郑影奇　彭筠

摘 要：加强院系二级教学档案管理，有利于提升高职院校教学档案考究和教学资料的有效综合利用，对院系档案的管理质量有着非凡的意义。

关键词：高职院校；二级部门；教学档案；管理；优化

教学档案管理是高职院校院系二级管理的根本活动和中心环节，对高职院校的教学活动有着重要的意义。随着我国职业教育的迅速发展，职业教育在高职类院校中也广泛开展起来，职业教育趋向群众化教育、多元化人才培育的方向。高职院校档案管理体制变革也进一步深化，逐渐向院系二级教学档案管理转变，职业教育综合类高职院校逐步构成院系体系。二级院系教学档案管理工作是教学考究的根底工作，在整个学校档案管理中起着举足轻重的作用。

一、现状

1.系部没有完整档案体系，资料的完整性和规范性不够。现阶段，各系部自己部门资料的收集、整理、立卷、归档和档案的分类、保管、鉴定、利用等均按自己的方式进行，完整性比较差，没有按时安排教学档案管理员进行收集整理。

2.档案的合理利用率低。院系档案的合理利用率都比较低，利用档案巡查准确度不够。因此，提高教学档案的利用率将是现在及将来必须大力研究的课题。我们可以依托目前强大的网络数据库，实现对教学档案立即收集、快速整理、全部存储，使之高效地被利用。

3.加强对二级教学档案管理人员的培训。二级教学档案管理人员如果没有经过专业系统的知识、技能的培训，在从事内容繁杂、涉及面广、工作量较大的档案管理工作时，很难在短时期胜任。……