田宇

摘要：档案工作广义上是指所有与档案有关的工作活动，狭义上是专指档案的业务管理活动。本文通过对狭义档案工作内涵、工作环节、基本性质研究的基础上，对当前我国的档案机构和档案法律法规制度进行了梳理，进一步提出了针对基层组织档案管理工作规范“十标准”。

关键词：档案；档案工作；管理；工作规范

档案最早出现于我国商代。随着社会的发展，科技的进步，文件材料才能作为档案的传统观念不断被颠覆，档案的内涵不断被丰富，外延不断被扩大，如磁记录材料、激光记录材料等在档案中所占比重愈发增大，当前档案已经成为一门种类多样、门类齐全的学科。

一、档案与档案工作

档案是组织和个人在社会活动中产生的，能够作为原始记录保存下来的以备考查的文字、图表、声像、实物以及其他各种载体的历史记录。档案是人们在社会活动中为了解决或记录各种问题、事件等形成的原始记录，通过鉴别保存，以备将来考查利用。相比一般的信息资料，档案记录了各种事件活动的真实面貌，是最真实、最直接、最原始的记录。只有通过鉴别判定具有查考利用价值的、按照一定规律集中保存起来的材料，才能真正成为档案。档案具有原始记录性、信息性和知识性。其中原始记录性是档案区别于其他图书、笔记等文字记录材料的重要性质，是档案最基本的性质。档案能够真实记录事件发生的过程，最大限度地保留当事人的思想、行为、意识，甚至声音形象等，因此对各项工作都具有查考凭证的作用。同时，档案也能为人们总结经验、吸取教训、开展工作提供参考作用，可以帮助人们了解过去、指导现在、探知未来。充分理解档案的性质，对档案管理具有重要意义，使档案管理人员能够以高度的历史责任感和使命感维护档案的真实完整，阻止危害档案真实性事件的发生。

广义的档案工作是指所有与档案有关的工作活动，包括档案管理、教育、科研等；狭义的档案工作是特指档案的业务管理活动，即对档案文件进行收集整理、开发利用等工作。本文主要以狭义的档案工作为研究对象。档案业务工作可分为七个环节，即收集、鉴定、整理、保管、检索、提供利用和统计。通过收集工作把工作活动中产生的零散文件集中起来，通过鉴定优化文件，使档案更加精炼；随后对档案进行分类、组合、整理，使档案系统化，并加以妥善保管。检索工作是提供利用的基础，通过提取档案中有用的检索信息，编制检索工具，为利用者提供查找档案的信息线索，最终实现提供利用。档案统计是为对档案开展有效控制，通过收集各个工作环节中的数据，并加以研究分析，为提出改进完善意见提供基础性数据。档案工作具有明显的管理性、服务性和政治性。档案工作是负责管理档案信息的专门性工作，具有自己独特的管理对象、手段、理论和原则。档案工作是为其他各项工作提供信息支持的服务性工作，这是档案工作存在的最根本的性质，是其赖以生存和发展的基础。档案的产生往往代表着某一阶级利益，服务于某一特定阶级，因此，档案工作一定也必须具有政治性。

二、档案机构与法律制度

要做好档案工作，首先要了解档案机构的设置和档案的法律法规体系。当前，我国已经形成了一个由不同层次、不同类型档案机构组成的科学完整的系统，具体分为档案行政管理机构、档案馆和档案室三类。档案行政管理机构是负责管理全国档案事务的机构，对档案事业实行统筹规划、组织协调、监督指导等工作，涉及国家档案局、各级档案局、处等。档案馆属于国家科学文化事业机构，是国家永久保存档案的中心，是档案工作的终极基地。档案馆的管理水平能够有效衡量一个国家档案工作发展的真实水平。我国档案馆分为中央级档案馆、地方档案馆和专业档案馆。档案室是机关单位的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量，维护机关历史真实面貌的重要机构，是国家档案的源泉和基础，决定着国家档案的完整程度和管理质量。档案室主要负责指导监督本组织文件材料的归档，接受保管本组织档案材料，定期向档案馆移交具有长久保存价值的档案。档案室可以分为六种类型：普通档案室、科技档案室、音像档案室、人事档案室、综合档案室和联合档案室。

