◆肖　镜　王　青　陈　旻　廖　斌　王　迪　张河战*



药品检验机构实验室文件控制的研究*

◆肖镜1王青1陈旻2廖斌3王迪1张河战1*

目的为药检实验室开展系统化的文件控制工作提供参考。方法参照CNAS CL01:2006、WHO GPPQCL等国内外先进实验室认证认可准则和管理规范，结合药检实验室文件系统建立与文件管理工作的实践经验，针对药检实验室管理体系文件的整个生命周期，分析药检实验室文件控制中各个环节的控制要点及管理方法。结果实验室管理体系的运行是通过管理体系文件系统来实现的。结论只有对管理体系文件系统实施有效控制，确保体系文件的持续适宜和执行效果，才能保证实验室管理体系的平稳运行和机构的持续发展。

药品检验；质量管理；文件控制

First-author's addressNational Institutes for Food and Drug Control，Beijing, 100050, China

现代药品检验机构实验室(以下简称“药检实验室”)管理体系是基于管理体系文件来实现的[1]。作为实验室管理体系的基本组成，管理体系文件系统应该随着管理体系的运行、持续改进及其环境的变化而调整。为了保证体系文件与实验室管理体系的有机结合，就要对文件的编制、使用和更改等一系列动态活动实施有效控制，从而保证管理体系的正常、有效运行。目前，由于我国药检实验室实施现代意义上的文件化质量管理时间并不长，在一定程度上还存在“师傅带徒弟”的惯性思维，在文件控制方面还存在较多问题。如，文件内容不规范、覆盖面不全；文件规定与管理体系实际运行情况存在差异；宣贯培训不到位导致文件的执行效果不佳等。本研究参照国家认证认可监督管理委员会的《实验室资质认定评审准则》(以下简称“《资质认定评审准则》”)、中国合格评定国家认可委员会的《检测和校准实验室能力认可准则》(以下简称“CNAS-CL01:2006”)以及世界卫生组织《药品质量控制实验室良好操作规范》(以下简称“WHO GPPQCL”)等实验室认证认可准则和管理规范[2]，结合实践经验，针对药检实验室管理体系文件的整个生命周期，分析文件控制各个环节的控制要点及管理方法。

图1　内部制订文件控制流程图

图2　外部文件控制流程图

1　文件组成

药检实验室的管理体系文件可分为内部制订和外部文件两大类：一是内部制订文件包括质量手册、程序文件、作业指导书或标准操作规范(即SOP文件，以下简称“SOP”)等；二是外部文件包括法律、法规、规章、技术标准等[3]。

2　文件控制目的及范围

文件控制的目的：一方面是要保证管理体系文件的现行有效性；另一方面是要保证能够满足使用要求，确保有效文件的贯彻执行，防止工作人员误用无效或作废文件。同时，构成实验室管理体系的所有文件都要纳入受控范围[4]。

3　文件控制基本流程

为实现对管理体系文件整个生命周期的有效控制，实验室应建立管理体系文件的控制程序。文件控制程序中应该明确规定受控文件的范围以及文件的制订、审批、发布、使用、变更和作废等环节的控制要求[4-7]。图1和图2分别是实验室内部制订文件和外部文件控制流程图。

3.1管理体系文件制订和审批

内部制订的管理体系文件因其指导地位与内容的不同，文件编制职责的分配也有所不同[4]。《质量手册》的编制应该由质量管理部门统一组织，并且有最高管理者及机构管理层的参与；程序文件编写一般由质量负责人、管理层、质量管理部门人员等承担； SOP文件应按照其所涉及的工作内容分配到各个部门由具体开展工作的人员进行编写；记录格式编写职责的设定建议与其相关联的文件编写职责保持一致。

