文·王淑芳

关于实物档案管理的几点思考

文·王淑芳

实物档案是指反映历史真实面貌、具有保存和查考价值的各种特殊载体的档案，通常指各单位在工作活动中形成的具有保存价值的荣誉奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗、奖章、字画、印章、各种捐赠品、礼品、纪念品、工艺品，有关建筑物或产品的模型等反映工作成绩及对国内外友好交往的实物形式的档案。

从载体形式来说，实物档案的范围广，常见的有奖旗、奖杯、牌匾、盘、碟等等；从内容来说，一是与其他门类档案同时形成的、反映同一活动或同一内容的，如表彰会议中获得的奖旗、奖杯、牌匾等；二是其他门类档案中没有的、内容独特的，如来宾赠送的各种纪念品、工艺品等。由此可见，实物档案的特点是形式多样、直观、具有一定的宣传性和艺术观赏性，因此，整理保存好各种实物档案，对于丰富档案内容，更好地发挥档案工作的作用，有着积极的意义。本文将结合青岛市档案馆馆藏实物档案特点，探讨实物档案的整理及管理方法。

一、馆藏实物档案的整理

（一）完善目录

实物档案在接收进馆时，移交单位一般都进行了整理编目，但也存在部分题名拟写不规范、责任者或时间缺失等问题，不能完整反映实物档案的特性，给检索利用带来困难，因此对已经接收进馆的档案目录要做必要的修改、补充，以便于检索利用。

编目的目的是方便实体管理和信息的检索利用，从这个角度考虑，实物档案目录应包括以下内容：档号、实物名称、题名（内容简介）、载体类型、规格、相关单位或个人、时间、备注等。……