文·龙源源

企业档案数字化建设管理与应用探讨

文·龙源源

烟台市自来水公司历来重视档案的管理与开发利用工作。近年来，随着形势的发展和公司各项工作的深入开展，档案工作的软硬件建设也不断完善，尤其是自2013年启动档案室升级改造以来，实现了室藏档案多样化、库房环境标准化、业务管理规范化和硬件设施现代化，为公司档案数字化建设打下了坚实的基础。截至目前，公司档案数字化工作取得了较好的成绩。

一、安装网络版档案管理软件，依托公司内部网络，实现了档案业务在线实时处理

为进一步提高档案管理质量和效率，尽早实现档案数字化管理，我们针对公司档案管理特点，提出了档案管理软件功能需求，并着手筛选了几家软件开发技术过硬、经验丰富、具有专业档案管理知识体系的软件开发公司。

经过档案管理人员反复电话沟通，量子伟业、东方飞扬、东软、清华紫光四家软件公司先后派人到公司，对档案系统管理软件进行现场讲解。公司从档案管理软件需求、技术功能及售后服务等各方面进行比较后，确定使用北京量子伟业档案管理软件系统。

该套软件网络配置采用集中式部署，每一个部门作为一个单独客户端的方式存在，公司及所有客户端均共用此系统。综合档案室的档案管理和人事档案管理是两个独立的档案管理业务，软件能提供两个独立的业务管理系统，由两个部门分别管理，互相之间不干涉，也不互相通融，保密性、安全性要高。……