文件编写完毕后，经过审核、批准后方能发布使用[6]。文件审核包括以下方面：(1)风格审核。 同类文件之间的书写结构应统一，名词使用应统一，同层级文件的描述深度应统一。(2) 格式审核。 文件格式是否满足要求，标识是否完整。(3) 职责审核 。不同文件中职责与权限的规定是否协调一致，人员职责与权限的表述是否符合管理现状且没有遗漏。(4) 内容审核 。 检查文件内容是否覆盖并符合所有相关外部法规、标准等文件的要求，是否完全覆盖实际工作需要，与其它内部制订的相关文件是否协调一致，不能出现文件之间相互矛盾且尽量避免重复。此外还要审查文字表述是否准确、可操作性强。(5) 接口审核 。 检查文件间有关接口和工作关系的描述是否协调、明确，各项管理活动是否已形成闭环，特别是涉及部门间对接的工作环节的表述应得到相关部门确认。如果一份文件涉及多个部门，应由涉及到的所有部门对其内容进行会审。

3.2外部文件收集、追踪与确认

外部文件的及时获取是实验室合规开展检测/校准活动的基础，技术文件的有效性更是确保检测/校准方法有效性的前提，实验室应建立稳定的文件收集与追踪查新机制[3]，一般包括：(1)从文件发布机构进行查询；(2) 向标准情报部门查询；(3) 订购权威机构出版的国家标准和计量技术法规目录；(4) 从学术期刊获取文件更新的相关信息；(5) 应用互联网查询；(6) 参与标准制修订的技术活动；(7)外来技术文件文本的获取可以直接向标准的发布/出版机构或其授权的机构购买或索取。收集的外部文件也应经过适当的审核确认后才能投入使用。确认的主要内容包括：现行有效版性，对工作的适用性，使用方法(直接使用或需转化为内部文件使用)，使用范围(说明应用领域，一些特殊标准要严格限定使用范围)等。

3.3文件标识

实验室制订的管理体系文件应有唯一性标识，该标识信息应包括文件编号或代码、发布日期或执行日期、版本或修订标识、页码、总页数或表示文件结束的标记和发布机构等[5-7]。关于文件编号，建议能够以代码形式尽量体现文件的归属、分类信息，以方便识别和统计管理。

3.4文件宣贯培训

为了使工作人员能够及时掌握管理体系文件内容及实施日期并依照执行，保证文件的实施效果，WHO GPPQCL条款3.2g明确要求实验室应建立管理体系文件培训的宣贯培训机制，文件培训应做好记录。对于新增或变更的管理体系文件，都建议完成培训后再正式实施[7]。

3.5文件发布与发放

经批准生效后或确认的文件应及时发布并发放使用，CNAS-CL01：2006及WHO GPPQCL均要求：为确保实验室管理体系的有效运行，在对实验室有效运作起重要作用的所有作业场所，都应该能够得到适用的有效版本文件[5-7]。文件发布、发放范围的确定要以满足实验室实际工作需要为原则；出于保护客户机密和所有权的目的，涉及到有接触权限限制的文件时，其发布与发放应经过适当审批。为保证所发放文件可追溯并受控，应建立发放登记；在实验室内部发放使用的每一份文件上都应有适当的控制标记，标明分发号、持有人等必要信息[8-11]。

CNAS-CL01：2006和WHO GPPQCL均要求实验室应该建立能够阐明文件现行版本和分发情况并易于获得的1份文件目录[5-7]。建议实验室内部制订的文件目录中包含以下文件受控信息，如文件名称、编号、起草部门、版本、历史沿革、修订日期、批准日期、实施日期、审核日期、发放分数等；对于受控外部文件，文件目录登记的必要信息包括文件名称、编号、发布机构、版本、使用范围、更替沿革、实施日期、下次查新时间、发放分数等。

3.6管理体系文件的定期审核

为保证管理体系文件的持续适宜性，应定期对管理体系文件进行审核[5-7]。实验室应对定期审核的周期或时机做出明确规定，当审核发现内容不适宜时应及时启动文件修订，表1为各类管理体系文件定期审核周期表以供参考。

