穆晓燕

【摘 要】当前，新疆电网建设投资大，电网工程档案数量也逐年递增，电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径，指出了做好电子档案管理的若干措施。

【关键词】电子档案；电子档案管理途径；意义

电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，由于电网建设投资大，项目不断增多，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。加强和做好电子档案管理的目的，就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。

一、电子档案使用的主要途径

电子档案具有快捷、方便的特点，与传统的纸质档案相比，其查全率和查准率是纸质档案无法可比的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上。目前，关于电子档案的利用，其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用。

目前工程档案管理信息化已融入办公自动化网络系统，档案移交需通过档案信息管理系统进行，在移交纸质文件的同时，移交同步形成的电子、音像资料，实现档案信息资源的共享。通过信息化建设实现档案集中存储并借助数据库技术进行集成整合，将原有不同载体的档案资源转化成数字化信息，对已有纸质、照片及声像档案进行数字化处理工作，使纸质载体向数字栽体转化，为企业提供档案信息网络化服务。

二、加强电子档案管理的重要意义

加强对电子档案的管理意义重大。作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。

（一）加强电子档案管理，有利于节省人力物力

在传统档案管理中，由于纸质档案存储的特殊性，需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。计算机及其网络的出现，为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力，大大提高了档案管理的工作效率。

（二）加强电子档案管理，有利于提高服务质量

档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，也是今后电力工程运行、改造、维护不可替代的权威凭证。资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中。

（三）加强电子档案管理，有利于满足多样化需求

随着地方经济的发展和人民生活水平的不断提高，电网建设的发展也按照地方区域规划和电网规划不断进行新建、改建、扩建，在规划建设中，历年电网建设工程档案利用率加大。规划设计人员不但要看原始的文字资料，更要看原始的图像、视频等资料，而传统的档案模式已经无法满足这一需求。电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案利用需求的多样性，与电网建设发展程度有着密切的联系，随着社会发展和科学技术的进步，档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，加强电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

三、做好电子档案管理和利用的主要措施

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。

1.健全档案管理制度，做到有章可循。

建立档案利用管理制度，从组织领导、管理体系、网络体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。严格执行国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《国家电网公司电网建设项目档案管理办法》（试行）（国家电网办[2010]250号）、《关于强化输变电工程施工过程质量控制数码采集与管理的工作》（基建质量〔2010〕322号）、《关于印发10千伏及以下配网工程档案模板（试行）的通知》（电农〔2012〕11号）、《关于档案数字化扫描及档案归档有关问题的通知》（电办〔2012〕37号）等管理制度。在电子档案的收集和编制时做到有章可循、标准一致。用规范的档案管理行为来推动各参建单位档案规范化管理，从而有效地控制电子档案的归档质量。

2.建立“双套制”模式，确保重要信息完整。

所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。电网工程建设已实行工程投运后一个月内完成档案资料的移交，要求同时移交纸质和电子档案。“双套制”管理模式要求档案人员按照标准化手册完成纸质档案的建档后，进行电子档案的扫描并挂接档案系统内。要求档案人员必须熟练掌握计算机信息技术，熟练运用电脑及现代通讯技术，否则就无法介入文档的形成和保管。

3.加强工作人员管理，提高档案保护意识。

电子档案由于提供利用方式的多样化与所依赖技术的多重化，导致了利用工作的复杂化。因此，必须加强对档案管理工作人员的管理，提高档案管理工作人员的业务水平和道德素质。定期对档案管理部门工作人员进行有针对性的专业系统培训。从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，又能使这些资源得到可靠、安全、有效的保护。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。