尹娜

摘 要：对于任何行业而言，档案管理都会对其持续发展产生重大影响。当前新形势也对档案管理工作提出了规范化与标准化的要求，这是提升档案管理工作效率的有效途径。要有效实现档案管理的规范化与标准化，还需要明确实现这一目标的基本前提，并且制定有效策略，以推进档案管理工作的规范化与标准化，包括提升档案的时效性、做好电子档案建设工作、提高档案管理者素质、优化档案交接工作、规范档案资料管理、做好科学分类归档与调取回收工作等。

关键词：新形势；档案管理；规范化；标准化

中图分类号：G271 文献标识码：B 收稿日期：2016-05-03

作者简介：尹 娜（1982—），女，中级馆员，山东省庆云县卫生和计划生育局科长、性别办主任，研究方向：档案管理。

在市场经济深入发展的背景下，档案的社会功能应用范围在逐步扩展，即从政治领域扩展到科技领域与经济领域，对档案利用产生需求的主体也从党政机关和群众团体扩展到经济、学术、科技团体中。在这样的环境中，档案管理工作也发生了极大变化，已逐渐朝着现代化的方向发展，如今更是提出了规范化与标准化的发展要求。档案信息开发、信息搜集、信息传播与资源共享等方面也日益趋向数字化与网络化，以不断地适应新形势的需要。因此，在进行档案管理工作的过程中，应该做好档案资料的收集、分类、归档、调取与归档等一系列工作，保证档案资料的时效性与价值，确保档案资料得到更好地利用。

一、档案工作规范化、标准化的前提

要推进档案管理工作的规范化与标准化，还需要明确其基础性前提，即公文的制发。档案是由公文转化而来的存在，要保证档案的质量，首先需要保证公文自身的质量，这就取决于公文制发的质量，这也是实现档案工作规范化与标准化的前提。所以，在公文制发过程中，需要将规范化与标准化两方面要求纳入考虑范围，切实提升档案的质量，为档案工作的规范化与标准化奠定良好的基础。因此，需要做到以下几点。

第一，制发公文过程中，需要采用质量上佳的公文用纸。纸的幅面尺寸规格等方面要遵循统一、规范与标准等原则，要符合国家相关规定。在排版的时候，要注意采用横写横排的形式，公文纸张要进行左侧装订。

第二，对制发公文进行检查，保证签发手续已经切实按照规定来履行，以确保公文符合相关审批要求，并且确保公文标题的准确性。另外，主送与抄送的单位要明确，不可混淆，落款和公文需保持一致，保证日期正确。

第三，要保证公文字迹的质量与清晰度。易褪色的笔种或者纸张、墨水，都不应该用于公文制发，以确保公文字迹清晰与鲜明，为以后档案的长久保管和开发利用奠定基础。

第四，制发的公文要采用合理的文种，要规范其拟制的格式，行文的字体使用要规范，不要滥用简称，便于以后使用科学化手段对档案内容进行快速准确的检索，有效地推进档案工作的规范化与标准化。

二、档案工作规范化、标准化的实现策略

1. 提升档案时效性与加强电子档案库的建设

档案的时效性既指档案信息的新旧程度，也包括档案信息的最新动态与最新进展等。提升档案的时效性，能够保证档案内容的有效性，提高档案的利用效率，也可保证档案的利用价值。因此，档案管理者应该树立档案时效观念，通过科学的信息化与网络化手段获取最新信息，为做好档案部门的服务工作赢得主动。比如，一份具有较强时效性的科研档案，能够有效缩短科研项目的相关研究周期，为科研单位节省不少物力、人力以及财力，从而为科研单位获取可观效益。档案时效性的提升也是推动档案工作规范化与标准化的有效策略。另外，档案部门需要加强电子档案库的建设、开发与使用，利用科学的数据技术对移交的电子档案载体与技术环境进行检测，在保证合格率的前提下再进行移交；同时，需要检测档案数据存储介质的可用性，确认电子档案载体是否存在损坏或者其他存储不良问题；此外，实现数据的科学鉴定，核对档案数字和签名的真实性，对数据进行有效的整合转换等。因此，应该加强电子档案库的建设。

2.档案管理人员素质的提升

新形势下，要推进档案管理工作标准化与规范化，必然要提高档案管理者的职业素养与专业化水平。如今档案管理模式随着时代的变化日渐完善，档案管理中引入了各种现代化技术，而要对这些技术加以深入掌握与应用，管理者必须具有良好的信息技术操作技能，特别是计算机技术、互联网技术等操作管理软件的相关技能。当下档案管理者对这些现代化技术的运用尚未足够熟练，这就限制了档案管理工作水平的提高。因此，要做到以下几点：第一，加强档案管理者专业化知识与现代化技术技能的培训，提高管理者对各种管理技术的操作水平，促使其熟练运用各种现代化管理手段，了解信息化技术的各种知识。第二，在后续档案管理工作中引进的人才，要求其具备较佳的专业素养，并且具备一定的现代化档案管理技能，从而利于提高档案管理工作的效率与水平。第三，应该加强教育领域对档案管理人才的培养，注重丰富人才的理论知识，并且培养其档案管理实际操作技能。