外来文件的编制修订权不在实验室，所以控制重点在于跟踪修订状态与及时更新方面，可以通过上文中介绍的方法追踪查新[9-11]。一般来说，外部文件的追踪查新是在日常工作涉及时随时进行的，对于长期不使用的文件，至少每半年进行1次追踪查新。

表1内部制订管理体系文件审核周期表

文件类型审核周期(年) 质量手册1程序文件及相关记录5管理类SOP及相关记录5检验类SOP及相关记录5仪器操作类SOP及相关记录10仪器性能确认类SOP及相关记录10

3.7文件系统的变更控制

管理体系文件的变更不单指某份文件的更改，还包括新增文件以及文件的失效、废止等变化情况。在WHO GPPQCL条款3.3中提到[7]，实验室应该建立文件变更控制系统，全面发现文件变更动因，按规定程序对文件进行修订，及时将管理体系文件系统的变化情况通知相关人员，从而确保文件的实施效果[13]。文件变更控制的要求主要针对以下几项工作：

3.7.1文件的修订/改版CNAS-CL01：2006和WHO GPPQCL中均要求：除非有特别指定，文件的修订/改版应由原责任人(或具有相同职责的人)在原文件的基础上进行起草修改、审查和批准。若有特别指定，被指定人员应获得进行修改、审批所依据的相关背景信息。修订或改版后的文件，修改内容应在文件适当的位置进行说明，实际操作时可以在文件内容变更的所在页页脚增加“修订识别栏”，或者在文件首页设计“修订记录栏”，亦或者在文件中加一附件“修订页”，对文件变动情况进行说明[5-7]。

为满足文件使用要求，装订成册的内部制订文件，如《质量手册》等，换版印刷周期较长，对于文件内容的修订可能要进行手写修改。CNAS-CL01：2006规定：如果实验室的文件控制系统允许在文件再版之前对文件进行暂时性手写修改，则应确定修改程序和相关职责与权限；修改之处应有清晰的标注、签名或盖章并注明日期[6]。对于收集到的外部文件的纸质件，通常进行手写勘误，修改之处同样应有修改人清晰的标注、签名或盖章并注明日期。

3.7.2 文件的废止 当管理体系文件系统中某个文件内容对管理体系的实际运行不再具有价值，应对该文件进行废止。文件废止要经过适当的审批，废止后的文件按作废文件进行处理。3.7.3 文件替换更新 不论是内部制订文件还是外部文件，发生变更后要及时将文件的变化情况及新文件的要求传达至相关人员，必要时组织培训宣贯。CNAS-CL01：2006及WHO GPPQCL要求：为防止误用，失效或作废的文件应及时从所有相关场所撤除，并以现行有效版本进行替代，作废文件的回收应有记录[5-6]。对于一些比较特殊的文件，例如技术标准汇编本等，其中部分仍是现行有效内容，有些是无效作废标准，往往可通过在作废处增加作废标识来控制[9-10]。3.7.4 文件档案的保存与作废文件的处置 失效内部文件的原始审签件上要加作废标记，连同文件控制工作中形成的各项工作记录一起作为档案进行保存，以确保文件历史的可追溯性，其它副本应销毁处理。CNAS-CL01：2006和WHO GPPQCL均要求不论内部文件和外来文件，出于特殊需要或知识保存目的而保留的作废文件，应有适当标记。作为参考资料保留的作废文件，可以在作废标识以外再加“参考文献”标识以明确文件用途。文件销毁应经过审批并建立记录，记录上应记录销毁文件的名称、编号、发放号及销毁份数等必要信息，并经相关人员确认[10-12]。

4　注意问题

4.1非受控文件的发放和受控文件的借阅

非受控文件与受控文件的主要区别在于是否对该文件进行版本有效性追踪，实验室内作为参考文献使用的一些外部文件资料，实验室制订但已作废作为参考资料保留使用的内部文件，因需要而向外单位提供的管理体系文件等都属于非受控文件。未经适当的审批，不应向外单位提供管理体系文件(包括复印件)；非受控文件的发放也应经过审批并进行登记，文件上要做“非受控”标记并注明用途。

