档案信息化、数字化和网络化三者之间的关系

2016-11-25海口市第一职业中学冯锦青

办公室业务 2016年13期

文/海口市第一职业中学冯锦青

文/海口市第一职业中学冯锦青

现代信息技术的广泛应用为档案事业的发展带来了前所未有的机遇。大力加强档案信息化建设不仅是时代发展的必然要求，也是档案事业发展本身的内在需要。本文试图探讨档案信息化、数字化和网络化三个概念之间关系。档案信息化是总纲，是档案数字化和网络化的综合；档案数字化和网络化是档案信息化的核心元素和重要内容。明确三者之间的关系对档案信息化建设的具体实施有着积极的现实意义。

档案；信息化；数字化；网络化

档案信息化，就是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程，档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。将传统载体的档案加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，迎接档案信息服务新环境的挑战，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。档案信息化、网络化建设是档案信息化建设的重要内容。

一、档案信息化是档案数字化和网络化的综合

现代信息技术的快速发展为档案的管理和服务打开了更为广阔的空间，也为档案事业的发展增添了新的活力。档案信息化是大势所趋。我们已经处在一个知识和信息大爆炸的时代，每天都有大量的知识和信息涌现，而知识经济与信息经济都需要我们重新思考档案管理和服务在经济建设及社会发展中的地位和价值。互联网技术的广泛应用，打破了处理信息的时空限制，瞬时收集信息和利用信息都成为现实。传统的档案管理模式和服务水平显然无法满足当前经济快速发展的要求。传统的档案管理重在档案的收集、整理和保管，档案主要以纸质媒介或实体等形式存在，需要大量的存管设施和馆室，操作上也基本上是手工为主，需要大量的人力。而在提供服务上，从人工查找档案目录到按照档案目录提供的信息找到所要的档案材料，需要一定的时间，效率非常低下。档案管理和服务必须与时俱进，借助现代信息技术，在对档案信息资源进行数字化处理后，研究开发功能比较完善的档案管理和服务数据库，加大网络设施的投入和建设，把档案管理中心打造成现代化的档案信息服务中心，通过互联网和局域网，为用户提供优质快捷的服务。档案信息化是当前档案发展的总纲，是档案数字化和档案网络化的综合。

二、档案数字化是档案信息化的前提和基础

档案信息化建设依托于数字技术将纸质档案材料转换成计算机识别的“数字语言”材料。目前应用比较广泛的扫描技术、音频录制、影像摄制等基本上能把原始的纸质档案和影像资料都以数字化的形式进行收集，再经过计算机的著录、编目等处理，并把所有的档案信息都存储于数据库系统中，形成一个有序结构的档案信息库。档案数字化不仅需要对传统的档案载体进行转换，还要做好电子文件的收集和存储工作。当前无纸化办公已经成为常态，电子政务系统在我们处理日常事务中发挥着传统办公方式无法比拟的优势，但这也给档案信息资源的收集和整理、存储等提出了新的课题。首先，面对众多的电子文件信息，档案管理人员需要逐个甄别，把有档案价值的文件遴选出来。然后，按照编排好的电子文件目录，分门别类地进行归档。档案信息经过数字化处理后，都成为脱离纸质载体或实体的数字信息资源，这是档案信息化建设的基础性工作，是档案信息化建设的前提条件。档案数字化可以提高档案管理的效率，档案管理人员对档案信息的处理主要是通过计算机和档案数据库来完成。档案信息的查询、检索都非常方便。另外数字化的档案信息保存比较便利，对场地没有特别的要求，只需要有足够数量的电脑和服务器即可。

三、档案网络化拓展了档案数字化资源的利用和服务的时空界限

互联网使得信息的交流与传输更加快捷和活跃。档案数字化是档案信息化建设的重要内容。在档案数字化的基础上，把档案数据库连接到互联网或者其他相关专门领域和行业的网络，让档案信息资源进入网络高速公路，用户通过网络可以随时随地检索自己需要的信息。单位内容通过局域网，把各个部门的档案信息资源同单位的档案信息中心进行连接。一方面档案信息可以分散存储于各个部门，另一方面又可以供信息中心随时调阅，打破了档案管理的时空限制。各个部门只需要把本部门的信息进行收集、整理，以电子文件的形式进行归档，通过专用服务器和身份验证，存储到档案信息数据库中。档案信息中心可以通过网络对本部门的档案信息材料开展鉴定和验收等工作。同样地，单位的档案信息中心可以通过互联网同外部的档案管理中心连接，使得本单位的档案信息中心融入到行业或社会的档案体系中，供更多的用户查阅，大大拓展了数字化资源的利用和服务的时空界限，使得本单位的数字化成果得到最大限度的推广，从而创造出更大的社会效益，提高了单位的美誉度，进而为单位带来一定的经济效益。