广播电视大学档案管理信息化建设探讨

2016-11-25阳江市广播电视大学罗小萍

办公室业务 2016年13期

文/阳江市广播电视大学罗小萍

广播电视大学档案管理信息化建设探讨

文/阳江市广播电视大学罗小萍

档案管理作为广播电视大学中一项较为基础的工作，是学校进行管理的重要环节之一。在广播电视大学中，档案里面所记录的内容就是学校的管理活动以及其历史发展的进程，对于衡量学校的管理水平、教学质量都有着作用，所以，如何提升广播电视大学档案管理的水平就显得尤为重要。在这个信息技术快速发展的大时代下，广播电视大学档案管理也开始投入到信息化建设当中，而本文也就广播电视大学档案管理信息化建设做出了探讨。

广播电视大学；档案管理；信息化建设

随着经济全球化和科学技术的快速发展，信息化的进程也在不断地加快，在这个信息技术高速发展的背景下，广播电视大学为了顺应时代的发展，在对于档案进行管理的过程中，也开始投入到信息化建设当中，但是，由于我国档案管理信息化建设起步较晚，所以，在建设的过程中依然还存在着一些问题。为此，笔者也就广播电视大学档案管理信息化建设的重要性、广播电视大学档案管理信息化建设中存在的问题以及解决的策略做出了以下的分析：

一、广播电视大学档案管理信息化建设的重要性

在这个信息化的时代下，对于广播电视大学档案的管理，传统的管理方式和手段已经跟不上新时代发展的脚步了。对于档案的管理，传统的管理方式不仅会消耗大量的人力和物力，对于档案的管理也不够规范，例如，在查询档案的过程中传统的模式是十分复杂的，这也就导致学生不能快速有效地翻阅到自身的档案信息。但是，对档案开展信息化建设就能减少大量的人力和物力，在一定程度上提升广播电视大学的管理水平，同时还能使得学生更加快速地翻阅到自身的信息资料，有效地提升了工作的效率。

二、广播电视大学档案管理信息化建设中存在的问题

（一）对信息化建设的重视程度不高。在进行广播电视大学档案管理信息化建设的过程中，虽然有大部分的人已经认识到了信息化建设的重要性，但是，重视的程度依然不够高，这就使得广播电视大学档案管理信息化建设不能更好地落实。对于学校领导而言，大多重视学校教学的管理以及学校的经济效益，对于档案管理信息化建设却并没有太大的重视，从而使得档案的信息化建设无法有效地开展。

（二）对于信息化建设没有相应的资金投入。任何事物在建立的初始阶段都需要一定的经济基础，在广播电视大学档案信息化建设当中也不例外，只有具备足够的资金才能建设出更加完善的基础设施，进而才能达到信息化管理的环境。但是，很多学校对于信息化建设却过分强调科研的建设，而忽略了对于科研建设的经费需求，使得一些基础的设备得到不相应的完善，阻碍了信息技术与档案管理的相互协调发展。

（三）缺少相应的档案管理制度。广播电视大学档案来源就是各个学校以及学校内部的管理部门，这就使得档案信息更加的复杂、烦琐，对学校的档案进行信息化管理虽然能在一定程度上减轻管理的难度，但是由于大多数学校都缺乏规范性的管理，没有一套完整的采集、整理、储存、借阅的信息化制度，这就使得学校在对档案进行管理的过程中，很难实现信息化的系统性，从而导致信息资源得不到有效的利用。

三、广播电视大学档案管理信息化建设的策略

（一）提高对于信息化建设的重视程度。要想真正实现广播电视大学档案管理信息化建设，首先需要做的就是提高对于信息化建设的重视程度，只有转变观念认识到对档案进行信息化建设的重要性，才能积极地投入到建设当中。要想提高对于信息化建设的重视程度，就可以从以下两个方面做起：首先，相关领导应该转变落后的管理观念，对于信息化建设给予高度的重视，将档案的信息化建设一同纳入到学校发展的规划中；其次，相关领导还需要做的就是，加强对于档案信息化建设工作相关信息的了解，通过相关人员的汇报工作了解信息化建设的具体明细，在适当的时候加大对信息化建设人力、物力的投入，使得档案信息化建设能够更好地实现和发展。

（二）加大对于信息化建设资金的投入。在进行广播电视大学档案信息化建设的过程中，技术设备是建设过程中较为重要的基础因素，所以一定要重视对于相关设备的投入，具体可以从以下几方面开始着手：1.在进行档案信息化建设过程中，广播电视大学需要加大对于信息化建设资金的投入，这样就能最大程度上保证设备的质量和性能，防止出现电磁干扰、辐射等问题；2.加大对于信息化建设资金的投入，还可以将资金应用到设计开发，或者是采购通用型的档案管理软件，这样就能使办公自动化的系统与档案信息化建设融会贯通，同时还可以将资金运用到相关的杀毒软件，或者是防火墙系统中，这样就能对档案的信息进行更好的保护，防止出现信息的外泄等情况；3.在对建设资金进行使用的过程中，相关人员应该对其进行科学、合理的规划，可以通过科研、教学等信息化建设与档案信息化建设进行有机的结合，形成一种集成综合优势，这样就能使资金发挥最大的作用。

（三）规范信息化建设档案的管理制度。在进行档案管理信息化建设的过程中，规范的管理制度能使信息化档案管理更好地发展，而要想规范信息化建设档案的管理制度，可以从以下三点着手：第一，广播电视大学应该制定一个统一的标准或者是制度，这样就能使档案在进行信息化建设的过程中，有据可循、有序发展；第二，有效的构建广播大学档案信息体系，这样就能保证档案的完整性，方便之后的查阅；第三，改变以往“重保存，轻利用”的思想观念，给学校里的学生以及教师提供有效的档案利用服务，使得档案能得到真正的利用，实现真正的资源共享。

（四）建立档案管理信息化的规范标准体系。档案管理信息化建设工作的前提就是基础工作的规范化、标准化，所以，广播电视大学应该全面推进规范化、标准化的执行工作，通过建立相关的法制法规实现档案信息化的建设。而要想做好广播电视大学档案管理信息化的标准建设就需要从以下两点着手：第一，从内部协调开始着手，内部的协调指的是，档案管理部门需要积极配合，并且参与电子校务的建设，在整个建设的过程中，对于档案管理信息化与电子校务之间的关系进行有效的协调，保证二者之间不存在冲突，并且还能进行有效的衔接，这样就能在最大程度上减少对于电子档案信息搜集的繁杂程序。第二，从宏观调控上开始着手，在已有的规范和标准的体系上对其进行完善和健全，从而保证档案管理信息化建设能有效地进行。