我国古代和近代的档案工作都具有严格的管理制度，但这些制度大多缺乏科学性和严密性，且仅停留在制度层面，没有上升到国家法律高度，在执行上受人为作用较大。新中国成立后，我国针对档案工作制定了一系列法律法规。当前，我国已经建立了完整的档案法规体系，这是我国档案事业发展的重要支撑。属于国家层面的档案法律，即《档案法》，是我国档案工作的基本法律，是国家档案法律体系的核心。《档案法》共分为六章二十六条，明确规定了档案机构及其职责、确定了国家档案范围、制定了档案工作的管理原则以及其他相关法律责任等等。由国务院制定的档案行政法规，如《关于加强国家档案工作的决定》、《机关档案工作条例》等等。由各地方人民代表大会及其常务委员会制定的档案工作方面的决定、条例、规定等，如《珠海市档案管理条例》、《广东省档案管理规定》。此外，还有国务院各部、办、委、局制定的档案规章和地方人民政府根据本地区档案的具体情况制定的档案规章。

三、档案管理工作规范“十标准”

针对基层组织档案管理工作，除了认真执行国家和上级部门制定的档案法律制度规定外，作为一级归档主体，档案室应建立符合本组织实际需要的档案管理工作规范，严格按照规范标准进行管理。同时，注重“强化收集、细化整理、切实利用”这一原则全面开展档案管理工作。

档案管理工作规范“十标准”，即一个制度、二个统一、三个确保、四个登记、五个严禁、六个定期、七个掌握、八个防范、九个不准、十个加强。具体来说，一个制度是指一套完整的档案管理制度。档案工作能否做到位，制度建设是根本，档案制度是贯穿档案工作始终的主线，是档案工作落到实处的重要保障。要不断完善组织内部的档案管理工作，建立健全档案管理制度，分别对档案管理人员的岗位职责、档案的安全保密、收集鉴别、整理移交、查借保管、销毁统计、应急处置等方面进行具体明确的制度化规范。在制度的落实上，注重加强宏观指导和微观掌控，不断强化档案管理人员的档案制度意识，提高档案管理人员的业务素质，从而建立科学有效的档案工作秩序，使档案工作真正落到实处。二个统一，即统一存放，统一管理。整理归档后的档案，要统一移交存放在档案室专门的档案柜中，方便进行统一管理。三个确保，即确保档案资料的完整性、真实性和安全性。四个登记，即归档登记，查借登记，转移登记和销毁登记。其中，查借档案除了按规定办理相应的查借手续外，还应指定专人监督，督促借阅档案部门按时间要求归还档案。五个严禁，即在档案室内，严禁吸烟、严禁使用明火、严禁使用大功率设备、严禁存放易燃易爆等危险物品物，严禁无关人员随意出入。六个定期，即定期归档、定期清点、定期统计、定期检查、定期移交、定期销毁。七个掌握：即要求档案管理人员，掌握自身的岗位职责，掌握档案的各类法律法规，掌握档案管理各环节的工作规范和操作流程，掌握档案业务知识和技能，掌握室藏档案内容，掌握档案检索工具的应用以及掌握档案室安全防范与突发事件应急处理措施。八个防范，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防尘、防高温、防污染。档案管理人员应定期检查档案储藏条件，对一些问题设备、过期的防虫防潮药等进行更换。九个不准，即不准随意谈论档案内容，不准在私人交往和通信中泄露档案秘密，不准涂改、抽页、拆毁、增删档案，不准擅自提供、复印、抄录、携带、销毁档案，不准扩大档案查借阅的范围，不准随意丢弃档案工作中形成的带有字迹的纸张，不准在档案室会客，不准将应销毁的档案挪作他用，不准将档案室、档案柜钥匙随意借用。十个加强，即加强档案工作职业道德建设，加强对档案工作重要性的认识，加强档案工作人员的责任意识，加强落实档案管理规章制度的执行力度，加强提高档案管理水平和工作能力，加强档案设施的更新与完善，加强查借阅档案的工作效率，加强档案检索工具的有效性，加强档案工作开拓创新的能力，以及加强档案管理的安全教育和保密意识。

【参考文献】

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