文·王淑芳

关于实物档案管理的几点思考

文·王淑芳

实物档案是指反映历史真实面貌、具有保存和查考价值的各种特殊载体的档案，通常指各单位在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗、奖章、字画、印章、各种捐赠品、礼品、纪念品、工艺品，有关建筑物或产品的模型等反映工作成绩及对国内外友好交往的实物形式的档案。

从载体形式来说，实物档案的范围广，常见的有奖旗、奖杯、牌匾、盘、碟等等；从内容来说，一是与其他门类档案同时形成的、反映同一活动或同一内容的，如表彰会议中获得的奖旗、奖杯、牌匾等；二是其他门类档案中没有的、内容独特的，如来宾赠送的各种纪念品、工艺品等。由此可见，实物档案的特点是形式多样、直观、具有一定的宣传性和艺术观赏性，因此，整理保存好各种实物档案，对于丰富档案内容，更好地发挥档案工作的作用，有着积极的意义。本文将结合青岛市档案馆馆藏实物档案特点，探讨实物档案的整理及管理方法。

一、馆藏实物档案的整理

（一）完善目录

实物档案在接收进馆时，移交单位一般都进行了整理编目，但也存在部分题名拟写不规范、责任者或时间缺失等问题，不能完整反映实物档案的特性，给检索利用带来困难，因此对已经接收进馆的档案目录要做必要的修改、补充，以便于检索利用。

编目的目的是方便实体管理和信息的检索利用，从这个角度考虑，实物档案目录应包括以下内容：档号、实物名称、题名（内容简介）、载体类型、规格、相关单位或个人、时间、备注等。

1.档号：档案接收进馆时所赋予的档案编号。

2.实物名称：实物档案的准确名称，如奖状、奖杯、奖旗、证书、奖章、花瓶、模型、题词、油画等。

3.题名（内容简介）：实物档案的简要说明，拟写题名时，要尽量概括与实物档案相关的背景信息。荣誉类实物的题名要写明授奖单位、获奖单位、荣誉称号、获奖级别或等级等等，如：山东省档案局授予青岛市档案局“2004 年度山东省档案工作先进单位”荣誉证书；纪念品、宣传品类实物要写明实物名称、公务活动名称等信息，如：半岛都市报一周年纪念赠市委副书记张旭升“缩微半岛都市报创刊一周年纪念金卡”；题词、字画等要写明题词、字画内容，并且要具体到个人，如有需要还应写明该人的职务和单位，如：范国强参加“青岛市书法楹联艺术大展”作品——海阔天高远，民安国富强。

4.载体类型：实物档案的主要材质，如布质、木质、金属等。

5.规格：实物档案的外形尺寸，一般以毫米为单位。

6.相关单位或个人：形成、颁发或捐赠实物的单位或个人；如荣誉类实物的获奖者、授予者等，纪念品、宣传品等的公务活动名称、赠与人等，题词、字画等的创作个人等。

7.时间：获得实物的时间。

8.备注：其他需要说明的问题，如带有外包装或附属材料的实物，应著名“外包装”、“附属材料”等。

（二）规范档号粘贴位置

实物档案的档号应标注在既不影响外观又比较便于查找的位置处，带有外包装或附属材料的实物 ，其外包装和附属材料也应标注与实物档案相对应的档号。一般按照以下原则粘贴档号：

1.奖匾、奖状、奖旗、锦旗、奖章、证书等正面有字的平面实物，贴在背面右下角。

2.奖杯、模型、工艺品等立体实物一般贴在底座背面。

3.印章类一般粘贴在印把上。

4.字画、题字类，一般粘贴在背面右下角。

5.带有附属材料的实物，其附属材料也应粘贴相应档号。

6.带有外包装的实物，除在实物档案恰当位置粘贴档号外，还应在外包装的右下角粘贴与实物档案相对应的档号。

二、实物档案有序保管

实物种类繁多，载体形态各异，大小规格各不相同，无法采用统一的保管模式，目前国家没有统一的实物档案管理标准，从本馆对实物档案的管理实践来看，一般应对实物档案分门别类采取不同的方式进行集中管理，对特别珍贵或易破损的要另制作装具，采取封闭式保管。

1.奖旗、奖状等可折叠的实物，一般折叠成A4 规格，将有字一侧折叠在内，无字一侧折叠在外，尽量不要在有文字处留有折痕；将奖旗背面（右上角）贴有档号的位置露出在面上；将折叠好的实物装入档案盒中；在档案盒背脊填盖盒内所装实物档案的档号等项目。

2.字画、题字等，如果有地图柜，则平铺放入地图柜中，档号朝外，便于查找；如果没有地图柜，则一般字面朝里、档号朝外卷成圆筒状，装入定制的圆筒形装具中，并在装具外标注所存放档案的档号。

3.证书、奖章、奖牌等小型平面类实物，可以直接装入档案盒中，并在档案盒脊背上标注所存放实物的档号。

4.奖杯、纪念品等小型立体类实物，按档号顺序竖立在专用架上保存；对较大且不能上架的实物档案，要按档号顺序集中摆放在专用库房的特定区域。

5.印章类，一般按照档号排序放入特制的木盒，盒内印章一般按从左至右，从上至下的顺序排放，钢印等大型印章，可不装盒，直接排列上架。

6.易碎类实物，一般应放入定制的包装物内。

7.立体类的实物，有外包装的连同外包装一起摆放在档案架上，档号朝外。

三、实物档案数字化

馆藏实物档案主要用来举办各种展览和将来出版相关汇集，在用来举办展览时，单凭实物档案的题名很难准确判断其形态、大小等，需要花费大量时间到库房逐件挑选，这势必会影响办展进度，而且部分实物档案属于易碎品，经常接触极易造成损坏，因此需要对实物档案进行数字化，一般采用数码相机拍摄的方式对实物档案进行数字化，即对不同形状的实物从不同角度拍摄一张或几张数字化照片，一组照片联合反映一件实物的形态，与实物档案目录挂接，从而实现实物档案的数字化。

1.平面类实物，一般从正面拍摄一张照片。

2.立体类不对称实物，一般从上、下、前、后、左、右各拍摄一张照片，六张照片联合反映一件实物的形状。

3.立体类对称实物，一般对上下、前后、左右各拍摄一张照片，三张照片联合反映一件实物的形状。

4.所拍摄的实物档案数字化照片与目录数据挂接，便于利用。

总之，实物档案种类繁多，很难一一列举，在管理时要根据实物档案的材质、大小、形状等灵活掌握。

（作者单位：青岛市黄岛区文化艺术中心）