白晓丹

摘 要： 随着高职院校的快速发展，高职院校评估的重要性越来越突出。高职院校所准备的评估档案成为评估专家组进行考察评判的重要依据。在本文中，笔者就当前高职院校评估档案管理中存在的问题展开分析，并提出优化高职院校评估档案管理模式的有关策略。

关键词：高职院校 评估档案管理 模式

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）06-0050-01

随着我国教育管理的不断规范化，高职院校教学水平的评估成为衡量办学水平的重要依据。在高职院校的发展过程中会形成大量的档案，这部分档案是评估高职院校办学水平的重要依据之一。如何完善档案管理，使得档案能够在评估过程中充分发挥作用，成为很多高职院校面临的新问题。

一、当前高职院校评估档案管理中存在的问题

随着高职院校评估机制的全面运行，高职院校对档案管理的重视程度有了显著提高。高职院校档案管理的完善程度与规范程度都有了明显改观。然而，在现实中，高职院校在档案管理方面还有很多不足之处，主要表现在如下方面：

1.缺乏清晰的思路

在迎接评估的时候，高职院校往往把工作重心都放在准备材料上，待评估结束后，再将工作重心转移到教学工作的提高上。评估档案可能被安置到各个部门或被转移到档案部门封存，也有可能无人处理，资料出现丢失的情况。即便有的学校将评估档案按照专题性档案进行管理，其也没有做到规范化管理。特别的是，在评估档案中相当一部分档案是从原有档案中抽调的，还有部分档案是专门为了迎接评估而新建的。在评估工作结束之后，很多高职院校都会忽视评估档案的管理。

2.评估档案的生成缺乏有效管理

由于管理方面的不到位，评估档案的形成未能制度化。在高职院校评估的整个过程中都有可能产生评估档案。在评估时期，学校的工作重心在档案准备上，并没有关注档案的形成是否规范化。很多学校都重视那些文字的、纸质的、正式会议方面的资料搜集工作，而往往忽视那些电子的、音像类的、记录类的资料搜集工作。在形成档案的时候，很多工作人员的档案管理意识不强，经常出现纸张规格、笔记、内容格式方面不符合要求的现象，这些都给后续的评估档案管理工作增加了难度。

3.服务方面过于被动

由于评估机制不健全，评估档案无法充分实现其功能。评估档案往往会涵盖学校各个方面的最新状况，内含的数据真实性非常高，极具权威性，能够作为学校进行科学决策的有效依据。然而，从现实状况来看，这些高职院校在评估工作结束后，并没有好好地利用评估档案，缺乏主动服务的意识。

二、高职评估档案的有关概念

高职院校在发展的过程中会产生大量的档案，这些档案涵盖教学、科研、党政等各个方面。衡量高职院校教学水平的重要路径是评估。评估过程中产生的评估档案也是高职院校档案的重要组成部分。高职评估档案指的是学校为了迎接评估而准备的档案和在评估过程中所产生的档案，这些档案的系统性非常强，可靠度很高。从形式上讲，其包括文字、图表、音像等；从内容上讲，其包括学校建设与管理的各个方面。

三、优化高职评估档案管理模式的相关策略

无论是评估档案的形成，还是评估档案本身，其都与其他档案有着明显不同。因此，高职院校在对评估档案进行管理时，也应该抓住评估档案的特殊性来构建科学的管理模式。总体来讲，高职评估档案管理应成为高职院校档案管理的一部分。一是从思想上认识到评估档案的重要性，将其纳入到高职院校日常的档案管理工作中来；二是突出档案管理部门的职能，对现有的档案管理制度进行改良，促使评估档案管理实现规范化。评估档案管理的重点应落在过程管理与实体管理两部分。

1.评估档案形成过程方面的管理

1.1明确评估档案的形成范围

第一，评估档案多是围绕着高职院校评估指标而建立的。在评估指标的指导下，我们可以对评估档案进行有效分类，实现归档。评估指标体系指出了高职院校进行评估档案管理的方向，解决了高职院校评估档案分类难的问题。

第二，迎评档案将高职院校最新的建设状况及办公水平一一展现。事实上，这部分档案是在日常的教学和学校建设中形成的，比方说各种总结、教案、制度、试卷、论文等。

第三，评估过程档案是在评估中产生的，其能够体现出学校为了评估而做出的努力。在评估结束后，这部分档案和迎评档案一起构建评估档案。在评估之后，高职院校应评估结果所进行的一系列整改工作中产生的档案，也应该归纳到评估档案中，进行补充归档。

1.2實现评估档案形成过程的规范化

过程管理方面的改进是整个评估档案管理模式优化的重要内容。评估档案的流转与形成会对其最终的内容质量起到关键作用。倘若评估时所需要的各种材料难以从日常档案中获得，那么评估材料的可靠性必然不高。学校也难以表明某一评估指标的建设情况。

第一，规范形成内容。档案的内容应真实可靠，不能为了应付评估而杜撰。档案的形成应符合规律，相关的内容应真实地反映出学校的管理水平。针对某些评估指标，可以主动形成档案，比方说相关的工作总结与分析材料等。

第二，规范形成主体。评估档案往往会出现多个主体面对同一材料或一个主体面对多个材料的情况。所以在评估材料形成的过程中应明确相关主体的责任，只有这样相关部门才能够有效配合，提高档案的形成效率。

第三，规范形成周期。在对高职院校进行评估的过程中，不仅会考虑学校当前的状况，还会考虑学校的发展历程与未来发展趋向。在评估的时候肯定会考察各个学年的教学情况，所以学校在日常管理中要主动形成这些资料，为日后的评估工作做好准备。

2.构建完善的评估档案管理体系

评估档案来自多个部门，尽管学校已经构建其校院两级的管理体系，但仍存在很多问题。一是完善相应的网络体系。由学校领导直接负责学校档案室，各个下属部门设置兼职档案管理员。档案部门借助自评与考核等方式来掌控各个部门的归档状况。针对那些价值特别高的档案，应实行任务下达制与完成责任制。二是对当前的档案人员管理模式进行改革。对档案员的业务能力加大考核，构建科学的绩效管理机制，提高档案员的积极性。三是二级档案管理实现规范化。加强二级网络体系的建设力度，促使评估档案在科学的路径下流转。各个部门按照制度要求，定期移交材料。

3.评估档案的实体管理

3.1明确管理机构

在高职院校快速发展的过程中，校内的档案机构设置却始终未能调整。很多应该设置档案馆的学校并没有建设档案馆。多数高职院校的档案管理机构为综合档案室。在评估的过程中，综合档案室承担着提供大量评估资料的责任；在评估工作结束后，其应该对评估档案展开实体管理，做好一系列的开发工作。

3.2实体管理方面

在实体管理中，可以依据评估指标对评估档案进行有效分类。从本质上讲，实体管理就是将评估档案进行独立类别的排列。一种是从其他档案中抽调的评估档案，这部分档案应及时归还原档，并做好相应的记录；一种是原档案的复制件，这种评估档案应被保留；一种是与评估档案相关的原档案应有效标注，便于日后的查阅。

3.3开发与利用

对评估档案进行科学管理的目的在于实现评估档案的价值。首先，从内容方面讲，原有学校档案只是过程性档案，评估档案不仅有过程性档案，还有很多统计性、总结性与判断性的内容，这些资料的参考价值非常可观。其次，从体系方面来讲，原有的学校档案多是依据职能来构建体系的，其为客观分工的罗列，但是评估档案能够多多个角度展示学校的各个方面；再次，从数量方面讲，评估档案是原有档案基础上的升华，能够为使用者提供更多价值。

参考文献

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