福州第一技师学院　林建华



浅析档案管理信息化

福州第一技师学院林建华

[摘要]利用信息化手段进行档案管理是大势所趋，该文首先分析档案信息化管理的优势，然后分析档案信息化管理的条件，最后提出在档案信息化管理中应当注重开发专门软件、建立规范的数据库以及培养专业人才。

[关键词]档案管理信息化档案数据库

档案管理信息化是近年来档案管理工作发展的新趋势，依靠传统的档案管理办法已经不能适应当今时代需要。随着信息技术的发展，利用计算机和网络技术管理档案的条件已经基本具备。建立档案管理信息化系统，能够实现档案信息资源的合理配置和资源共享、科学管理和利用，为社会提供高效优质的服务。在档案管理信息化中应注意选用规范的档案管理软件，培养信息化管理人才。

1　档案管理信息化的优势

档案管理信息化是以档案资料（纸质）为主要物质对象，用计算机对档案进行收集、整理和加工，使之转化成为计算机文件形式的电子文档信息供人们利用的过程。其优势是：

1.1可充分利用和发挥现有计算机和网络的潜能，提高利用率

大多数基层单位都配备了计算机和网络，但利用效率低，应用范围主要是浏览网络信息、打字打印等。而档案的管理仍然沿用传统的纸质档案、档案袋方式，这造成设备的极大浪费。

1.2能使档案管理水平有本质的提高

档案从本质上来说是一种信息，信息具有可存储性、可传递性、可处理性、可共享性，档案管理信息化能将信息的特性充分发挥。……