的标准比较少。档案信息资源的贮存必须要用共同的信息技术和共同的信息语言，否则会出现各自为政，电子档案混乱的局面。档案信息化建设要求从数字档案信息的著录、保护等方面入手，制定新的标准来规范工作实践。

三、加强档案信息化建设的主要措施

（一）转变观念，树立现代档案管理意识。单位各级领导及全体档案管理人员都要迅速转变观念，从档案事业的发展战略高度认识档案信息化建设的重要性。互联网技术、多媒体技术、数字化技术等都是当前鲜明的时代特征，档案管理也必须与时俱进，充分利用现代信息技术丰富、完善传统档案管理的不足，树立现代档案管理意识，实现档案资源收集、著录、开发利用等方面的突破，更好地满足用户的需要， 提高档案管理的社会效益。

（二）外引内培，优化档案管理人员素质。档案信息化建设的成效归根结底取决于档案管理人员的素质。档案信息化建设要求档案管理人员不仅要掌握专业的档案管理知识，熟悉传统的纸质或实体材料的存档，还要能运用现代信息技术手段获取档案信息资源、通晓电子著录并能提供数字化的档案信息服务。一方面，单位要组织内部员工进行技能培训，让他们尽快适应新的工作挑战，另一方面，要积极引进电脑操作熟练、懂软件开发和利用的高素质人才，打造档案信息化建设的精英团队，为档案信息化建设提供人力资源上的保障。

（三）增加投入，创建现代化的档案信息中心。档案信息化建设是为了更好地为经济、社会、企业等提供服务。单位应该加大资金投入，创建现代化的档案信息中心，使档案管理部门成为提升本单位的形象和核心竞争力的生力军之一。有条件的单位可以把档案室、图书馆、计算机中心等部门进行整合，形成技术上互相支持、信息资源共享的良好格局，促进档案信息化建设。现代化的档案信息中心需要有方便快捷的信息网络、性能稳定并且功能强大的数据库以及数量足够的计算机和服务器。另外，各级部门要紧密配合档案管理部门，加大网络信息资源的开发，并利用现代化的信息网络，实现档案信息在短时间内的异地传输与交流， 使分散在各地的档案信息资源实现共享。

（四）结合实际， 制定档案信息化建设的标准和制度。数字化技术快速发展的今天，档案载体不再只是停留在纸质媒介和实体等形式，而是呈现出多元化的态势。单位应立即行动起来，按照国家的有关法律和规定，结合自身的实际情况，制定与档案信息化相适应的标准和制度。电子档案的鉴定、电子文件的格式和存储及利用都有相应的标准和规范。档案信息的密级应制定严格的标准，根据档案的密级配置相应的服务器，完善档案管理制度，加强档案管理科学化的激励约束制度的建设，促进档案工作的制度化、程序化、规范化。

档案信息化建设是档案事业发展的必然趋势，单位只有迎头赶上，适应这一重大变革。创新工作思路，积极探索档案信息化建设的有效路径，不断总结经验，推动档案信息化建设上新的台阶。

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