为节约人力、物力成本，实验室可以在不影响工作效率的情况下尽可能减少管理体系文件受控纸张副本的发放，建立文件借阅机制。受控文件的借阅使用需进行登记。

4.2上墙文件的管理

因工作需要，实验室可能会将受控文件或其部分内容张贴在实验室内以方便工作人员随时查看使用。为保证摘录件和上墙文件的现行有效性，同样应按照受控文件发放的要求办理领用，在文件发放记录中应注明摘录件或张贴件的用途，摘录件和张贴件同样要受控管理。

[1]杨美成，陈家良，张河战. 试论药品检验实验室质量管理体系的文件化[J].中国药事，2012, 26(12)：1326-1329.

[2]张河战，毛歆，张才煜. 世界卫生组织药品质控实验室管理规范简介[J].中国药事，2011, 25(3)：301-312.

[3]陈旻，杨德忠，阮桂平. 浅述药品检验实验室管理体系文件控制的要点[J].今日药学，2014, 24(7)：473-474.

[4]中国合格评定国家认可委员会.实验室认可基础知识培训教程(试行版)[Z].2010.

[5]国家认证认可监督管理委员会.实验室资质认定评审准则[S].国认实函[2006]141号，2006.

[6]中国合格评定国家认可委员会.检测和校准实验室能力认可准则[S].CNAS-CL01:2006，2006.

[7]金诗瑶. 浅谈如何做好实验室管理体系文件的控制[J].现代测量与实验室管理，2013(6)：56-57.

[8]王道雄，邹佩林，涂宣成，等.德国KTQ质量认证体系在医院后勤规范化管理中的应用[J].中国卫生质量管理，2015，22(6):74-77.

[9]程红革，韦汝珍，陈晓丽，等. 医学实验室管理体系文件的控制[J].国际检验医学杂志，2014,35(4)：507-509.

[10]张燕霞，李梅. 食品实验室质量管理体系中的文件控制[J].科技资讯，2012(29)：181-183.

[11]梁萍. 浅议实验室文件控制[J].管理观察，2011(9)：201.

[12]肖镜，项新华，王青，等.药品检验机构实验室开展变更控制的研究[J].中国卫生质量管理，2015，22(6):78-81.

通信作者：

张河战：中国食品药品检定研究院质量管理处处长

E-mail：zhanghz@nifdc.org.cn

责任编辑：张盼盼

Laboratory Document Control in Pharmaceutical Inspection Institutions /XIAO Jing,WANG Qing,CHEN Min,et al.//Chinese Health Quality Management，2016,23(2):76-79

ObjectiveTo provide reference for the establishment of systematic document control in pharmaceutical inspection laboratory.MethodReferring to the advanced laboratory accreditation standards and management practices, such as CNAS CL01:2006, WHO GPPQCL, combining with the practical experiences from the establishment of document system in pharmaceutical inspection laboratory and the document management, the key points of document control and management methods were systematically analyzed, covering the whole life circle of document in the management system.ResultThe management system in laboratory was achieved through the implementation of the document management system.ConclusionThe effective control of the document management system and ensuring continuing suitability and implementation of the system documentation can ensure the smoothly running of laboratory management system and sustainable development of institution.

Pharmaceutical Inspection; Quality Management; Document Control

10.13912/j.cnki.chqm.2016.23.2.25

课题名称：药品检验机构实验室管理体系文件控制通用要求和方法的研究(2013NQ1)；本课题受中国食品药品检定研究院中青年基金资助

张河战

2015-10-23

肖镜1王青1陈旻2廖斌3王迪1张河战1*

1中国食品药品检定研究院北京100050

2广东省食品药品检验所广东广州510180

3江苏省食品药品监督检验研究院江苏南京210008