周小蕾

摘 要：随着办公现代化技术的普遍使用，产生两类需归档文件即电子文件和纸质文件。这就要求我们正确认识二者的特性，在电子文件归档的同时，不应忽视纸质文件的归档。

关键词：纸质文件；电子文件；归档管理

电子文件的出现，对档案管理工作提出了新的挑战。电子文件对档案工作产生多种影响，应通过实施电子文件管理战略解决好电子文件的保存问题，使档案管理向立体化方向发展。同时，建立电子文件归档制度以及选择适合的归档方式，以推动电子文件归档工作的科学化和规范化。

一、电子文件难以归档的原因

与纸质文件相比，电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作。主要原因是大多数电子文件形成者囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档。这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。笔者认为，在规划电子文件归档工作时，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实。应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，深入到现行文件工作领域，摸清信息产生的源头，并对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作一步步进行改革。这样，才会促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理工作程序，建立归档制度。……