如何实现档案管理信息化

2016-11-25白银矿冶职业技术学院高建丽

办公室业务 2016年13期

关键词：纸质档案管理信息化

文/白银矿冶职业技术学院高建丽

如何实现档案管理信息化

文/白银矿冶职业技术学院高建丽

计算机技术的进步也使得档案管理工作得到了极大的便利，我们的档案管理从过去的纸质管理上升到了信息化的管理，并且传统的档案管理已经不适应当前的档案管理工作，为此，信息化的档案管理也成为当前的发展趋势，本文就档案信息化的实施进行简单研究。

档案；信息化；管理

档案能够保存最真实可靠的原始数据。当前我们的档案已经逐步从过去的纸质版改为现在的信息化管理，对档案管理工作也提出了新的要求，档案管理必须能够具有一定的技术性、时效性等。随着信息化时代的来临，计算机网络技术已经深入到我们的生活、工作的每个角落，为此，相关单位的档案管理工作应当及时做出调整，对档案的科学化、规范性做出一定的改善。

一、档案信息化的现状分析

随着计算机网络技术在生活工作当中的全面普及，也为我们提供了巨大的便利，大大提高了工作效率。档案信息化则是单位档案利用计算机网络技术，收集整理相关的档案数据，最后进行存储利用的一系列流程。信息化的档案能够为人们提供更加全面的数据，并且查阅非常方便。电子档案主要包括网络化、数字化以及规范化等方面的内容。

在计算机时代以前，我们的档案管理工作还是以纸质档案为主，在网络信息时代，一些单位已经逐渐开始采用信息化的电子档案与纸质档案结合的方式。随着信息技术的不断更新发展，档案管理工作已经逐渐向全信息化的时代发展。就目前来说，我们国家的档案管理工作仍然是电子档案与纸质档案结合的方式，信息化档案还需要进一步发展，

二、档案信息化的实施策略分析

（一）加大信息化基础设施的投资力度。为提高档案的信息化程度，企业必须要提供良好的信息化环境，加强投资力度，完善相关的设备，促进档案管理的现代化发展。对于企业的档案管理工作来说，可以将管理工作分为内部网以及外部网两种。前者的工作内容主要是各种数据的收集、整理以及存储，然后将这些数据为企业人员提供服务；而后者的主要工作内容则是为将企业的数据进一步的进行处理，为广大社会群众提供服务。

对于档案管理工作的信息化来说，必须要具备一定的硬件设备才能支持信息化建设工作的开展，比如，计算机、路由器、相机等数码产品、u盘等等。为此，相关单位必须要加大投资力度，完善企业的相关硬件设施，并且能够大大降低传统档案管理工作保存、保密以及存储等问题，同时能够大大改善工作效率，节省企业的人力资源，进而实现成本控制。此外，档案对于一个企业来说是非常重要的，为此我们必须要加强其保管，确保档案数据的安全保密，信息化的档案管理，必须要完善相关的监督系统以及操作系统，保证操作系统的安全问题，提高档案管理工作的安全性能。

（二）档案管理工作逐步规范化。企业首先要建立起完善的管理制度，对于档案中的可公开文件及保密文件区分完善，比如一些单位内部的合同等是必须保密的，档案管理部门必须要加强保密措施，完善工作流程，对工作的每个环节都要严格把关，确保工作流程的规范化及科学性。同时，企业必须要建立起管理工作标准来，使得档案管理工作能够统一化进行管理，这对档案信息化的建设来说有着非常积极的意义。通过统一标准来约束企业人员的工作，避免档案出现混乱的现象，同时也有助于档案信息化的逐步完善。

此外，在档案信息化的建设过程中，工作人员必须要能够有效地规范自己的工作行为，能够将相关数据信息完整的整理到数据库当中，确保信息的完整性。通过电子档案的设立，工作人员可以利用计算机查询技术，在短暂的时间内查询想获得的信息，避免传统档案查阅时大量的翻阅工作，大大节省了工作的时间。

（三）提高从业人员的综合素质。档案信息化的建设对从业人员的专业素质要求比较高，他们必须对档案管理、计算机、网络等技术有着一定的掌握才能很好地从事该工作。档案管理工作本身比较烦琐，并且也是系统性的工作，对于档案的信息化建设来说，企业负责人必须要对其有着正确的认识。同时，电子档案必须要通过计算机来完成相关的工作，工作人员必须要具备一定的专业基础才能胜任该项工作。为此，企业必须要对档案管理工作人员进行一定的培训后方能上岗操作，同时定期为工作人员进行培训，使其能够跟上技术的发展进步。同时，企业也要制定相关的考核制度，使得工作人员能够对档案管理工作相当熟悉，对工作的流程掌握牢固，能够快速准确地处理各种电子数据及信息。

对于档案管理工作人员来说，必须要对该项工作有着高度的重视，对自身的各项素质也要有着充分的了解，对不足之处必须要想方设法地提高自我，完善自身专业技能，并且对相关技术的更新发展有着一定的了解，充分将计算机技术应用到实际的档案管理工作当中，确保自身的业务水平能够满足工作需求。