3.档案交接工作的优化

对档案交接工作进行优化，能够进一步推进档案管理工作规范化与标准化。因此，在这个过程中，管理者需要明确档案交接的范围，要排除不能进行交接的档案，保证档案交接工作符合国家有关规定。而且档案移交进馆要满足以下标准：第一，档案要以全宗为单位进行编目整理。第二，档案要具有完整性与齐全性，根据档案管理规范与标准要求对其进行分类整理，要准确地划分档案的保管期限，书写要具有规范性，装订要整齐且美观，案卷的质量必须达到规定要求与标准。第三，要确定档案具有长期保存与利用的价值，否则不能移交进馆。第四，档案交接的文据与案卷目录要做到一式三份：档案馆签收其中一份，并将其退回移交单位保留备用。第五，案卷目录应该具备两种版本，即纸质版本与电子版本，确保档案的原始性与真实性。

三、推进档案工作规范化、标准化的思考

1.规范档案资料

（1）档案资料保存的规范。档案资料的科学规范是档案管理工作的基本内容之一。在对档案资料进行科学规范的过程中，要保证文件的原始性以及真实性，这也是档案管理规范化与标准化的灵魂。在管理电子档案过程中，常常会发生电子文件资料丢失或者信息被更改的问题，这就要求档案管理者加强电子文件的维护工作。对于档案资料与档案信息的完好保存，还需要发挥纸质档案和电子档案之间的互补作用。在电子文件得到广泛应用的今天，我们同样需要注重对纸质档案的完好保存，也为以后遇到电子文件资料丢失或者信息被更改的情况时能提供纸质档案的原始文件，以确保档案内容的真实性。另外，对档案资料进行科学的规范，还要求实现档案信息的数字化管理，从而打破时间与空间的束缚，从而不断地扩展档案工作的服务范围，实现服务效率的有效提升。

（2）加强档案资料的收集工作。档案管理者应该加强对档案的收集工作，比如重大工作、活动或者建设项目的相关档案、非物质文化遗产档案等。个人与单位应该支持与协助所在地的档案馆对档案的征集工作，包括一些散存的珍贵档案资料、对社会发展具有长远利用价值的重要档案等。档案馆的领导者也可以鼓励个人或者一些团体捐赠档案或者寄存档案，以丰富档案馆的档案资源，并且加大档案资源科学合理配置、妥善保护与高效利用的力度。

2.科学分类归档

在档案管理工作中，档案的科学分类与整理工作很重要。对于一些内容齐全和基础良好的案宗，要做好科学的分类与整理工作。根据案宗的目录直接做好分类标引工作。若一些档案的形式比较特殊，则可以使用计算机程序，将案宗的名字、时间与地址等信息录入进去，可以快速地获取案宗的分类号，从而有效地提高档案的著录速度，也便于档案利用人员对所需案宗的查阅。另外，在档案的归档方面，需要建立完善的文件材料归档制度，不允许任何个人或者单位将档案据为己有，也不允许拒绝档案的归档。档案利用人员要及时地将档案完整地交还档案管理所在机构，不可以擅自推延移交档案的时间或者截留档案。

3.规范档案调取与回收

规范档案调取与回收工作是推进档案管理工作标准化与规范化的重要手段。档案管理者应该及时清查和退还调取的档案，根据国内法律法规和档案管理制度的要求来规范档案的调取与回收。若个人在工作需要的情况下提出退还档案或者继续使用调取档案的相关意见，可以上报有关部门以获得批准。在退还档案的过程中，需要有被调取档案保管者、该单位领导或上级主管单位的领导在场，并且签字确认。若是需要继续对档案进行利用，该档案的调取手续应该符合有关规定。若是不符合有关规定，则需要及时进行完善，以确保档案调取管理工作的规范化与标准化。

关于如何调取档案，档案管理者还需要做到以下几点。

第一，工作中要坚持严谨的态度，根据规定细致地开列调取档案的清单，并且一式两份。在这个过程中，管理者需要完整地对调取档案的时间、档案页数、档案册数等进行登记，可以采用计算机技术对这一工作进行信息化处理。

第二，要建立调取档案的保管与使用制度，明确调取档案的保管与使用责任，增强调取档案相关人员的责任意识，确保责任落实到人。若是条件允许，可以购置专门用于档案存放的使用与保管柜，做好调取档案的保护工作，避免档案丢失或者损毁。另外，还可以建立调取档案的查阅登记制度，明确与调取档案有关的具体人员。要及时检查调取档案，若确定所调取档案再继续使用，则根据有关规定，及时地将档案退还给相关单位。而相关单位也需要及时地回收调取的档案，确认调取档案在回收时的情况，确保档案的完好无损，若存在问题，则追究调取档案人员的责任。在回收后，妥善地进行保管与维护，实现档案调取与回收工作的规范化与标准化。

四、结束语

总而言之，新形势下要推进档案管理工作的标准化及规范化，需要明确其基础性前提，并且做好其中的重要工作。同时，加大档案工作现代化管理力度，提升档案的时效性，做好电子档案建设工作，提升档案管理人员的专业水平与职业素质，优化档案的交接工作，对档案资料管理进行规范，做好科学分类归档与调取回收工作，最终适应新形势下对档案管理工作提出的新要求，实现档案管理的规范化与标准化，充分地发挥档案资料的应有效用。

参考文献：

[1]杨博文.规范化和标准化是实现高校档案管理现代化的基础[J].人才资源开发，2015（4）：130-131.

[2]周晓敬.规范档案管理工作 提高档案管理的质量和效率[J].学周刊，2014（30）.