文/夏 静

浅议做好社区档案管理的对策及建议

文/夏 静

社区档案工作是社区各项工作的真实记录，是社区科学执政、民主执政、依法执政的基础性工作。

社区档案；管理；重要保证

随着社区建设的推进，城市社区作为基层组织在实现经济和社会协调发展、解决基层各种社会问题、维护社会稳定、加强基层政权建设等方面发挥了重要的作用。加强新型社区档案工作，不仅有利于促进社区的管理和服务，而且有利于党委和政府更全面详实地了解社情、民情。因此，不断强化完善城市社区档案工作建设是社区科学执政、民主执政、依法执政的基础性工作。然而，在现实工作中，要将社区档案收集完整、集中并规范地进行管理难度是相当大的。如何在为社区管理、服务群众、构建和谐社会等方面发挥作用，是社区档案面临的现实而又紧迫的任务。

一、城市社区档案管理工作存在的主要难点及不足

1.档案意识淡薄，对社区档案重视不够

一是相当一部分人员包括领导干部对社区档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是分分捡捡、收集保管的细碎事务，不是单位的主要工作，不能给单位创造工作政绩，只要“守好摊”、不丢失、不泄密、能应付查档就行了。没有认识到档案的重要性。二是档案工作未纳入社区的达标考核中，档案人员的工作积极性不高，各岗位工作人员各做各的，各管各的，都觉得档案放在自己手中用起来方便，不愿意交出来统一进行整理和管理。

2.档案保管条件差，综合档案室硬件设施不齐

由于受到办公条件的制约，许多社区没有独立档案室，未配备必要的设施和购置专业的档案装具。有的社区因档案多、档案室地方狭小，致使无法实行集中统一管理，只能分散保管在相关部门，遗失、废弃等风险进一步加大。有的社区因办公地点的多次搬迁，社区档案资料随意堆砌，凌乱堆放，杂乱无章，无人问津；有的破损污损严重，甚至重要社区资料因没有立卷归档造成丢失；因档案的不齐全，缺档、断档严重，造成档案资料的无序性，从而也就不能有效发挥社区档案的服务和利用价值，极大挫伤社区工作者建档的积极性。

3.缺乏专业档案管理人员，人员配备不足

由于社区工作涉及面广、内容多、任务重，许多工作人员往往身兼数职，档案管理精力投入严重不足；档案管理队伍不稳定，岗位变动频繁，流动性强。由于社区人员成分复杂，招聘的工作人员不稳定，部分社区三年一换届，有些社区甚至根本没有配备固定的专兼职档案管理人员；部分档案管理人员缺乏必备的基本档案专业知识和岗位基本技能，业务培训不足，业务工作不熟练，很难胜任档案管理，致使档案人员的专业技能始终处于低水平的状态。

二、提高社区档案工作水平，扭转薄弱局面的对策及建议

1.完善社区档案管理的体制机制，强化社区档案管理的保障力

加强社区档案的管理，要按照“统一领导，分级负责”的原则，形成城区街道统一领导，档案管理部门归口负责，民政部门联动的体制和机制，全面强化社区档案管理。街道办事处要提供支持、创造条件，要真正发挥领导的主体责任，全面完善好社区档案管理；民政部门是社区建设的牵头单位，也应该对社区工作包括档案工作进行整体规划，要主动参与社区建设的协调，强化社区档案工作的建设。档案行政管理部门应主动沟通、说服，取得各级领导的重视和支持，将档案工作列入社区建设规划、列入财政预算，在人、财、物上给予大力支持，设立社区综合档案室，以保证有存放档案的场所，以推进社区档案的规范化发展。

2.建章立制，规范管理，促进档案管理规范化、制度化

要按照城市社区档案管理制度标准，严格建立好切合自身社区实际的相关制度，如《社区档案工作人员岗位责任制》、《档案立卷归档制度》、《社区档案保管制度》、《社区档案利用制度》等多项制度。对社区档案的收集、整理、借阅、保管、利用、销毁等做出统一要求，严格按照制度的规定进行，力求社区档案工作有章可循、有法可依。

3.强化业务培训，提高技能水平，实现档案管理人员专业化

从整体上看，社区档案管理人员来自不同的阶层，文化程度差别较大，从事社区档案管理工作的能力也有很大的不同，因此，加强社区档案人员的业务培训，提高从事档案人员的业务能力，促使档案管理人员掌握现代化的管理技术和方法，是提高档案业务水平的根本。要围绕重点，提高档案业务能力。重点加大《城市社区档案管理办法》的培训力度；根据社区档案形成的特点，有针对性的对档案的收集、整理、鉴定以及文书、照片、实物档案的收集与整理，社区文书档案归档范围和保管期限的划分等不同方面强化从业人员的档案管理业务水平。要邀请档案局工作人员上门指导、咨询服务的形式对社区档案员进行全员培训。搭建平台让档案员走出去观摩、迅速提高和掌握档案工作的基本技能和知识，以激发工作热情，增强责任意识，使社区档案管理工作迈上新台阶奠定坚实的基础。

［1］贾奎文.建立社区档案的初步实践与探讨［J］.档案天地.2002（06）

［2］王雪玲.社区档案管理工作之我见［J］.档案管理.2003（05）

［3］栾俊.社区档案管理工作的难点与对策，兰台世界，2007 年. 7（上半月）

［4］安爱君，路荣霞.对社区档案管理的几点思考，档案天地，2008年第7期

（作者单位：山东省乳山市城区街道办事处）