文/浙江省肿瘤医院 李鸽伶；浙江省立同德医院 应晓燕

浅谈浙江省医院院报的档案化管理

文/浙江省肿瘤医院 李鸽伶；浙江省立同德医院 应晓燕

医院院报直接形象鲜明地记录了医院变化和发展及各种具有历史意义的活动，代表了医院成长的缩影，更是发展的见证。加强院报的档案管理，发挥其在医院文化中的特殊价值和作用，才能实现院报与医院文化的协调发展。本文就浙江省院报的档案管理具体情况进行分析。

医院院报；作用；管理

医院院报是医院信息的传递者、文化的传播者、形象的塑造者和历史的记录者。如何利用好院报的档案资料，发挥其在医院文化的积极作用值得探讨和研究。自2015年1月开始，笔者对浙江省医院院报的运行情况进行调查，并着手对全省10年来的优秀作品进行收集和汇编，浅谈医院院报的档案化管理。

一、院报的特殊价值和作用

（一）医院文化的原始资料。院报直接形象鲜明地记录了医院变化和发展及各种具有历史意义的活动，它代表了医院成长的缩影，更是医院发展的见证。院报是新职工学习的最佳教材，同时也为医院年鉴、院志等编写提供了大量丰富的原始资料，许多医院活动的策划、宣传，都是来自于对院报的研究、利用与开发。

（二）展示医院的有效渠道。目前，院报正逐步从病房走进社区、家庭、单位，拉近了医患距离，也促进了医院与社区、单位和家庭的和谐互动。而社会各界通过院报了解医院，理解医院，并支持医院工作，起到了宣传自我、强化社会沟通的积极作用。

（三）引导职工的重要平台。通过评比机制和筛选优秀作品公开出版，使办报人员树立“精品”和“品牌”意识，努力办好院报。此外，在医院内部可引导职工正确的价值取向，弘扬主流旋律，以高素质、高质量、高品牌的服务要求，塑造良好的医院形象，全面提升医院的核心竞争力。

（四）院报利用的深远意义。将浙江省医院院报评比出来的10年好版面、好新闻等优秀作品进行汇编，即将公开出版，这不仅是对对医院院报工作者的褒扬，而且更有利于凝聚人心，鼓舞士气，认真研读优秀作品，借鉴专家点评，对汲取经验、改进工作、推进浙江省医院院报新发展的意义深远。

二、院报的基本情况与不足

（一）基本情况。从调查结果和资料收集过程中可以看出，从20世纪80年代起，浙江省各医院改变原来的工作简报、通讯等形式，陆续创办并定期刊出了院报，截至目前已有300多家医院院报。近10年来，浙江省卫生行政管理部门对医院院报进行规范管理，并对工作人员培训，目前，全省已有100余家医院院报取得了内部准印刊号。主要情况如下：

（二）院报档案管理中存在的不足。从各医院院报中，发现了以下比较普遍的现象：

一是“编校合一”有漏洞。大部分医院的院报编辑和校对人员欠缺，一般采用“编校合一”的工作模式，导致差错率较高，尤其是医疗专业术语差错审稿时很难发现。编校合一的工作方法，往往使得编辑一人对于有的差错从搜集稿件到院报出版都无法发现。

二是保管方式有欠妥。一些医院没有将院报统一纳入医院的综合档案管理中，仅放置在科室内；方法简单，按月或者按年份堆放在一起；由于人员的变动，许多早期的院报没有很好保存，有的只有黑白复印件。

三是管理制度有疏忽。长期以来，各医院有出台院报管理的相关规定，但很少有明确规定将院报的档案管理列入其中，如果院报编辑部门工作人员的档案意识不强的话，就不会及时进行档案管理，这是院报在档案管理中的一大缺陷。

三、对院报实行档案化管理的思考

（一）将院报管理纳入医院档案管理范畴。2010年，原浙江省卫生厅出版的《浙江省综合医院等级评审标准（2010版）》Ⅰ类指标“准入标准”中明确规定，医院要“定期出刊院报、院讯”。根据这一规定，将院报（刊）纳入了医院管理的重要体系，应属于档案管理的组成部分，因此，要制订相关的管理办法。

（二）《内部资料性出版物管理办法》增加档案管理内容。自2015年4月1日起施行的《内部资料性出版物管理办法》，没有提到对院报在档案管理方面的规定。建议国家新闻出版广电总局在修改《内部资料性出版物管理办法》时，将内部资料出版物的后续档案管理纳入管理办法中。

（三）增加校对把控关和加强培训。有条件的医院可以增加专门的校对人员；条件有限时，增加一道交叉校对的把控关。同时，要加强对校对人员的培训，校对人员按照《校对规范知识》，做到对错别字具有独特的敏感性和高度的辨析力，善于从字里行间寻找出隐藏其中的各种差错。

（四）运用计算机管理院报。首先，在将院报归档时，将每期院报每一篇稿件主要的信息录入电脑， 在Excel表格工作条件下，实现对稿件的档案化管理，帮助工作人员检索、统计，提高院报的利用率。其次，采用光盘技术管理。在保管纸质院报的同时，将每期院报的PDF版原稿刻录到光盘中，还可传输到医院的图书馆供查阅，这不但有利于院报原件保护，还可使院报在医院文化与建设中得到更加广泛的利用。

（五）提高院报的成果利用率。院报的赠送范围窄，传播途径单一。档案部门和院报编辑部门要打破陈旧观念的束缚，积极开展院报的档案编研工作，主动将编研成果通过各种形式和渠道输送出去，使院报的档案编研成果发挥它应有的作用。

［1］潘亮.办好开辟医院文化新载体的思考与探索［J］.现代医院杂志，2003，3（6）：42-43.

［2］俞军.论院报的文化宣传意义及探索思考［J］.医学信息，2011，46（66）：124-126.